Grazie all'integrazione di tutte le applicazioni che fanno parte di Office, condivisione dei dati tra Word, Excel e PowerPoint è molto semplice. Inoltre, consente di collegare i dati in modo che, una volta modificati nel file di origine, vengano automaticamente modificati nel file che ha accesso a tali dati, riducendo così la necessità di rivedere e/o modificare manualmente eventuali modifiche che abbiamo hanno fatto. Tuttavia, in determinate occasioni, questa integrazione può giocarci brutti scherzi.
Può giocarci brutti scherzi se le persone che hanno accesso modificano alcune modifiche e farla passare per nostra , come nelle tabelle di Excel che utilizziamo in Word. Fortunatamente, questo problema ha diverse soluzioni, soluzioni che, a seconda del metodo che utilizziamo o dobbiamo utilizzare (obbligatorio) per condividere un file, potremo utilizzare.
Incolla le tabelle come immagine
Come accennato in precedenza, Word ci consente di incollare tabelle Excel come elementi collegati, in modo che se modifichiamo qualsiasi dato dalla fonte (tabella Excel), una volta aperto il documento Word, i dati verranno automaticamente aggiornati. Ma non è l'unico modo per farlo. Possiamo anche incollare la tabella in Word mantenendo il formato o solo i dati, senza il formato. In queste tre situazioni, i dati può essere modificato manualmente . Tuttavia, se incolliamo la tabella come immagine, potranno anche modificare la tabella, ma sarà necessario utilizzare Photoshop per acquisire la tabella, utilizzare lo stesso carattere e dimensione tra le altre cose, quindi è molto più complicato e lento farlo modificando i dati in una tabella.
A incolla una tabella di Excel in Word come immagine in modo che nessuno possa modificarlo (almeno in modo semplice), dobbiamo usare la funzione Word Paste Special. La prima cosa che dobbiamo fare è copiare la tabella di Excel negli appunti, non ci resta che selezionare la tabella e utilizzare la scorciatoia Cntrl + C (non è necessario utilizzare la funzione Copia come immagine di Excel). Successivamente, andiamo su Word e facciamo clic sul pulsante Incolla per accedere alle opzioni di incollaggio in cui dobbiamo selezionare Incolla speciale. Successivamente, selezioniamo Incolla - Immagine (metafile avanzato).
Possiamo anche selezionare l'opzione Bitmap, tuttavia, quest'ultima opzione farà sì che il file occupi molto più spazio, rendendo più difficile condividerlo email o altri mezzi di comunicazione diretta. Se la tabella si trova in un'altra applicazione per creare fogli di calcolo, il processo sarà esattamente lo stesso. Possiamo anche creare la tabella in Word , copialo negli appunti e incollalo in seguito come immagine.
Esportazione del documento in PDF
Se durante la condivisione di un documento Word non è necessario che sia in formato .docx per poterlo modificare, possiamo semplicemente convertire il documento in formato PDF. Convertendo il documento Word in PDF, nessuno potrà modificare i dati nella tabella senza ricreare un nuovo documento di Word con tutto il testo e le tabelle modificati. Per creare un documento PDF da un file Word, dobbiamo solo accedere alla barra multifunzione File e selezionare l'opzione Esporta per fare infine clic sull'opzione Crea documento PDF / XPS.
Modificare il contenuto di un file in formato PDF non è un compito facile, poiché per farlo sono necessarie applicazioni specifiche, come PDFelements e Adobe Acrobat, applicazioni a pagamento che richiedono anche un abbonamento mensile.