Het gebruik van een sjabloon voor boekhoudkundige doeleinden in uw bedrijf kan helpen de betalingstijd voor zowel werknemers als klanten te versnellen. Het moet alle relevante details bevatten, zoals product- of servicebeschrijvingen, prijsinformatie en belasting- en kortingsoverwegingen. Houd echter rekening met de volgende informatie en tips:
Organiseer uw lijst met producten en/of diensten
Bij het verzenden van facturen moet het een gespecificeerde lijst bevatten van producten of diensten die worden gefactureerd en hun prijzen om verwarring te voorkomen over wat er precies wordt gefactureerd en om voorraadbeheer maandelijks eenvoudiger te maken. Veel dienstverlenende bedrijven gebruiken facturen ook om betalingstermijnen en vervaldatums door te geven, evenals hoe ze omgaan met te late betalingen, zodat hun klanten deze praktijken gemakkelijker kunnen begrijpen.
Vervolgens wordt aanbevolen dat u uw bedrijfs- of bedrijfsnaam bovenaan elk document vermeldt, zodat klanten gemakkelijker kunnen herkennen door wie ze worden gefactureerd. Dit versnelt de betaling en vermindert mogelijke geschillen of te late betalingen. Sommige bedrijven voegen hun logo toe voor extra professionalisering en creëren tegelijkertijd naamsbekendheid bij hun klanten en klanten.
Terugkerende facturen vereisen contactinformatie van de klant, zoals naam, adres, email adres of telefoonnummer om met hen in contact te blijven en gegevens bij te houden van interacties die tussen u hebben plaatsgevonden. Door dit te doen, blijft u georganiseerd bij het afhandelen van vragen of problemen tussen klant en leverancier en houdt u bij hoe u met elkaar omging.
Think deze site, zou u moeten overwegen om een veld in uw dienstverleningsformulier op te nemen waarin klanten hun goedkeuring of opmerkingen over uw diensten kunnen noteren, wat helpt om vertrouwen tussen u en hun klanten op te bouwen, en om te laten zien dat u hun zaken waardeert.
Het is een goed idee om onderaan elke factuur een regel op te nemen waarin klanten worden bedankt voor hun zaken en die hen aanmoedigen om in de toekomst terug te komen. Overweeg een link naar uw website of social media-pagina's op te nemen, zodat ze gemakkelijk toegang hebben tot aanvullende informatie over u, inclusief producten en diensten die u levert. Lees voor terugkerende facturen hoe u een terugkerende sjabloon kunt maken, aangezien dit meer advies geeft voor regelmatige facturen.
Voeg een vervaldatum toe
Een vervaldatum is een essentieel onderdeel van een factuur, omdat het aangeeft wanneer uw bedrijf betalingen van klanten moet ontvangen. Een tijdige vervaldatum zorgt er ook voor dat aan de op de voorkant vermelde betalingstermijnen wordt voldaan.
Als u nog geen online documentgenerator heeft geprobeerd om facturen te genereren en te verzenden, raden we u aan het eens te proberen - het kan het proces sneller en eenvoudiger maken en gemiste betalingen helpen voorkomen!
Facturen helemaal opnieuw maken kan tijdrovend en foutgevoelig zijn, daarom maakt het hebben van een sjabloon het leven veel eenvoudiger. Werk eenvoudig alle standaardinformatie bij in uw gekozen invulbare factuursjabloon met product- en servicespecifieke details. Dit kan super eenvoudig worden gedaan met behulp van voorgedefinieerde velden op de sjabloon waarmee gespecificeerde informatie zoals prijzen, hoeveelheden, verzendkosten, belastingen enz. Eenvoudig kan worden ingevuld.
Uw bedrijf beschikt over verschillende sjablonen om aan zijn individuele behoeften te voldoen. Een verkoopfactuur werkt uitstekend voor degenen die fysieke producten of diensten verkopen, terwijl op diensten gebaseerde facturen beter werken bij bedrijven die doorlopende diensten aanbieden. Facturen kunnen ook worden georganiseerd in categorieën zoals klant of project om het genereren en verzenden ervan te vereenvoudigen.
Een ideale sjabloon heeft leesbare lettertypen en kleuren die goed contrasteren, waardoor het voor klanten gemakkelijk is om de informatie te lezen en te begrijpen. Een moeilijk leesbare factuur kan leiden tot verwarring of omzetderving.
Een factuur moet altijd een duidelijk gemarkeerde "factuurtitel", een uniek nummer en aanmaakdatum (bekend als de uitgiftedatum) bevatten om te beschermen tegen factureringsgeschillen en deze te voorkomen. Vervaldatums kunnen ook worden gespecificeerd op klant- of factuurniveau, afhankelijk van de aard ervan, waarbij individuele facturen specifieke betalingsvoorwaarden hebben die voorrang hebben op de standaard vervaldatums die zijn ingesteld op klant- of bedrijfsniveau.
