10 tips voor het organiseren van een perfect persoonlijk evenement

Als het gaat om het plannen van een persoonlijk evenement, zijn er veel dingen waarmee u rekening moet houden. Je moet ervoor zorgen dat de locatie perfect is voor je aanwezigen, dat er genoeg stoelen zijn voor iedereen en dat alles op de dag van het evenement volgens plan verloopt. Als je echter klaar bent met het plannen van alles en al deze details hebt uitgewerkt, kun je diep ademhalen en genieten!

persoonlijk evenement

Tip 1: Plan uw evenement alsof het persoonlijk zal zijn

Eerst en vooral moet u uw evenement plannen alsof het zal persoonlijk zijn. Dit is een van de meest gemaakte fouten die mensen maken bij het plannen van een evenement. Ze gaan ervan uit dat er niets gepland hoeft te worden omdat ze er fysiek niet zullen zijn.

Probeer een whiteboard of een ander visueel hulpmiddel te gebruiken om je te helpen al je gedachten in een samenhangend schema te ordenen. Het is belangrijk om alles op te nemen, maar niet noodzakelijkerwijs in volgorde van belangrijkheid! Bijvoorbeeld:

  • Je agenda (wat ga je precies doen?)
  • Een lijst van wie presentaties zal geven/hoe lang elke presentatie zal duren en welke onderwerpen aan bod zullen komen

(Opmerking: u hoeft geen dingen op te nemen als "Ik ga een presentatie geven over hoe hotdogs worden gemaakt." Dat is duidelijk.)

Tip 2: Stel een datum en een tijd in

U wilt een datum en tijd voor uw evenement instellen die zowel voor u als voor uw doelgroep geschikt is. Als u een seminar organiseert over de beste manier om u voor te bereiden op uw pensioen, is het misschien niet verstandig om dit op dezelfde dag te houden als een conferentie over pensioenplanning.

Evenzo, als je 's avonds een netwerkevenement organiseert waar mensen elkaar onder het genot van een drankje kunnen ontmoeten, kies dan een tijdstip waarop er niet veel andere evenementen op de kalender staan ​​die kunnen concurreren met die van jou, zoals tijdens de lunch of na sluitingstijd. Aan de andere kant, als het je doel is om meer mensen bij je bedrijf of organisatie te betrekken zonder hun persoonlijke leven te veel te ontnemen (bijvoorbeeld het privéleven), overweeg dan om een ​​vroege ochtendvergadering te plannen voor het werk, zodat ze aanwezig kunnen zijn zonder dat ze erbij hoeven te zijn. maak je geen zorgen over het missen van veel!

Tip 3: Maak een tijdlijn door te beginnen met de grote mijlpalen en vervolgens de kleinere details in te vullen

Zodra je je grote mijlpalen hebt gemaakt, is het tijd om de kleinere details in te vullen. Bekijk je agenda en begin met het invullen van alle kleine taken die moeten worden voltooid.

Als je bijvoorbeeld een evenement plant met lezingen, workshops en demo's voor 5 dagen achter elkaar, splits die dagen dan als volgt op:

Dag 1: Welkomstreceptie (3 uur), gevolgd door diner (2 uur), daarna presentaties van sprekers en panels van experts (5 uur).

Dag 2: De ochtend staat in het teken van workshops en demonstraties; na de lunch hebben we meer gesprekken met leiders uit de industrie voordat we pauzeren voor het avondeten (2 uur).

Tip 4: wijs bij het plannen van uw budget geld toe voor sprekers, locaties en elk entertainment dat u hebt gepland

Bij het plannen van een budget voor je evenement, zijn er drie dingen waar je geld voor moet uittrekken: sprekers, locaties en entertainment.

  • Sprekers: De kwaliteit van de sprekers op uw evenement zal het maken of breken. Dus hoeveel moet u voor elke spreker toewijzen? We raden $ 500 per spraak van een uur en $ 500 per spraak van 30 minuten aan. Dat is niet noodzakelijkerwijs wat elke gast in rekening wordt gebracht - ze kunnen een vast bedrag of een andere prijsstructuur hebben - maar dit is een bedrag dat u ruimte geeft om te onderhandelen als ze minder tijd vragen dan ze nodig hebben, terwijl ze toch eerlijk worden betaald. U wilt geen geld besparen op motiverende sprekers door hun salaris te verlagen!
  • Locaties: u moet ook beslissen waar u het evenement wilt houden; of het nu in iemands huis is of in een kunstgalerie, de locatiekosten kunnen snel oplopen, afhankelijk van welke voorzieningen nodig zijn (bijvoorbeeld als er geen stoelen beschikbaar zijn op de locatie). We raden aan ongeveer $ 100 per gast toe te wijzen voor voedselkosten (inclusief hapjes) en nog eens $ 100 per gast voor alcoholkosten (inclusief bier). Dit betekent dat als er 100 gasten aanwezig zijn die zowel hapjes als drankjes willen tijdens het avondeten, die twee items alleen al zo dicht bij elkaar kunnen liggen dat één persoon meer dan de helft van zijn salaris kan besteden aan het proberen van alleen die twee dingen! Natuurlijk zullen de meeste mensen niet al hun geld alleen aan die twee activiteiten uitgeven, maar we dachten dat dit context zou geven in plaats van alleen maar te zeggen "wijs genoeg geld toe zodat niemand honger lijdt".

Tip 5: Brainstorm over manieren om uw evenement anders te maken dan andere evenementen in uw branche

goede manier om te beginnen met brainstormen over ideeën is nadenken over wat jouw evenement uniek maakt. Zijn er bijvoorbeeld andere evenementen in uw branche die rond dezelfde tijd als die van u plaatsvinden? Zo ja, hoe kunt u zich van hen onderscheiden en de uwe laten opvallen?

