Access에서 데이터베이스를 만드는 방법 – 단계별 가이드

Microsoft Access는 덜- 알려진 Office 응용 프로그램, Word, Excel 및 PowerPoint 사이에서 항상 레이더 아래에 있는 응용 프로그램입니다. 그리고 우리가 이전에 데이터베이스로 작업한 적이 없는 경우 사용하기에 복잡한 응용 프로그램이기 때문에 눈에 띄지 않았습니다. 그러나 데이터베이스를 만드는 기능은 수요가 높지 않기 때문입니다. 데이터베이스를 만드는 방법을 보여주기 전에 일련의 기본 개념에 대해 명확히 해야 합니다.

액세스 기본 사항

이 자습서의 시작 부분에서 언급한 것처럼 Access 또는 데이터베이스에 대한 지식이 없는 경우 Access에 포함된 각 기능 및 요소가 무엇인지 알 수 있는 기반 없이 Access를 파고들면 실망할 수 있습니다. 데이터베이스에서.

Access에서 반드시 알아야 할 개념은 다음과 같습니다.

• 기록 . Access의 레코드는 다양한 데이터와 값으로 구성될 수 있는 정보의 최소 단위입니다.
• 분야 . Access의 필드는 테이블의 내용에 액세스하지 않고 인식하기 위해 도입하려는 데이터의 이름입니다. 이름과 성이 있는 테이블을 만들려면 이름 필드와 성 필드를 만들어야 합니다.
• 테이블 . 레코드는 테이블에 저장됩니다. 테이블은 정보 저장을 시작하기 위해 가장 먼저 만들어야 하는 것입니다. 쿼리, 양식 및 보고서는 테이블에서 데이터를 추출합니다.
• 문의 . 이름에서 얼마나 잘 추론할 수 있는지, 쿼리는 우리가 찾고 있는 것을 찾기 위해 테이블에 적용할 수 있는 필터입니다.
• 양식 . 양식은 우리가 원하는 그래픽 인터페이스, 즉 마법사에서 또는 수동으로 만들 수 있는 인터페이스로 테이블을 표현한 것입니다.
• 보고서 . 보고서는 쿼리 결과를 깔끔하게 표현한 것입니다. 그것은 테이블에 대한 양식과 동일합니다.

에 데이터베이스를 생성 , 검색을 수행하려면 테이블과 쿼리를 생성하기만 하면 됩니다. 이러한 요소는 필요하지 않지만 테이블이 스프레드시트로 표시되고 필드 수가 많을 때 새 항목을 추가하기 때문에 보다 시각적인 측면을 제공하고 미학적 및 기능적으로 레코드 항목을 더 쉽게 만들 수 있습니다. 작업이 지루해질 수 있습니다.

프로그램을 열고 테이블, 쿼리, 양식 등을 만들기 시작하기 전에 페이지 앞에 앉아 구조를 디자인하다 즉, 테이블에 포함하려는 모든 필드가 포함된 목록을 만듭니다. . 부족한 것보다 다른 것을 추가하는 것이 항상 더 낫습니다. 양식을 만든 후에 필드가 누락된 경우 추가하고 데이터가 입력되는 순서를 수정하기 위해 멋진 작업을 수행해야 하기 때문입니다. 복잡한 과정은 아니지만 매우 힘든 과정입니다.

우리는 원하는 만큼 많은 테이블을 생성할 수 있으며, 나중에 사용할 수 있는 다양한 데이터를 저장할 테이블을 만들 수 있습니다. 문의하기 관련 입력된 데이터를 기반으로 다양한 테이블의 정보를 표시합니다. 다른 응용 프로그램과 달리 Access에서는 테이블에 입력한 데이터가 자동으로 저장되기 때문에 계속 저장할 필요가 없습니다.

