대면 이벤트를 계획할 때 고려해야 할 사항이 많습니다. 장소가 참석자들에게 완벽하고, 모두를 위한 충분한 의자가 있는지, 모든 것이 행사 당일 계획대로 진행되는지 확인해야 합니다. 그러나 모든 것을 계획하고 이러한 세부 사항을 모두 해결하면 심호흡을 하고 즐거운 시간을 보낼 수 있습니다!
팁 1: 직접 대면하는 것처럼 이벤트 계획하기
가장 먼저 이벤트를 계획해야 합니다. 그것은 직접 될 것입니다. 이것은 사람들이 행사를 계획할 때 가장 흔히 저지르는 실수 중 하나입니다. 그들은 물리적으로 거기에 있지 않기 때문에 아무것도 계획할 필요가 없다고 가정합니다.
모든 생각을 일관된 일정으로 정리하는 데 도움이 되는 화이트보드나 기타 시각 자료를 사용해 보십시오. 모든 것을 포함하는 것이 중요하지만 반드시 중요한 순서대로 나열할 필요는 없습니다! 예를 들어:
- 귀하의 의제(정확히 무엇을 하시겠습니까?)
- 프레젠테이션을 할 사람/각 프레젠테이션의 지속 시간 및 다룰 주제 목록
(참고: "핫도그가 어떻게 만들어지는지에 대해 프레젠테이션을 할 것입니다."와 같은 내용을 포함할 필요는 없습니다. 이는 당연합니다.)
팁 2: 날짜 및 시간 설정
귀하와 대상 청중 모두에게 편리한 이벤트 날짜와 시간을 설정하고 싶을 것입니다. 은퇴를 준비하는 최선의 방법에 대한 세미나를 주최하는 경우 은퇴 계획에 초점을 맞춘 컨퍼런스와 같은 날에 세미나를 개최하는 것은 현명하지 않을 수 있습니다.
마찬가지로, 사람들이 술을 마시며 만날 수 있는 저녁 네트워킹 이벤트를 조직하는 경우 점심 시간이나 업무 시간 이후와 같이 캘린더에서 경쟁할 수 있는 다른 이벤트가 많지 않은 시간을 선택합니다. 그런 다음 다시 말하지만, 개인 생활(예: 가정 생활)에서 너무 많이 벗어나지 않고 회사나 조직에 더 많은 사람들을 참여시키는 것이 목표라면 그들이 참석할 수 있도록 출근하기 전에 이른 아침 회의 일정을 잡는 것을 고려하십시오. 많은 것을 놓치는 것에 대해 전혀 걱정하지 마십시오!
팁 3: 큰 이정표로 시작한 다음 더 작은 세부 정보를 채워서 타임라인을 만듭니다.
큰 이정표를 만들었으면 이제 더 작은 세부 사항을 채울 차례입니다. 달력을 살펴보고 완료해야 하는 모든 작은 작업을 작성하기 시작하세요.
예를 들어 5일 연속 강연, 워크숍, 데모가 포함된 이벤트를 계획하는 경우 해당 날짜를 다음과 같이 분류하세요.
1일차: 환영 리셉션(3시간), 저녁 식사(2시간), 연사 및 전문가 패널의 프레젠테이션(5시간)이 이어집니다.
2일차: 오전에는 워크숍과 시연이 진행됩니다. 점심 식사 후 우리는 저녁 식사를 하기 전에(2시간) 업계 리더들과 더 많은 대화를 나눌 것입니다.
팁 4: 예산을 계획할 때 연사, 장소 및 계획한 모든 엔터테인먼트에 자금을 할당하십시오.
이벤트 예산을 계획할 때 예산을 할당해야 하는 세 가지 항목은 연사, 장소 및 엔터테인먼트입니다.
