Virtuelle møter er arrangementer som bringer mennesker sammen gjennom internett eller digitale nettverk for å oppnå felles mål. Disse møtene ble veldig populære, spesielt under pandemien da folk ble tvunget til å være hjemme og jobbe hjemmefra. Når det er umulig å være sammen på grunn av langdistanse, eller til og med vær og andre blokkeringer, er et virtuelt møte nyttig for å opprettholde arbeidsforhold og forretningskontinuitet.
Fordelene
- Virtuelle møter fører til færre reiseutgifter. Du kan spare på flyreiser, mat og overnatting du ellers ville ha trengt når du reiser for å møte opp og snakke forretninger.
- Et virtuelt møte lar ansatte enkelt kommunisere med kolleger og kunder basert på forskjellige steder. De mangler kanskje intimt samspill, men de tilbyr plass til viktige personer som ellers ikke er i rommet.
- De er inkluderende arbeidsplasser selv for de som ikke kan reise. De kan bli med selv fra andre land hvis de har en internettforbindelse. Reisestriksjoner som økonomiske begrensninger, dårlig helse, nedsatt mobilitet og barnepass påvirker ikke lenger teamintegrasjonen.
Virtuelle møter er uten tvil tidsbesparende og praktiske i de fleste tilfeller, men bare når de er vellykkede. Det kan være vanskelig å planlegge et møte, spesielt for å sikre at alle involverte parter er tilstede og i tide etter behov. Noen få trinn kan imidlertid forenkle prosessen, og øke sjansene dine for et vellykket møte.
Hvis du har fått ansvaret for å arrangere et virtuelt møte, vil du finne følgende trinn veldig ideelle.
-
Velg riktig plattform
video alternativene for konferanseprogramvare er mange, og du må vurdere hva som fungerer best for teamet. Det er viktig å velge den mest pålitelige siden det vil sikre at dere alle får et hikkefritt møte hvis dere i det hele tatt skal oppnå hovedmålet med møtet. En god plattform vil tilby sikre videoprotokoller, klar video, perfekt lyd og en høykvalitets internettforbindelse. Det er alltid en god idé for deltakerne å logge på før møtet for å teste tilkoblingen til steder som forventes å ringe inn. Tidlig testing lar deg gjøre nødvendige endringer i tilfelle det er folk som opplever problemer med plattformen.
-
Forbered deg til møtet
Forberedelsen her innebærer å sikre at alt fungerer som forventet, og at alle deltakere har tilgang til den valgte plattformen og faktisk forstår hvordan de kobler til og bruker den. Plattformens kjennskap er veldig viktig da den sparer alle fra pinlige øyeblikk. For eksempel er oppringing for lyd og demping av mikrofonene når de ikke brukes, veldig viktig for hørbarhet og minimale forstyrrelser. Til slutt, trener laget ditt om nødvendig; det vil gå langt i å sikre at du får et vellykket møte.
-
Ha agendaene godt skissert
Forberedelse av agenda eller agendaer er viktig for å sikre at du holder deg til den tildelte møtevarigheten og takler alt viktig under møtet. Overbelastning av en tidsplan kan gi mindre, så sørg for at du bare har viktige emner og nok tid til å takle dem.
-
Gi en forhåndsvisning til alle deltakere på forhånd
Folk har en tendens til å være mer forberedt når de vet hva møtet handler om og sannsynligvis til og med hva som forventes av dem. Hvis du bruker online registreringer for det virtuelle møtet, kan du legge ved timeplanen her eller tilpasse påminnelsese-poster til å inneholde alle viktige detaljer. Hvis du planlegger å ha hyppige møter med de samme personene, er det en god idé å holde seg til generelle formater, slik at de vet hva de kan forvente og kan bli med fullt forberedt.
-
Start møtet i tide
Alle deltakere bør behandle virtuelle møter med seriøsitet som fysiske møter. Selv om noen kommer for sent til å bli med, fortsett møtet som du ville gjort i alle andre omgivelser. Forsinkelser med start, selv når du allerede har flere personer på, vil oppmuntre noen til å forlate settet og komme tilbake senere. Start som planlagt og la de som er forsinket bli med etter hvert som de blir tilgjengelige.
-
Engasjer deltakerne aktivt
Å engasjere møtedeltakerne bidrar til å holde dem aktive og oppmerksomme hele veien. Oppmuntre til bruk av kameraer, slik at du er sikker på at alle er der og faktisk tar hensyn, ikke blir distrahert av andre aktiviteter. Alle må følge med i møtets tempo. Når du starter, kan du ta en rollesamtale som en måte å introdusere dem på. Det hjelper fordi det kan være vanskelig å presentere seg individuelt. Det er tross alt ingen klarhet i hvem som skal snakke etter hvem. Det ville hjelpe om du kom opp med interessante måter å holde alle aktive og engasjerte til slutten også.
-
Kjør møtet
Du kan starte med å etablere grunnregler. Etiketten bør ikke være forskjellig fra live-møter bare fordi du holder et virtuelt møte. Uvedkommende samtaler mellom deltakerne bør frarådes. Gi tydelig taletid ved å ringe navnene på de du vil ha svar fra i stedet for å la gulvet stå åpent for eventuelle tilfeldige svar. Noen steder kan ende opp med å oppleve tilkoblingsforsinkelser; ha dette i bakhodet når du kjører møtet og gi litt ekstra tid til svar. Du kan også inkludere direktemeldingsfunksjoner eller innebygde chat-funksjoner for spørsmål.
-
Avslutt møtet
Hvordan du avslutter det virtuelle møtet kan avgjøre hvor verdt deltakerne føler det er. En oppsummering av alle avtalte oppgaver, tidslinjer og ansvarlige personer er svært viktig i bakenden. Du bør også be om tilbakemelding som en måte å sikre at neste møte blir mer effektivt. Sett pris på deltakerne også, og la dem alle logge av før du forlater oppsettet.
Virtuelle møter er like produktive som fysiske møter hvis du er godt forberedt og vet nøyaktig hvordan du skal kjøre timeplanen. Hvis du har problemer med tillit, kan du gjemme deg bak det faktum at du ikke vil være i samme rom med resten av deltakerne, spesielt klienter du kanskje ønsker å imponere. Følg trinnene for å forenkle opplevelsen av første møtearrangement og gjøre det til en suksess.