Vermeld uw naam en adres
Als u een gratis sjabloon gebruikt, zorg er dan voor dat uw naam en adres prominent in de rechterbovenhoek verschijnen. Uw klant herkent op deze manier gemakkelijk wie hem een factuur stuurt en kan de verschuldigde betalingen volgen.
Bovendien moet uw factuur de datum bevatten waarop deze is geschreven. Zo weten uw klanten precies wanneer ze hun betalingen kunnen verwachten en kunnen ze ervoor zorgen dat ze op tijd worden betaald.
Op uw factuur dient ook een totaalbedrag te staan dat u verschuldigd bent; dit moet alle totalen van regelitems omvatten, evenals eventuele toepasselijke verkoopbelastingen of toeslagen. Voeg bovendien details toe over welke services of items in rekening worden gebracht, zodat uw klant precies weet wat hij krijgt in ruil voor zijn geld.
Sjablonen zijn er in verschillende formaten om aan de behoeften van verschillende bedrijven te voldoen. Als u met internationale klanten werkt, zoals verzending via inklaringsprocessen in het buitenland, kunnen handelsfacturen nodig zijn die voldoen aan regelgevende instanties en havenautoriteiten om pakketten door de douane te krijgen.
Zodra u een factuurformaat heeft gevonden dat geschikt is voor uw bedrijf, moet het zowel uw merk als de producten of diensten weerspiegelen waarvoor u een vergoeding vraagt. Zorg ervoor dat het beschikt leesbare lettertypen, passende kleuren en een intuïtieve lay-out; anders kunnen klanten in de war raken en weigeren op tijd te betalen.
Een aantrekkelijke factuur vereenvoudigt niet alleen het inzicht in wat ze verschuldigd zijn, maar kan ook dienen om uw bedrijf te promoten. Gebruik aangepaste sjablonen om sociale mediapagina's of websites te promoten! Bovendien zijn sommige online factureringstools uitgerust met mobiele apps waarmee u onderweg facturen kunt maken en verzenden. Deze functie kan met name handig zijn voor kleine bedrijven en freelancers die vaak tussen klanten moeten reizen.
Voeg de gegevens van uw klant toe
Rechtsgeldige facturen vereisen de volledige namen en adressen van klanten om ervoor te zorgen dat de factuur het beoogde doel bereikt. Door deze informatie op te nemen, zorgt u er ook voor dat het snel bij de juiste persoon terechtkomt als het via e-mail of op een andere ongebruikelijke manier wordt verzonden; je klant kan contact met je opnemen als hij vragen heeft over zijn factuur; voor grotere bedrijven kunt u overwegen informatie op te nemen over wie de crediteurenadministratie afhandelt, zodat u bij te late betalingen gemakkelijk de persoon die verantwoordelijk is voor de betalingen kunt bereiken.
Zorg er bij het gebruik van een merksjabloon voor dat uw bedrijfslogo aansluit bij de rest van het ontwerp. Dit kan uw factuur een consistent uiterlijk geven terwijl uw merk er authentiek en betrouwbaar uitziet. Het toevoegen van een persoonlijke noot onderaan kan je dankbaarheid tonen of laten zien dat je ernaar uitkijkt om weer samen te werken in toekomstige projecten.
Prijstabellen (https://www.pinterest.com/lizardwijanarko/pricing-table/) op facturen moeten standaardkolommen bevatten die productnamen, beschrijvingen, hoeveelheden en eenheidsprijzen duidelijk weergeven voor eenvoudigere klantberekeningen. Door deze informatie vooraf te verstrekken en ook kolommen voor kortingen en belastingen op te nemen, bespaart u uw klant zowel tijd als moeite bij het schatten van zijn betalingen door uw klant nauwkeurige berekeningen te geven.
Bovenaan elke factuur moeten uw bedrijfsnaam en logo staan om aan te geven dat het van u afkomstig is. Het opnemen van datums helpt ook bij het organiseren van records en het volgen van transacties die overeenkomen met verzonden facturen; bovendien, als elke transactie een eigen factuurnummer vereist, voeg dit dan ook toe.
Afhankelijk van het project of de dienst die u aanbiedt, zullen waarschijnlijk verschillende soorten facturen moeten worden gegenereerd en ter betaling worden aangeboden. Een pro-formafactuur dient als schatting, tussentijdse/terugkerende facturen kunnen helpen bij projecten die in termijnen zijn opgedeeld en eindfacturen moeten de voltooiing van de betaling aangeven met duidelijke betalingsinstructies en een geschatte vervaldatum; Jobber biedt software voor automatische facturering waarmee dit proces kan worden geautomatiseerd.