- 스피커: 이벤트에서 스피커의 품질이 성공하거나 깨질 것입니다. 그렇다면 각 스피커에 얼마를 할당해야 할까요? 500시간 연설당 $500, 30분 연설당 $XNUMX를 권장합니다. 모든 게스트에게 반드시 이 금액이 청구되는 것은 아닙니다. 고정 요금이나 다른 가격 구조가 있을 수 있지만, 필요한 것보다 적은 시간을 요청하는 경우 여전히 공정하게 지불하면서 협상할 여지를 주는 금액입니다. 급여를 삭감하여 동기 부여 연사에게 돈을 절약하고 싶지는 않습니다!
- 장소: 이벤트를 개최할 장소도 결정해야 합니다. 누군가의 집에 있든 미술관에 있든 필요한 편의 시설(예: 장소에 의자가 없는 경우)에 따라 장소 비용이 빠르게 증가할 수 있습니다. 음식 비용(에피타이저 포함)으로 게스트당 약 $100를 할당하고 알코올 비용(맥주 포함)으로 게스트당 $100를 할당하는 것이 좋습니다. 즉, 저녁 식사 중에 애피타이저와 음료를 모두 원하는 100명의 손님이 참석하는 경우 이 두 항목만으로도 한 사람이 이 두 가지만 시도하는 데 월급의 절반 이상을 지출할 수 있을 정도로 충분히 비슷할 수 있습니다! 물론 대부분의 사람들이 이 두 가지 활동에만 모든 돈을 쓰지는 않겠지만 "아무도 배고프지 않도록 충분한 돈을 할당하세요"라고 말하는 것과는 반대로 이것이 맥락을 제공할 것이라고 생각했습니다.
팁 5: 이벤트를 업계의 다른 이벤트와 차별화하는 방법을 브레인스토밍하세요.
A 아이디어 브레인스토밍을 시작하는 좋은 방법 귀하의 이벤트를 독특하게 만드는 것이 무엇인지 생각하는 것입니다. 예를 들어, 귀하의 업계에서 귀하와 같은 시기에 일어날 다른 이벤트가 있습니까? 그렇다면 어떻게 그들과 자신을 차별화하고 자신의 것을 돋보이게 할 수 있습니까?
귀하의 이벤트를 업계의 다른 이벤트와 차별화하는 것이 무엇인지 생각해 보십시오. 새로운 유형의 화자 또는 주제입니까? 새로운 위치? 사용자가 프레젠테이션 중에 이벤트에 대한 자세한 정보를 얻거나 질문을 제출할 수 있는 앱 또는 웹 사이트와 같이 조직에 고유한 대화형 요소입니다(나중에 자세히 설명하겠습니다).
팁 6: 참석자들이 서로 네트워크를 형성할 수 있도록 약간의 다운타임을 포함하도록 계획하십시오.
초대받은 사람은 서로 대화할 시간이 있어야 하며 그렇게 하도록 격려해야 합니다. 행사가 공식적인 행사인 경우 참석자들이 자유롭게 어울리고 네트워크를 형성할 수 있는 예약된 공간이 있는지 확인하십시오. 덜 공식적인 행사를 계획하고 있다면 사람들이 이 시간 동안 동료들과 이야기할 수 있도록 세션 사이에 약간의 휴식 시간을 포함하는 것을 고려하십시오.
참석자들이 이 네트워킹 기회를 최대한 활용하도록 돕는 방법에는 여러 가지가 있습니다.
- 체크인 시 각 참석자에게 명찰 또는 이름표를 제공합니다. 회의 테이블에서 참석자가 대표하는 회사의 이름, 직책(또는 직책), 회사 이름 및 로고를 포함해야 합니다. 이렇게 하면 참석자가 이름을 쉽게 기억할 수 있고 컨퍼런스 당일 식사 또는 기타 휴식 시간에 새로운 사람을 만나 재미있는 이야기를 나눌 수 있습니다.* 각 참석자에게 귀하와 귀하의 조직에 대한 모든 관련 세부 정보가 포함된 정보 패킷을 제공하십시오. 필요한 경우 참석자가 행사에서 집으로 돌아온 후 연락할 수 있도록 연락처 정보를 포함합니다.* 하루 종일 비공식 네트워킹을 위한 많은 기회가 있음을 분명히 합니다. 참가자들이 무대뿐만 아니라 식사나 휴식 시간에 테이블 주위에 둘러앉아 모두가 서로 대화할 수 있는 충분한 시간을 가질 수 있도록 격려하십시오.
