Online faxen wordt ook wel internetfax of e-fax genoemd. In plaats van de standaard telefoonaansluiting en een faxapparaat. Online fax maakt in feite gebruik van internet om faxen te verzenden en te ontvangen.
Online faxen bevatten doorgaans vertrouwelijke informatie, maar helaas zijn ze, net als de meeste andere vormen van communicatie, niet altijd 100% beveiligd tegen de vele cyberbedreigingen die er zijn.
Om de veiligheid van online faxen te garanderen, moet u een continu proces toepassen om faxen op een zo veilig mogelijke manier te verzenden en ontvangen. Als u de beveiliging van uw faxdocumenten wilt verbeteren, eFax online faxservice provider moet worden geleverd met de volgende beveiligingsfuncties met betrekking tot privacy.
Hier zijn enkele manieren om uw documenten die via online fax zijn verzonden, te beveiligen:
1. Privacyverbeterende technologieën
Als vuistregel wordt het nooit aangemoedigd om persoonlijke gegevens per fax te verzenden. Maar met de introductie van online faxen kunnen persoonlijke documenten nu worden beschermd door een verbeterde beveiliging.
Hiermee ontvangt de faxontvanger niet direct faxen in hun mailbox, maar voor maximale veiligheid worden hun inkomende faxen versleuteld en opgeslagen op een beveiligde site. De documenten kunnen dan op zeer vertrouwelijke wijze worden gedownload.
2. Online opslag van derden
Om uw online fax te beschermen, kunt u ook een beveiligd online opslagplatform gebruiken. Het gebruik van opslagplatforms van derden heeft het voordeel van verbeterde beveiliging tegen cyberinvasies.
Uw persoonlijke e-mail of computer heeft mogelijk niet altijd professionele cyberbeveiliging om hackers weg te houden van uw documenten. Sommige online opslagfaciliteiten hebben ook het voordeel dat ze gemakkelijk toegang hebben tot uw faxen.
3. Elektronische handtekeningen
gebruik elektronische handtekeningen is een manier om het risico van ongeautoriseerde toegang tot uw gefaxte documenten te verkleinen. U kunt kiezen uit verschillende ondertekeningsopties die worden aangeboden door uw online faxprovider.
U kunt ervoor kiezen om faxen te ondertekenen door met uw vinger over uw mobiele apparaat te vegen of door een opgeslagen handtekening naar uw faxdocument te slepen. Dit kan allemaal binnen enkele seconden online.
4. SSL-codering
Als uw online faxprovider een hoogwaardige Secure Sockets Layer (SSL) heeft, worden uw documenten pas verzonden nadat ze zijn versleuteld. De codering omvat een beveiligde tunnel die wordt beschermd door geavanceerde codering. Dit betekent dat uw document veilig wordt bewaard tijdens verzending van uw apparaat naar de servers van uw faxprovider.
5. Veilige cloudopslag
Als u de cloudopslag van uw faxprovider gebruikt, kunt u al uw gevoelige documenten opslaan zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over een invasie. De cloudopslag moet altijd beschikbaar zijn voor toegang.
6. Beveiligde internetverbinding
Voordat u faxdocumenten verzendt, moet u er zeker van zijn dat de serviceprovider die u gebruikt legitiem is en een veilige verbinding heeft. U kunt dit rapport krijgen door simpelweg hun beveiligingsinformatie te controleren.
Als de provider een webinterface aanbiedt, zorg er dan voor dat dit een beveiligde verbinding is. Al uw inloggegevens en persoonlijke informatie moeten privé zijn wanneer u uw fax naar hun servers verzendt.
7. Lees het privacybeleid
Als u zich zorgen maakt over de informatie die door uw faxserviceprovider is verzameld, kunt u uw stress verlichten door hun privacybeleid te lezen. Als u hun privacybeleid kent, kunt u volledig begrijpen hoe zij omgaan met documenten en andere privé-informatie.
8. Maak schriftelijk beleid
De beveiliging van documenten die via fax worden verzonden, hangt voor het grootste deel af van het opstellen en implementeren van adequate procedures en beleid. Door schriftelijk beleid en procedures vast te stellen, wordt de toewijding van uw organisatie aan faxbeveiliging versterkt, of het nu gaat om traditioneel faxen of online faxen.
Een schriftelijk faxbeleid is ook een nuttige referentie voor u en uw personeel. Het beleid moet enkele nuttige richtlijnen bevatten, waaronder hoe te ontvangen of te verzenden faxdocumenten moeten worden behandeld en hoe deze documenten moeten worden opgeslagen.
9. Telefoon vooruit
Hoewel het misschien ouderwets lijkt, is het raadzaam om vooraf te bellen bij het verzenden van een fax. Laat bij de behandeling van uw faxdocumenten nooit iets aan het toeval over.
Door deze procedure te gebruiken, kunt u ervoor zorgen dat de ontvanger op de hoogte is en klaar is om de fax te ontvangen. Mocht het document niet aankomen, dan kan de ontvanger u bellen om u te informeren. U kunt dan proberen het probleem aan te pakken voordat het te laat is.
Conclusie
Het gebruik van deze suggesties kan jou en je instelling helpen het aantal ongewenste toegang tot gevoelige informatie te beperken. Als het gaat om het ontvangen van online faxen, kunt u er zeker van zijn dat uw documenten veilig zijn als u een gerenommeerde faxprovider gebruikt.
In tegenstelling tot het traditionele fax machine, zal online fax alleen faxtoegang verlenen aan geautoriseerde gebruikers. De kans op een datalek is zeer beperkt.