Access에서 데이터베이스를 만드는 방법

Access를 실행하자마자 응용 프로그램은 처음부터 데이터베이스를 만들거나 다른 데이터베이스 중 하나를 사용하도록 초대합니다. 템플릿 사용 가능. Word, Excel 및 PowerPoint 템플릿과 달리 Access 템플릿을 사용하면 Access로 무엇을 할 수 있는지에 대한 아이디어만 얻을 수 있습니다. 템플릿을 수정하려면 간단한 프로세스가 아니기 때문에 Access에 대한 경험이 필요하고 많은 경우에 결코 잘되지 않습니다. 또한 자체 데이터베이스를 만들고자 하는 경우 특정 요구 사항을 기반으로 만들고 싶기 때문입니다. 일반 데이터베이스를 사용하기 전에 컬렉션 관리 전용 애플리케이션을 사용할 수 있습니다. 우리가 원하는 것은 템플릿에 의존하지 않고 데이터베이스를 만드는 것이므로 Access 기본 페이지에서 빈 데이터베이스에서 .

테이블 만들기

기본적으로 Access에서 만드는 모든 테이블에서 첫 번째 필드의 이름은 Id이며 첫 번째 레코드의 경우 1, 두 번째 레코드의 경우 2 등으로 자동으로 채워지는 필드입니다. 이 필드의 목적은 두 개의 동일한 레코드를 만들지 않도록 중복으로 간주되기 때문에 테이블에서.

그러나 이 레코드는 레코드마다 그 숫자가 다르기 때문에 레코드를 복제했는지 여부를 알 수 없습니다. 해당 필드를 제거하고 레코드의 영화에서 동일한 데이터를 입력하면 Access는 이 레코드가 중복되었다고 알려줍니다. 그러나 첫 번째 필드를 유지하면 중복 레코드를 만들 수 있습니다. 서로 다른 레코드의 수, 쿼리를 수행할 때 동일한 데이터를 여러 번 반복하여 얻을 수 있습니다. 예를 들어 송장, 배송 메모 또는 상관 번호 매기기를 따라야 하는 기타 유형의 레코드를 만들 때 표에 Id를 사용하는 것이 좋습니다.

필드 생성을 시작하려면 첫 번째 ID 바로 오른쪽에 있는 추가하려면 클릭을 클릭하고 사용할 필드 유형(텍스트, 날짜, 숫자…)을 선택하고 필드 이름을 작성합니다.

테이블의 일부가 되고자 하는 모든 필드를 완료할 때까지 동일한 프로세스를 계속 수행합니다. 원하는 만큼 많은 필드를 만들 수 있습니다. 행이 너무 길더라도 걱정할 필요가 없습니다. 데이터를 입력할 때 마우스를 사용하여 스크롤할 필요가 없기 때문입니다.

테이블의 모든 필드를 만들었으면 포함하려는 정보를 추가할 차례입니다. 이렇게하려면 우리가있는 동일한 창에서 해당 필드 위에 마우스를 놓고 쓰기를 시작해야합니다. 필드 사이를 전환하려면 Enter 키 또는 Tab 키를 누를 수 있습니다.

매우 긴 텍스트를 입력하면 필드에 완전히 표시되지 않아 모든 데이터가 올바르게 기록되었는지 확인할 때 문제가 됩니다. 이 문제에 대한 해결책은 양식을 만드는 것입니다. 이 자습서의 시작 부분에서 언급한 것처럼 Form은 테이블의 아름다운 표현으로 테이블에 친숙한 사용자 인터페이스를 제공하므로 마치 응용 프로그램인 것처럼 더 간단한 방법으로 데이터를 입력할 수 있습니다. 하지만 먼저 생성한 테이블을 저장하고 다른 테이블을 생성하려는 경우 더 쉽게 식별할 수 있는 이름을 할당해야 합니다.

테이블을 저장하려면 데이터를 입력한 테이블 위에 마우스를 놓고 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 저장을 선택합니다. 기본적으로 Table1이라는 이름이 표시되며 이 이름은 원하는 대로 변경할 수 있습니다. 다음으로, 우리는 데이터베이스를 저장 우리가 만들고 있는 모든 테이블, 쿼리, 양식 및 보고서로 구성될 데이터베이스입니다. 데이터베이스를 저장하려면 다음을 클릭하십시오. 입양 부모로서의 귀하의 적합성을 결정하기 위해 미국 이민국에 , 다음에 다른 이름으로 저장 . 오른쪽 열에서 첫 번째 옵션인 Access Database(*.accdb)를 선택합니다.