팁 7: 브랜딩이 중요합니다
경쟁사보다 눈에 띄고 이벤트에 고유한 정체성을 부여하려면 브랜딩이 중요합니다. 브랜딩은 로고, 색상 및 글꼴을 포함하여 다양한 방법으로 수행할 수 있습니다.
이벤트에 적합한 브랜딩을 결정할 때 어떤 종류의 메시지를 전달하고 싶은지 생각해보세요(재미? 격식? 친근?). 당신과 유사한 주제나 스타일을 가진 다른 이벤트에 대해 조사하고 그들이 서로 다르게 수행한 것을 확인하십시오. 예를 들어, 같은 주에 같은 도시에서 여러 회의가 열리는 경우; 어떤 것이 당신의 관심을 끌었습니까? 왜 그랬어?
팁 8: 사람들에게 소셜 미디어에서 이벤트에 대해 알리십시오.
이벤트에 대해 알리는 또 다른 좋은 방법은 소셜 미디어를 이용하는 것입니다. 소셜 미디어는 청중에게 다가갈 수 있는 좋은 방법이며 무료입니다!
해시태그를 사용하여 사람들이 이벤트를 찾는 데 도움을 줄 수 있지만 브랜드 및 성격과 일치하는 방식으로 해시태그를 사용하고 있는지 확인하세요. 해시태그를 사용하지 않으려면 웹페이지에 링크를 추가하거나 페이스북 사람들이 이벤트에 등록할 수 있는 페이지는 괜찮을 것입니다.
팁 9: 무엇이든 하기 전에 문제를 해결하는 방법에 대해 질문하십시오.
이 문제를 피하는 가장 좋은 방법은 무엇이든 하기 전에 이러한 문제를 해결하는 방법에 대해 질문하는 것입니다. "사람들이 어디서 음식을 구할 수 있는지 어떻게 알 수 있습니까?"와 같이 가장 중요하다고 생각하는 문제에 대해 질문하십시오. 또는 "누가 오고 가는지 어떻게 추적할 것인가?" "비가 오면 어떻게 되나요?"와 같이 가장 어려운 문제에 대해 물어보고 싶을 수도 있습니다. 또는 "누군가 내 카페트에 음료수를 쏟으면 어떻게 되나요?" 그리고 반드시 문제가 되지는 않지만 헷갈리는 것들도 잊지 마세요. 저 VIP 전용 뱃지인가요?”
팁 10: 이벤트 관리 플랫폼 사용
당신은 모든 다리 작업을 마쳤고 이벤트를 계획했으며 훌륭한 의제를 가지고 있습니다. 이제 티켓을 판매하고 RSVP를 관리하고 수집할 시간입니다. 이메일 구애. 이벤트 관리를 사용하는 경우 Eventtia와 같은 도구 대면 이벤트의 경우(실제로 그래야 합니다) 티켓 판매가 훨씬 쉬워집니다! 등록 링크, 가격 정보 및 기타 중요한 세부 정보를 포함하여 이벤트에 대한 모든 필수 정보가 포함된 랜딩 페이지를 만들 수 있습니다. 이 플랫폼을 사용하면 참석자가 체크인 시 참석자가 대신 배지를 수집하는 대신 배지를 직접 수집할 수 있습니다. 이렇게 하면 관련된 모든 사람이 작업을 훨씬 쉽게 수행할 수 있습니다! 다른 사람이 귀하의 등록 이후에 등록할 가능성이 전혀 없는 경우가 아니면 귀하를 매진으로 등록하지 않도록 하십시오.*
결론
대면 이벤트를 조직하려는 경우 다음 팁을 염두에 두십시오. 자신의 강점과 약점에 대해 자신에게 정직한 다음 이점을 활용하는 것이 중요하다는 것을 기억하십시오!
