Hoe u uw bedrijf kunt voorbereiden op een audit

bedrijfsaudit

Auditing is een essentieel onderdeel van elk bedrijf om de efficiëntie te behouden. Het is een manier om naar de activiteiten en processen van een bedrijf te kijken om ervoor te zorgen dat alle systemen goed geolied zijn en optimaal functioneren. Daarom hebt u de rapporten en gegevens van uw bedrijf nodig. Zonder een audit uit te voeren, kunt u de prestaties van uw bedrijf verkeerd inschatten en verkeerd voorstellen. U krijgt met name de indruk dat uw bedrijf winstgevender of succesvoller is dan het in werkelijkheid is.    

Bovendien, of u nu een interne kwaliteits- of regelgevende audit uitvoert, het voorbereiden van uw bedrijf op een audit kan overweldigend zijn, vooral als u een klein team heeft. Auditing vereist veel papierwerk en neemt een aanzienlijk deel van uw tijd in beslag. Maar gelukkig kunnen bedrijven tegenwoordig audits efficiënt uitvoeren met behulp van auditsoftware. Met auditsoftware heeft u eenvoudig de benodigde documenten op één plek zonder grote stapels papierwerk.

Desalniettemin, of u nu wilt investeren in audittechnologie of niet, het voorbereiden van een audit is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat uw bedrijf het proces met succes doorloopt. Om u te helpen uw bedrijf voor te bereiden op een audit, volgen hieronder enkele stappen die u kunt nemen.    

Houd een kalender bij    

Er zijn geen vaste regels over hoe vaak uw bedrijf een audit moet uitvoeren. Desalniettemin zullen verschillende factoren van invloed zijn op hoe vaak u moet controleren. Stel dat u een certificering heeft ontvangen van een branchestandaardorganisatie zoals PCI Security Standards Council. In dat geval moet u jaarlijks een audit laten uitvoeren door uw gekwalificeerde beveiligingsbeoordelaar om ervoor te zorgen dat u aan de regels blijft voldoen. Om te bepalen of doelen en procedures voldoen aan de naleving van de regelgeving en het bedrijfsbeleid, kunt u deze beoordelaars ofwel driemaandelijks of ten minste twee keer per jaar laten uitvoeren.      

Weet welke soorten audits uw bedrijf nodig heeft en wanneer u deze moet ondergaan. Gewoonlijk worden audits uitgevoerd tegen het einde van een fiscaal jaar of aan het begin. Ongeacht wanneer, het gaat erom te weten wanneer er een gaat plaatsvinden, zodat u de nodige vereisten en apparatuur kunt voorbereiden en het verantwoordelijke personeel kunt inschakelen. U moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat de laptops die u gaat gebruiken, processors die capabel genoeg zijn voor de komende taken of dat de afdelingsrapporten op schema liggen.     

Verzamel en organiseer relevante documenten    

Als je eenmaal weet wanneer je je moet voorbereiden, ga je verder met wat je moet voorbereiden. Het tijdig voorbereiden van de benodigde documentatie helpt het auditproces te verbeteren. U moet er dus voor zorgen dat al uw documenten, zoals boekhoudkundige en financiële gegevens, personeelsdocumentatie, inventarisgegevens, jaarverslagen en andere in orde zijn. Nadat u alle relevante bestanden hebt verzameld, rangschikt u ze zoals vereist, meestal in chronologische volgorde. Ga vervolgens verder om te bevestigen dat al deze nauwkeurig en officieel zijn, met name de transactiedatums, briefhoofden, stempels, btw-belastingbriefjes, documentnummers en geautoriseerde handtekeningen.    

Met name voor financiële gegevens kan het handig zijn als ze vroeg zijn voorbereid om last-minute vragen te voorkomen. Deze documenten kunnen nieuwe huurovereenkomsten, leningsovereenkomsten, belangrijke verkoopcontracten, verzekeringspolissen, juridische documenten en mededelingen van de Internal Revenue Service (IRS). Met name externe auditors zijn dankbaar wanneer bedrijven hun papieren voorbereiden om transacties en rekeningsaldi te ondersteunen. Het mooie is dat uw boekhoudteam al veel van die financiële documenten heeft.      

Om de manier waarop u uw documenten organiseert te verbeteren, kunt u overwegen een Google Drive in te stellen die toegankelijk is voor elk van uw team om gegevens van alle uitgevoerde transacties op te slaan en back-ups te maken.    

Training verlenen    

Interne auditing is een essentieel onderdeel van elk informatiebeveiligings- en nalevingsprogramma. Het is een praktische benadering om risico's op de juiste manier te beheren. Het doel van interne audits is om inzicht te geven in het beleid, de cultuur en de procedures van een bedrijf door interne controles te verifiëren, zoals naleving van relevante wet- en regelgeving, operationele effectiviteit en risicobeperkende controles. Dus naast het opstellen van een planning en het opstellen van de benodigde documenten bij het uitvoeren van een interne audit, is het ook het overwegen waard om interne audittrainingen te geven aan uw teamleden. Interne audittraining helpt ervoor te zorgen dat uw teams een objectief standpunt bieden bij het documenteren van problemen.    

Bovendien zijn de meest voordelige interne audits sterk gecoördineerde, goed geplande gebeurtenissen die het risico en de verstoring van de bedrijfsvoering tot een minimum beperken. Om een ​​succesvolle interne audit uit te voeren, moeten uw teams daarom het basisproces van interne audit begrijpen. Maar daarnaast moeten ze ook begrijpen hoe ze hun observaties moeten documenteren, relevante informatie moeten verzamelen en diep moeten graven om waardevolle inzichten te bieden om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de vastgestelde beleidslijnen en procedures van uw bedrijf.    

bedrijfsauditsoftware

Conclusie    

Over het algemeen kan een succesvolle audit uw bedrijf verschillende voordelen opleveren, zoals foutloze financiële overzichten, geruststelling voor potentiële investeerders en verbetering van de algehele reputatie van uw bedrijf. Hoewel externe auditors verantwoordelijk zijn voor het maken van hun bevindingen, draait hun taak niet om het voorkomen van fouten of fraude. Als bedrijfseigenaar ben jij degene die primair verantwoordelijk is om ervoor te zorgen dat alle informatie die je aan de auditor geeft juist en feitelijk is. Neem daarom de tijd om alle bestanden en documenten voor te bereiden en ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig en up-to-date zijn. Bovendien kunt u overwegen te investeren in auditsoftware om uw auditproces te stroomlijnen.