オンラインファックスは、インターネットファックスまたはe-ファックスとも呼ばれます。 標準の電話接続やファックスではなく。 オンラインFAXは、基本的にインターネットを使用してFAXを送受信します。
オンラインFAXには通常、機密情報が含まれていますが、残念ながら、他のほとんどの通信形式と同様に、多くのサイバー脅威から常に100％安全であるとは限りません。
オンラインFAXのセキュリティを確保するには、可能な限り安全な方法でFAXを送受信する継続的なプロセスを採用する必要があります。 ファックス文書のセキュリティを向上させたい場合は、 eFaxオンラインファックスサービス プロバイダーには、プライバシーに関連する次のセキュリティ機能が付属している必要があります。
オンラインファックスで転送されたドキュメントを保護する方法のいくつかを次に示します。
1.プライバシーを強化するテクノロジー
原則として、個人データをファックスで送信することは決して推奨されません。 しかし、オンラインファックスの開始により、個人のドキュメントをセキュリティを強化して保護できるようになりました。
これにより、FAX受信者はメールボックスでFAXを直接受信しませんが、最大限のセキュリティを確保するために、受信FAXは暗号化され、安全なサイトに保存されます。 その後、ドキュメントは機密性の高い方法でダウンロードできます。
2.サードパーティのオンラインストレージ
オンラインファックスを保護するために、安全なオンラインストレージプラットフォームを使用することもできます。 サードパーティのストレージプラットフォームを使用すると、サイバー侵入からのセキュリティが強化されるという利点があります。
個人の電子メールやコンピューターには、ハッカーをドキュメントから遠ざけるための専門的なサイバーセキュリティが常に備わっているとは限りません。 一部のオンラインストレージ機能には、FAXに簡単にアクセスできるという利点もあります。
3。 電子署名
使い方 電子署名 ファックスされたドキュメントへの不正アクセスのリスクを減らすことができるXNUMXつの方法です。 オンラインファックスプロバイダーが提供するさまざまな署名オプションから選択できます。
モバイルデバイスで指をスワイプするか、保存した署名をファックスドキュメントにドラッグすることで、ファックスに署名することを選択できます。 これはすべて、ほんの数秒でオンラインで実行できます。
4.SSL暗号化
オンラインファックスプロバイダーに高品質のSSL（Secure Sockets Layer）がある場合、ドキュメントは暗号化された後にのみ送信されます。 暗号化には、高度な暗号化によって保護された安全なトンネルが含まれます。 これは、デバイスからファックスプロバイダーのサーバーへの送信中にドキュメントが安全に保たれることを意味します。
5.安全なクラウドストレージ
ファックスプロバイダーのクラウドストレージを使用するということは、侵入を心配することなくすべての機密文書を保存することを意味します。 クラウドストレージ機能は、いつでもアクセスできるようにする必要があります。
6.安全なWeb接続
ファックス文書を送信する前に、使用しているサービスプロバイダーが合法であり、安全で安全な接続を確立していることを確認する必要があります。 このレポートは、セキュリティ情報を確認するだけで入手できます。
プロバイダーがWebインターフェースを提供している場合は、それが安全な接続であることを確認してください。 サーバーにFAXを送信するときは、すべての資格情報と個人情報を非公開にする必要があります。
7.プライバシーポリシーを読む
ファックスサービスプロバイダーによって収集された情報について心配している場合は、彼らのプライバシーポリシーを読むことでストレスを和らげることができます。 彼らのプライバシーポリシーを知ることは、彼らが文書やその他の個人情報をどのように扱うかを完全に把握するのに役立ちます。
8.書面によるポリシーを作成する
ほとんどの場合、ファックスで送信されるドキュメントのセキュリティは、適切な手順とポリシーの作成と実装に依存します。 書面によるポリシーと手順を確立することで、従来のファックスであれオンラインファックスであれ、ファックスのセキュリティに対する組織の取り組みが強化されます。
書面によるファックスポリシーも、あなたとあなたのスタッフにとって有用な参考資料になります。 ポリシーには、送受信するFAXドキュメントの処理方法や、これらのドキュメントの保存方法など、いくつかの有用なガイドラインが含まれている必要があります。
9.先の電話
古い学校のように見えるかもしれませんが、ファックスを送信するときは事前に電話することをお勧めします。 ファックス文書を取り扱うときは、決して何かを偶然に任せないでください。
この手順を使用すると、受信者がFAXを認識し、受信する準備ができていることを確認できます。 ドキュメントが届かない場合、受信者はあなたに電話して通知することができます。 手遅れになる前に、問題に対処することができます。
まとめ
これらの提案を使用すると、あなたとあなたの機関が機密情報への不要なアクセスの数を制限するのに役立つ可能性があります。 全体として、オンラインFAXの受信に関しては、信頼できるFAXプロバイダーを使用している場合は、ドキュメントが安全であると安心できます。
異なり、 従来のファックス マシン、オンラインファックスは、許可されたユーザーにのみファックスアクセスを許可します。 データ侵害の可能性は非常に限られています。