Bedenk wat uw evenement onderscheidt van anderen in de branche. Is het een nieuw type spreker of onderwerp? Een nieuwe locatie? Een interactief element dat uniek is voor uw organisatie zoals een app of website waar gebruikers meer informatie over het evenement kunnen krijgen of vragen kunnen stellen tijdens presentaties (hierover later meer).

Tip 6: Plan wat downtime in zodat deelnemers met elkaar kunnen netwerken

Genodigden moeten tijd hebben om met elkaar te chatten en u moet hen aanmoedigen om dat te doen. Als uw evenement een formeel evenement is, zorg er dan voor dat er gereserveerde ruimtes zijn waar aanwezigen zich kunnen mengen en vrijelijk kunnen netwerken. Als je een minder formeel evenement plant, overweeg dan om wat pauzes tussen de sessies in te lassen, zodat mensen tijdens deze tijden met hun leeftijdsgenoten kunnen praten.

Er zijn veel manieren om uw deelnemers te helpen het meeste uit deze netwerkmogelijkheid te halen:

  • Zorg voor naambadges of naamlabels bij het inchecken voor elke deelnemer. Zorg ervoor dat ze namen, titels (of functies), bedrijfsnamen en logo's bevatten van de bedrijven die worden vertegenwoordigd door aanwezigen aan de vergadertafel(s). Dit helpt deelnemers namen gemakkelijk te onthouden en geeft ze iets leuks om over te praten terwijl ze nieuwe mensen ontmoeten tijdens maaltijden of andere pauzes gedurende de conferentiedag.* Geef elke deelnemer een informatiepakket met alle relevante details over uzelf en uw organisatie; voeg contactgegevens toe, zodat deelnemers indien nodig contact kunnen opnemen als ze thuiskomen van uw evenement. * Maak duidelijk dat er gedurende de dag voldoende gelegenheid is voor informeel netwerken; moedig deelnemers niet alleen op het podium aan, maar ook rond de tafels tijdens maaltijden of pauzes, zodat iedereen voldoende tijd heeft om met elkaar te kletsen

Tip 7: Branding is belangrijk

Branding is belangrijk als u zich wilt onderscheiden van uw concurrenten en uw evenement een unieke eigen identiteit wilt geven. Branding kan op veel manieren worden gedaan, onder meer door middel van logo's, kleuren en lettertypen.

Denk bij het bepalen van de juiste branding voor uw evenement na over wat voor soort boodschap u wilt uitdragen (leuk? Formeel? Vriendelijk?). Doe wat onderzoek naar andere evenementen met vergelijkbare thema's of stijlen als die van jou en kijk wat ze anders deden dan elkaar. Als er bijvoorbeeld in dezelfde week meerdere conferenties in dezelfde stad worden gehouden; welke vielen je op? Waarom was dat?

Tip 8: Laat mensen weten over uw evenement op sociale media

Een andere geweldige manier om uw evenement onder de aandacht te brengen, is via sociale media. Social media is een geweldige manier om uw publiek te bereiken en het is gratis!

Je kunt hashtags gebruiken om mensen te helpen je evenement te vinden, maar zorg ervoor dat je ze gebruikt op een manier die past bij je merk en persoonlijkheid. Als u liever geen hashtags gebruikt, voegt u gewoon een link naar uw webpagina toe of Facebook pagina waar mensen zich kunnen inschrijven voor het evenement voldoet prima.

Tip 9: stel vragen over hoe u de problemen kunt oplossen voordat u zich ergens toe verbindt

De beste manier om dit probleem te voorkomen, is door vragen te stellen over hoe u deze problemen kunt oplossen voordat u zich ergens toe verbindt. Stel vragen over de zaken die jij het belangrijkst vindt, zoals “Hoe zorgen we ervoor dat mensen weten waar ze eten kunnen halen?” of "Hoe houden we bij wie er komt en gaat?" U kunt ook vragen stellen over de problemen die u het moeilijkst vindt, zoals "Wat gebeurt er als het regent?" of "Wat gebeurt er als iemand zijn drankje op mijn vloerbedekking morst?" En vergeet degenen niet die verwarrend zijn, ook al zijn ze niet noodzakelijkerwijs problematisch, zoals “Waarom heeft iedereen zijn eigen naambadge, maar slechts enkele mensen hebben een koord om hun nek? Zijn dat speciale badges voor VIP's of zo?"

Tip 10: Gebruik Event Management Platform

Je hebt al het voorwerk gedaan, je hebt het evenement gepland en je hebt een geweldige agenda. Nu is het tijd om tickets te verkopen, RSVP's te beheren en te verzamelen email adressen. Als u een gebeurtenisbeheer gebruikt tool zoals Eventtia voor je persoonlijke evenement (en dat zou je echt moeten zijn) zal het verkopen van tickets veel gemakkelijker worden! U kunt een bestemmingspagina maken met alle benodigde informatie over het evenement, inclusief registratielinks, prijsinformatie en andere belangrijke details. Het platform stelt bezoekers ook in staat om hun badges zelf op te halen bij het inchecken, in plaats van dat een begeleider dit voor hen doet - dit maakt het voor alle betrokkenen veel gemakkelijker! Vergeet niet om jezelf niet als uitverkocht te vermelden, tenzij er geen enkele kans is dat iemand anders zich na de jouwe kan registreren.*

Conclusie

Houd deze tips in gedachten als je een persoonlijk evenement wilt organiseren. Onthoud dat het belangrijk is om eerlijk tegen jezelf te zijn over je eigen sterke en zwakke punten - en ze vervolgens in je voordeel te gebruiken!