Hvordan legge til og fjerne en digital signatur i et Word-dokument

Programmene som er utviklet for behandling av tekstdokumenter, også kjent som tekstbehandlere, har vært i stadig utvikling gjennom årene, blant annet på grunn av den store bruken av dem, både innen hjemlig og profesjonell sfære. Blant dem har sektorens forslag par excellence i årevis vært Word, gitt dets mange avanserte funksjoner, for eksempel muligheten for legge til en digital signatur til et dokument.

Det er unektelig å erkjenne at på dette tidspunktet har Word blitt et grunnleggende verktøy i arbeidet til millioner av brukere, noe som Microsoft utviklere er klar over, som ikke slutter å forbedre den og implementere nye og kraftigere funksjoner, slik vi har vært i stand til å verifisere disse for år siden. Mange av disse funksjonene er noen ganger ukjente for brukerne selv, spesielt hvis de ikke brukes regelmessig.

legge til og fjerne en digital signatur i et Word-dokument

Det er derfor vi skal snakke om en verktøyet som kan være svært nyttig i visse miljøer, spesielt hvis, som det blir mer og mer vanlig, du bruker dette programmet til å generere og håndtere offisielle dokumenter på et profesjonelt nivå. Spesielt refererer vi til muligheten for å legge til en personlig signaturboks in ethvert dokument som vi har å gjøre med i det øyeblikket. Dette vil gi oss større sikkerhet siden ingen vil kunne endre innholdet, slik at mottakeren vil ha absolutt sikkerhet for at innholdet opprinnelig er skrevet av oss.

Hva er en digital signatur og hvilke garantier gir den?

Når vi snakker om en digital signatur, refererer vi til en elektronisk autentiseringsstempel som er kryptert i et digitalt informasjonsmedium som f.eks emalje melding, makroer eller elektroniske dokumenter. Ved å bruke den bekreftes det at informasjonen kommer fra underskriver og at den ikke er endret av en annen person.

Det er nødvendig å ha et signatursertifikat å kunne lage en elektronisk signatur, siden det på denne måten oppnås bevis på identitet. Når vi sender deg et makro eller digitalt signert dokument, sender vi også vårt sertifikat og vår offentlige nøkkel.

Disse signeringssertifikatene er utstedt av en sertifiseringsinstans som vanligvis har en rolle som ligner på en notarius publicus. Denne lisensen er vanligvis gyldig i ett år, og er nødvendig for å fornye den ved utløp eller skaffe et nytt signatursertifikat for å etablere vår identitet.

Den digitale signaturen tilbyr en rekke garantier som:

  • Autentisitet : det bekrefter underskriveren som personen som signerer dokumentet.
  • Integritet : Signaturen lar deg garantere at innholdet ikke har blitt endret eller manipulert siden det ble digitalt signert.
  • Ikke-benektelse – Det er et effektivt bevis for alle parter på opprinnelsen til det signerte innholdet. Avvisning betyr underskriverens handling for å nekte ethvert forhold til det signerte innholdet.
  • sertifisering : Signaturer i Word-filer har gyldigheten av en sertifisering under visse omstendigheter.

Når vi har lært mer om den digitale signaturen, vil vi deretter se hvordan vi kan legge til en ved bruk Microsoft Word, siden vi vil ha to standardmåter å gjøre det på.

Legg til og fjern en digital signatur i Word

Hvis vi ønsker å legge til en digital ID i et Word-dokument, kan vi bruke en signaturlinje . Gjennom bruken kan vi tilpasse den ved å spesifisere hvilken type informasjon som ønskes, mens mottakeren av den elektroniske kopien av filen vil se signaturlinjen og meldingen om at den krever din signatur. Når underskriveren legger til en synlig representasjon av en signatur til dokumentet, legges en digital signatur til samtidig for å autentisere identiteten.

For å komme i gang åpner vi Word-dokumentet vårt og plasserer pekeren der vi vil lage en signaturlinje. Senere, øverst, klikk på Sett inn-fanen, og i Tekst-delen klikker du på " Legg til en signaturlinje" og "Microsoft Office signaturlinje»-ikonet.

Word Linea for firmaet Microsoft Office

Dette vil åpne et nytt vindu kalt Signaturinnstillinger , som vi kan legge til informasjon som vil vises under signaturlinjen, inkludert:

  • Foreslått underskriver.
  • Foreslått underskriverstilling.
  • E-postadressen til den foreslåtte underskriveren.
  • Instruks for underskriver.

Word Configuración de la firma

Vi må også ta hensyn til de to avmerkingsboksene som er inkludert som vi finner nederst:

  • Tillat underskriver å legge til kommentarer i Sign-dialogen: Ved å krysse av for dette alternativet kan signeren angi et formål for signeringen.
  • Vis signaturdato i signaturlinjen: når denne delen er merket av, vil datoen da dokumentet ble signert vises ved siden av signaturen.

Når du er ferdig, klikker vi "OK" og lagrer dokumentet. Til slutt bør det huskes at det vil være nødvendig for oss å ha et digitalt sertifikat fra en leverandør av digital identifikasjon eller signaturtjenester. I tillegg til å ta med i betraktningen at bare skaperen av dokumentet trenger å installere det digitale sertifikatet, ikke mottakeren av det.

Hvis vi vil for å fjerne signaturen , vi må ganske enkelt åpne Word-dokumentet og høyreklikke på signaturlinjen. Dette vil få en kontekstmeny til å vises der vi velger "Fjern signatur" alternativet.

Word quitar firma digital

Legg til og fjern en usynlig signatur

Word gir oss også muligheten til å kunne legge til en usynlig digital signatur til vårt dokument. Gjennom bruken garanterer disse signaturene dokumentets autentisitet, integritet og opprinnelse.

For å legge den til klikker du bare på "Fil" fanen. Dette vil vise oss en ny skjerm der vi må klikke på " Informasjon" seksjonen som vi finner i venstre kolonne.

Ordinformasjon

Senere velger vi "Beskytt dokument" . Deretter klikker vi videre "Legg til en digital signatur" og klikk på “OK”.

Word Proteger-dokument

Nå velger vi "Type forpliktelse" og i "Grunn til å signere dette dokumentet" boks, skriver vi årsaken til det og klikker til slutt videre "Skilt" .

Ord Firmar

Når den er signert usynlig, blir filen skrivebeskyttet. Dette forhindrer at den blir endret av andre brukere.

I tilfelle vi trenger det, vil vi kunne fjerne en digital signatur fra et Word-dokument på en enkel måte. Når dokumentet er åpent, klikk på Fil igjen, deretter på Informasjon og velg Se signaturer.

Word Ver firmas

Høyreklikk nå på signaturlinjen. Dette vil få opp en kontekstmeny der vi velger "Fjern signatur" alternativ. På denne enkle måten vil signaturen fjernes fra dokumentet og kan behandles og endres på nytt.