Notariële aktes zijn nodig om contracten juridisch bindend te maken. Ze worden vaak gebruikt bij verschillende transacties, zoals het aanvragen van hypotheken, bankrekeningen, akten en arbeidsdocumenten. De wereldmarkt van elektronische handtekeningen (e-handtekening) zal naar verwachting toenemen met een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 26.6% van 2021 tot 2030. Bovendien wordt verwacht dat het in 2030 USD $ 12.7 miljoen aan inkomsten zal genereren.
Notarissen zijn door de staat geautoriseerde personen die documenten certificeren, de identiteit van de ondertekenaars vaststellen en ervoor zorgen dat alle partijen de voorwaarden van de overeenkomst begrijpen. Voorheen hadden notarissen de aanwezigheid van beide partijen nodig en soms een getuige, afhankelijk van het dossier in kwestie.
Maar met de digitalisering is het ondertekenen van elektronische formulieren en documenten handiger geworden, omdat partijen een de handtekening een overeenkomst tot stand te brengen.
En dit brengt een belangrijke vraag met zich mee: kan een e-handtekening notarieel worden bekrachtigd? Lees verder om erachter te komen.
Wat zijn elektronische handtekeningen?
Elektronische handtekeningen zijn geautomatiseerde weergaven van de instemming van een persoon met een document, zoals een contract. In dergelijke gevallen kan een partij een PDF-editor om een afbeelding van hun handtekening bij te voegen om de overeenkomst met de contractvoorwaarden te bevestigen.
Als je geen techneut bent, kun je meer te weten komen over het maken en verzenden van elektronische handtekeningen of het indienen van elektronische documenten, naast vele andere gratis nuttige bronnen, door op de video's in dit kanaal te klikken: https://www.youtube.com/c/FoxitSoftwareInc/.
Zijn elektronische handtekeningen veilig?
E-handtekeningen worden vaak door elkaar gebruikt met digitale handtekeningen, een subset van e-handtekeningen met hogere beveiligingsniveaus, inclusief op openbare sleutel gebaseerde codering en audit-trail-functies.
Een bedrijf kan bijvoorbeeld Klasse 1 elektronische handtekeningen, of handtekeningen met de meest ontspannen beveiliging, intern gebruiken voor HR-gerelateerde processen, zoals het aanvragen en goedkeuren van betaalde verlofaanvragen of het uitgeven van memo's. Ondertussen zijn Klasse 2 en 3 vereist voor juridische, gezondheidszorg-, bank- en andere transacties met matige tot hoge risico's van de identiteit van een ondertekenaar in gevaar brengen.
Dus een snel antwoord op de vraag is ja. Een elektronische handtekening kan in de meeste landen notarieel worden bekrachtigd op basis van onderstaande wettelijke kaders.
Wat maakt elektronische handtekeningen juridisch bindend?
In de Verenigde Staten (VS) hebben federale en staatsregels elektronische handtekeningen geautoriseerd voor verschillende transacties. De Uniforme Wet Elektronische Transacties (UETA) en de Elektronische handtekeningen in Global and National Commerce Act (E-SIGN Act), ondertekend in 1999 en 2000, zijn Amerikaanse wetten die digitale handtekeningen als geldig erkennen als handmatige handtekeningen. Dit reglement stelt betrokken partijen in staat om overeenkomsten en contracten elektronisch te ondertekenen, indien zij hiermee instemmen.
De E-SIGN Act richt zich op commerciële transacties die vallen onder interstatelijke en buitenlandse verkopen. Ondertussen streeft de UETA ernaar handels- en overheidstransacties te verbeteren door het gebruik van digitale documenten en handtekeningen te erkennen en alle staten aan te moedigen zich aan te passen aan samenhangende wetten met betrekking tot elektronische transacties. Amerikaanse staten hebben de UETA aangenomen, behalve New York, hoewel lokale wetten e-handtekeningen als juridisch bindend erkennen.
De Europese Unie (EU) heeft via haar richtlijn elektronische handtekeningen uit 1999 ook erkend dat elektronische handtekeningen wettelijk afdwingbaar zijn bij specifieke transacties. De wet, die inmiddels in 2016 is vervangen door de elektronische Identificatie Authenticatie And Trust Services, of eIDAS, heeft enkele voorschriften toegevoegd over het gebruik van digitale handtekeningen voor veiliger online zakelijke transacties.
Het E-SIGN en UETA zijn echter niet van toepassing bij het uitvoeren van juridische documenten zoals testamenten en trusts. Andere elektronische vereisten moeten vergezeld gaan van een elektronische handtekening voordat ze notarieel worden bekrachtigd.
Hoe e-handtekeningen gebruiken bij online notarisatie?
Volgens de American Bar Association, kunnen notarissen op drie primaire manieren online notarisatie uitvoeren. De eerste methode is persoonlijke elektronische notariële bekrachtiging, die niet verschilt van de traditionele procedure, behalve dat de partijen digitaal ondertekenen in plaats van pen en papier te gebruiken.
Een ander proces wordt met inkt ondertekende notarisatie op afstand genoemd, dat op afstand wordt gedaan via online platforms, maar waarbij de handtekening wordt aangebracht op de fysieke kopie van het document. De partij moet het papier opsturen naar de notaris, die het certificeert en het record naar de andere partij stuurt. Ten slotte omvat de methode voor online notarisatie op afstand elektronische handtekeningen, identiteitsvalidatie en online audio-videoapparatuur.
Deze procedure is geheel of gedeeltelijk toegestaan in de meeste Amerikaanse rechtsgebieden, behalve in Washington, DC, Californië, South Carolina en Louisiana.
Welke soorten documenten met elektronische handtekeningen kunnen notarieel worden bekrachtigd?
Voor elektronische documenten ondertekenen en als een transactie juridisch afdwingbaar is, moet men bevestigen of de staat toestaat dat elektronische handtekeningen notarieel worden bekrachtigd.
De meeste persoonlijke en zakelijke documenten met elektronische handtekeningen zijn rechtsgeldig, zoals arbeids- en verkoopcontracten, serviceovereenkomsten, banktransacties, verzekeringspolissen en claims, om er maar een paar te noemen.
Aan de andere kant zullen notarissen geen e-ondertekende documenten afstempelen die aanvullende verificatie vereisen of waarbij sterk gereguleerde industrieën betrokken zijn, zoals gezondheidszorg en recht, zoals geïdentificeerd in de E-SIGN Act. Deze gegevens omvatten testamenten, trusts, echtscheidings- en adoptiepapieren, officiële gerechtelijke documenten en bevelen, kennisgevingen of bevelen van huisvesting, beëindiging van verzekeringspolissen, terugroepingen van producten, behandeling of transport van gevaarlijke stoffen en bepaalde vrijstellingen onder de Uniform Commercial Code.
Afsluitende gedachten
Naast de VS en de EU hebben verschillende vooruitstrevende landen wereldwijd het gebruik van elektronische handtekeningen in bepaalde persoonlijke en zakelijke transacties erkend. In dergelijke toegestane gevallen zijn ze net zo geldig als fysieke handtekeningen of handtekeningen die inkt en papier gebruiken, waardoor ze juridisch bindend zijn.
Niet alle transacties worden echter geaccepteerd en elk gebied heeft uitzonderingen op hun toepasselijkheid. Raadpleeg bij twijfel de lokale wetgeving of vraag een juridisch expert om zekerheid.
