Wat is het verschil tussen het archiveren en verwijderen van e-mails?

E-mail is voor bijna iedereen een fundamenteel hulpmiddel geworden. We zijn allemaal meer dan gewend om voortdurend allerlei soorten e-mails te ontvangen, dus het is erg belangrijk om onze inbox netjes te houden. Daarom is het cruciaal dat we onnodige e-mails verwijderen en daarvoor hebben we eigenlijk twee tools: archiveren en verwijderen . Wij vertellen je de verschillen tussen de twee.

Beide processen zijn verschillend, maar hebben allebei een vrij duidelijke missie: het aantal e-mails in onze inbox verminderen. Normaal gesproken gebruiken we elk van deze tools voor bepaalde e-mails, maar beide zijn even geldig.

Wat is het verschil tussen het archiveren en verwijderen van e-mails?

Verschillen tussen archiveren en verwijderen van e-mails

Zoals we eerder hebben gezegd, verwijderen we met beide manieren e-mails uit onze inbox, maar op een totaal andere manier. Als we een archiveren email, blijft het in zijn eigen gedeelte van gearchiveerde e-mails. Op deze manier, de mail blijft bewaard en kunnen we raadplegen wanneer we willen . Niet alle maildiensten hebben hetzelfde systeem om deze gearchiveerde e-mails te bekijken. Outlook heeft bijvoorbeeld een eigen map met gearchiveerde e-mails, maar om ze in Gmail te zien, moeten we de optie Alle e-mail selecteren.

Dit systeem heeft een groot nadeel, namelijk dat deze gearchiveerde e-mails, ondanks dat ze niet in de inbox staan, blijf ruimte innemen . De meeste gratis e-mailservices hebben niet veel ruimte, dus we willen niet te veel gearchiveerde e-mails hebben als we niet snel zonder opslagruimte willen komen. Als u veel gearchiveerde e-mails heeft, kan het handig zijn om deze te downloaden en op uw computer op te slaan.

Aan de andere kant, als het gaat om het verwijderen van e-mails, zullen we ook e-mails uit de inbox verwijderen. Deze keer komen de verwijderde e-mails echter terecht in een map die bekend staat als Prullenbak of Verwijderde items, afhankelijk van de service die we gebruiken. In die zin zijn de e-mails wordt er slechts voor een beperkte tijd in bewaard , en als dit eenmaal is verstreken, zullen ze voor altijd verdwijnen.

De meeste e-maildiensten hebben een deadline van 30 dagen om e-mails volledig te verwijderen en, zoals we zeggen, zodra deze tijd is verstreken, kunnen we ze op geen enkele manier meer herstellen. Er zijn enkele services zoals Google Workspace waarmee u deze verwijderde e-mails voor altijd kunt herstellen, maar helaas is het een betaalde service en alleen de beheerder ervan kan de e-mails herstellen.

Webs para cuentas de correo nuevas

Dus welke is beter?

Als je ziet hoe het proces van elk van deze methoden om e-mails uit onze inbox te verwijderen is, zou je kunnen denken dat het het beste is om te archiveren, maar niets is minder waar. Als we besluiten om alle e-mails die we niet willen, te archiveren, hebben we snel onvoldoende ruimte in onze e-mailservice en bovendien het zal in de tussentijd veel moeilijker zijn om e-mails te vinden .

Aan de andere kant is het verwijderen van e-mails een definitieve oplossing die ruimte kan besparen in onze e-mail. Zelfs door de e-mails naar de prullenbak te sturen, hebben we een vrij lange tijd om ze te herstellen voor het geval we een fout hebben gemaakt. Nu moeten we in gedachten houden dat, ondanks het feit dat deze tijdslimiet vrij ruim is, als deze eenmaal verstreken is, we zullen de e-mails voor altijd verliezen .

Wat is beter? Het meest interessante wat we kunnen doen is: archiveer alleen die e-mails waarvan we zeker weten dat we ze nodig zullen hebben en verwijder alle anderen uit onze inbox.