De afgelopen jaren is het gebruik van het PDF-formaat enorm populair geworden als het gaat om het uitvoeren van werkzaamheden en het behandelen van allerlei soorten bestanden, zelfs voor het beheer van officiële documenten. En is dat dit soort? adobe bestanden wint de laatste tijd aan populariteit en wordt gebruikt in een groot aantal gebieden, zowel huishoudelijk, professioneel als gerelateerd aan het onderwijs. Ondanks zijn populariteit kunnen we die bestanden echter vinden in PDF/A formaat zijn de grote onbekende.
Daarom gaan we het vandaag hebben over dit ietwat eigenaardige formaat. Hoewel het is gebaseerd op de pdf's die we zelf kennen, heeft het ook een aantal verschillende aspecten, aangezien ze zijn ontworpen om als opslagmedium voor de lange termijn te dienen, zodat we de gegevens tientallen jaren kunnen bewaren zonder dat ze beschadigd raken.
Dit komt door het feit dat, hoewel de bestanden na verloop van tijd geen schade zouden moeten oplopen, het kan zijn dat we op een bepaald moment niet over de benodigde software beschikken om toegang te krijgen tot hun inhoud, vanwege het type gegevensopslag van deze soort bestanden. Daarom, gezien de werking en het gegevensbeheer dat conventionele PDF's intern uitvoeren, kan dit ons in de toekomst overkomen.
Wat is het PDF / A-formaat?
Als we het over PDF/A hebben, verwijzen we naar een variant van het PDF-formaat, die garandeert dat een document te allen tijde op dezelfde manier kan worden geopend, ongeacht de software die we gebruiken. Op deze manier wordt alle informatie die nodig is om het document en zijn elementen weer te geven op dezelfde manier ingebed in het dossier, waardoor onze documenten op lange termijn veilig en toegankelijk zijn. En het is dat de nauwkeurige weergave van de inhoud is gegarandeerd in de komende 25 jaar of meer , zodat we het document in die tijd kunnen openen met de inhoud ongewijzigd.
Documenten in PDF / A-formaat zijn volledig onafhankelijk. Dit betekent dat zowel de inhoud, zoals kleurinformatie, tekst, afbeeldingen, audio, lettertypen en andere elementen, zijn ingebed in het bestand zelf , dus het kan geen informatie van een externe bron bevatten. Kenmerken verbeteren dit soort bestanden als een voordeel voor de afspeelbaarheid. Wanneer bestanden worden gekopieerd, bevat deze dezelfde elementen als het origineel, aangezien latere wijzigingen of aanpassingen niet zijn toegestaan, waardoor de originaliteit van de inhoud wordt gewaarborgd.
Dit type indeling ondersteunt ook geen uitvoerbare inhoud, URL, transparantie, JavaScript en LZW-compressie, in tegenstelling tot traditionele PDF-documenten. We kunnen alle informatie, tools en documentatie vinden van deze link naar de officiële website .
Welke soorten kunnen we vinden?
Gezien de evolutie van het PDF-formaat in de afgelopen jaren, hebben programma's die ze kunnen lezen, creëren of wijzigen deze evolutie ook gekregen. Om deze reden is de PDF / A-standaard herzien met nieuwe niveaus, elk met verschillende kenmerken en doelstellingen. Daarom kunnen we drie modaliteiten vinden, zoals: PDF / A-1, PDF / A-2 en PDF / A-3 .
Dit betekent niet dat een hoger aantal een hoger niveau van de standaard impliceert, en daarom hebben de nieuwe de vorige standaard niet vervangen. Dit komt omdat elk niveau beter is afgestemd op de behoeften van het bestand.
Elk van deze niveaus bevat op zijn beurt twee of drie subniveaus:
- Subniveau B (basis): is er een die voldoet aan alle eisen en specificaties van de norm.
- Subniveau U – Dit is gewoon basiscompliance. Als extra vereiste geldt dat de PDF-teksten altijd hun equivalent in Unicode-codering hebben om de juiste indexering en lezing van de teksten te garanderen.
- Subniveau A (toegankelijk): dit zijn degenen die, naast de inhoud B en U, voldoen aan de inhoudsstructuur en zijn gelabeld op een manier die zowel de volgorde als de hiërarchie van de lezing beschrijft.
Daarom zorgt elke optie voor verschillende niveaus van naleving, wat het behoud van verschillende elementen in uw digitale bestand vergemakkelijkt en andere elementen ondersteunt, zoals effecten en lagen.
Voor- en nadelen ten opzichte van PDF
Het gebruik van PDF / A heeft een aantal voordelen over de traditionele, omdat als het gaat om het opslaan van de gegevens, deze worden opgeslagen op basis van officiële beperkingen ten opzichte van de conventionele. Op deze manier kunnen we het gebruiken om langetermijninformatie op te slaan, het belangrijkste doel. Zodat we ze kunnen lezen en begrijpen, ook als de software verandert.
In het geval dat we werken met een PDF / A-bestand in plaats van het gebruikelijke Adobe-formaat, zullen de lezers hiervan dit doorgaans aangeven, aangezien de inhoud er aanvankelijk uitziet als het blote oog. Dit betekent dat, in het geval dat we documenten moeten maken met allerlei soorten inhoud, niet alleen tekst, het populaire Adobe-formaat een veelgebruikte oplossing is. Maar in het geval dat we de bestanden in de loop van de tijd toegankelijk moeten maken, is het gebruik van PDF / A altijd meer aan te raden.
We moeten echter ook rekening houden met de beperkingen bij gebruik kan een PDF-document koppelingen, knoppen, formuliervelden, audio en video bevatten. Het kan ook metadata, annotaties en ingesloten bestanden bevatten. Bovendien kunt u hiermee elektronisch ondertekenen met digitale certificaten en coderen om uw inhoud te beschermen tegen derden. PDF / A ontbreken dit allemaal, dus het is belangrijk om er rekening mee te houden bij het kiezen tussen het een of het ander.
Converteer een PDF naar PDF / A
Als we overtuigd zijn en onze PDF-documenten willen converteren naar PDF/A, kunnen we krachtige software gebruiken zoals Nitro Pro, een professioneel PDF-beheertool voor Dakramen en raamkozijnen. Als we het willen proberen, kunnen we een gratis proefversie downloaden van deze link op de hoofdpagina . Het is een complete applicatie waarmee je PDF-bestanden kunt maken, converteren, bewerken, ondertekenen en delen. Een van de functies is de mogelijkheid om elk PDF-bestand naar PDF / A 1 en 2 te converteren.
Eenmaal geïnstalleerd, voeren we het uit en klikken we op de knop "Openen" om een nieuw document toe te voegen. Eenmaal geladen, klik op de "Converteren" en klik op de optie Naar PDF / A die we op de werkbalk vinden. Vervolgens kiezen we het nalevingsniveau dat we willen toepassen (1b, 2b of 2u). Als het document afbeeldingen bevat, kunnen we kiezen voor PDF / A-2b die langdurige visuele bewaring garandeert. Er verschijnt dan een venster waarin we kunnen kiezen waar we het bestand willen opslaan. Zodra dit is gebeurd, wordt de conversie verwerkt en ontvangen we een bevestigingsbericht met informatie over de conversie naar het nieuwe formaat, dat voldoet aan de vastgestelde normen.