양식 만들기

우리가 만든 테이블을 기반으로 양식을 만들려면 우리가 만든 테이블에서 화살표에 표시된 화살표를 클릭하십시오. 모든 개체 섹션을 클릭하고 양식 .

리본에서 만들기를 클릭한 다음 양식 마법사를 클릭합니다. 다음으로, 먼저 테이블/쿼리 드롭다운 상자에서 생성한 테이블을 선택해야 하는 창이 표시됩니다. 다음으로 우리가 만든 모든 필드가 표시됩니다. 모두 추가하고 싶기 때문에 하나씩 가리키지 않도록 >> 기호를 클릭하고 다음 보기 .

다음 창에서 열, 표 형식, 데이터 시트 또는 양쪽 맞춤의 4가지 옵션 중에서 양식에 포함할 디자인을 설정할 수 있습니다. 각각을 클릭하면 데이터가 양식에 어떻게 배포되는지 보여줍니다. 이 예에서는 양쪽 맞춤 옵션을 선택하고 다음 보기 .

마지막으로 양식을 저장할 이름과 정보 입력 또는 디자인 수정을 시작하려는 경우 이름을 입력해야 합니다. 선택하는 것이 좋습니다 첫 번째 옵션 디자인을 확인하기 위해 마음에 들지 않거나 필드 크기가 너무 작으면 디자인을 수정합니다.

다음 이미지에서 볼 수 있듯이 이제 필드의 모든 데이터를 명확하게 볼 수 있는 충분한 공간이 있으므로 양식에서 이들의 크기를 수정할 필요가 없습니다.

그렇지 않은 경우 디자인 보기에 액세스할 수 있습니다. 관측 왼쪽 상단 모서리에 있는 버튼을 선택하고 디자인 옵션을 선택합니다.

필드의 크기를 변경하려면 마우스로 필드를 선택하고 크기를 변경하기만 하면 됩니다. 또한 배경색을 변경하고 양식의 머리글, 세부 정보 또는 바닥글에 기능 버튼을 추가하여 이전에 만든 쿼리를 열고, 양식을 닫고, 양식을 열고, 보고서를 생성하고, 응용 프로그램을 종료할 수 있습니다.

마법사 결과가 마음에 들지 않으면 사용 가능한 다른 양식 디자인을 시도하거나 필드를 추가하여 테이블에서 양식을 만들 수 있습니다. 수동으로 그리고 우리가 원하는 레이아웃으로. 이 프로세스는 훨씬 느리지만 가장 마음에 드는 디자인을 만들 수 있습니다. 빈 양식을 만들려면 만들기 옵션 리본에서 빈 양식을 클릭하고 양식을 만들 테이블을 선택합니다.

Access로 무엇을 할 수 있습니까?

데이터를 보다 쉽게 ​​입력할 수 있도록 테이블과 테이블을 기반으로 한 양식이 생성되면 쿼리를 생성하여 내용을 필터링할 수 있습니다. 쿼리를 사용하면 동일한 배우 또는 감독의 영화, DVD 형식의 영화, 본 영화 또는 아직 보지 못한 영화, 특정 위치에 있는 영화 등 XNUMX년 동안 개봉한 모든 영화를 찾을 수 있습니다. 우리는 영화 컬렉션의 데이터베이스를 믿습니다.

쿼리 결과는 필터를 적용하고 있으므로 테이블과 동일한 디자인을 갖습니다. 분명히 이 디자인은 직관적이지도 않고 편안하지도 않으며 훨씬 덜 매력적입니다. 해결책은 쿼리를 기반으로 보고서를 생성하는 것입니다. 양식이 테이블을 예쁘게 표현한 것처럼 보고서는 쿼리를 예쁘게 표현한 것입니다.

원하는 대로 데이터베이스를 만든 후 Access에 의존하지 않으려면 다음을 만들 수 있습니다. 실행 가능 파일 친구와 공유하려면 변경 사항을 적용하려면 데이터베이스에 변경 사항을 적용하고 다시 실행 파일을 생성해야 하므로 가능한 한 Access에서 데이터베이스를 사용하는 것이 좋습니다.