Gestire il limite di archiviazione di Gmail: come filtrare ed eliminare le vecchie email

Gmail, Google email servizio, fornisce un generoso spazio di archiviazione di 15 GB per account, che comprende messaggi di posta elettronica e file archiviati su Google drivee persino foto in Google Foto. Sebbene 15 GB possano sembrare una quantità notevole di spazio di archiviazione, la realtà è che man mano che le dimensioni degli allegati e-mail aumentano, questo spazio può riempirsi più velocemente del previsto. Se ti ritrovi a utilizzare Gmail frequentemente, potresti riscontrare il problema comune di accumulare email nel tempo, spesso scegliendo di archiviarle anziché eliminarle.

Se sei preoccupato per lo spazio di archiviazione di Gmail, soprattutto se ti stai avvicinando al limite di 15 GB, è essenziale ripulire la tua casella di posta, iniziando dalle email più vecchie. In questo articolo, ti mostreremo come filtrare ed eliminare in modo efficiente queste email obsolete.

gmail

Perché filtrare ed eliminare le email

Quando crei un account Google, ti vengono assegnati 15 GB di spazio di archiviazione, condiviso tra tutti i servizi Google. Una volta riempito lo spazio di archiviazione, Google ti consente di continuare a ricevere email finché lo spazio di archiviazione non raggiunge la capacità del 120%. Tuttavia, riceverai avvisi che ti chiederanno di liberare spazio eliminando email o file, poiché il superamento di questo limite potrebbe interrompere la ricezione delle email. Quando la tua casella di posta è completamente piena, tutte le email in arrivo verranno rifiutate.

In tali scenari, hai due opzioni: filtrare ed eliminare definitivamente determinate email per liberare spazio oppure acquistare un abbonamento mensile o annuale a Google One per espandere la capacità di archiviazione. Google One offre piani a partire da 100 GB, 200 GB e persino 2 TB di spazio di archiviazione. Questi piani sono in genere adatti agli utenti domestici e ai professionisti, con prezzi che variano di conseguenza.

Piani annuali di Google One:

  • 100GB: 19.99€ all'anno.
  • 200GB: 29.99€ all'anno.
  • 2TB: 99.99€ all'anno.

I piani a partire da 2 TB e oltre sono generalmente progettati per utenti professionali o individui che si dedicano ad attività fotografiche o video estese, che necessitano di archiviazione cloud su larga scala. Tuttavia, anche con uno spazio di archiviazione maggiore, una gestione prudente delle e-mail rimane importante, poiché lo spazio è limitato.

Filtraggio delle email per età

Sebbene esistano numerosi strumenti e applicazioni di terze parti per assistere nell'organizzazione della posta elettronica, Gmail stesso offre potenti funzionalità di ricerca nativa. Puoi eseguire ricerche avanzate utilizzando comandi specifici per identificare le email che desideri gestire ed eliminare.

La regola "più vecchia di" ti consente di individuare le email più vecchie di un periodo specificato. Ad esempio, per visualizzare le email risalenti a più di sei mesi fa, dovresti utilizzare il seguente comando:

older_than:6m

Per filtrare le email per anni, puoi utilizzare un comando simile con “1y” che rappresenta un anno in inglese. Il seguente comando, ad esempio, recupererà le email più vecchie di un anno:

older_than:1y

Se desideri filtrare ulteriormente le email in base alla dimensione dell'allegato, puoi utilizzare il comando "più grande". Puoi usarlo in modo indipendente per filtrare l'intera casella di posta o combinarlo con il comando "older_than" per perfezionare la ricerca. Ad esempio, per filtrare le email più vecchie di due anni e di dimensioni superiori a 10 MB, utilizzare questo comando:

older_than:2y larger:10M

Il comando “più grande” è particolarmente utile per filtrare le email in base alle dimensioni, ad esempio quelle che superano i 10 MB.

Filtraggio per dimensione allegato

Per filtrare in modo specifico le email più grandi, quelle superiori a 50 MB, utilizzare il comando “larger:50M”. Verranno visualizzate tutte le email che soddisfano questo criterio di dimensione nei risultati della ricerca.

Dopo aver filtrato le email che desideri eliminare, seleziona tutti i messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca. Puoi farlo selezionando la casella "seleziona tutto" e scegliendo l'opzione per contrassegnare tutte le email corrispondenti. Successivamente, puoi selezionare rapidamente tutte le e-mail pertinenti.

Infine, fai clic sul pulsante “cestino” per spostare queste email nel cestino. Gmail li conserva nel cestino per 30 giorni prima dell'eliminazione definitiva. Se vuoi eliminarli immediatamente, accedi alla cartella del cestino e svuotala. Tieni presente che il processo di eliminazione potrebbe richiedere del tempo se hai centinaia di email, quindi considera questo prima di controllare lo spazio disponibile nella casella di posta.

Filtraggio per data: prima o dopo

Gmail non solo ti consente di filtrare le email per età, ma anche di specificare una data particolare a partire dalla quale filtrare le email. Puoi recuperare le email ricevute prima di una data specifica utilizzando il seguente comando:

before: yyyy/MM/dd

Ad esempio, per visualizzare tutte le email ricevute prima del 10 aprile 2016, dovresti utilizzare il comando:

before: 2016/04/10

Per filtrare le email ricevute dopo una certa data, utilizzare il comando “dopo”:

after: yyyy/MM/dd

Combinando questi comandi, puoi filtrare le email in base a data e dimensione precise, fornendo un approccio dettagliato per gestire in modo efficace la tua casella di posta.

Scaricare tutte le email sul tuo PC

Se configuri il tuo account Gmail in programmi di gestione della posta elettronica come Outlook o Thunderbird, puoi esportare facilmente tutte le email. Tuttavia, Google offre una soluzione nativa che non richiede programmi di terze parti. Per scaricare tutte le tue email, inclusi gli allegati, visita il sito web di Google Takeout e accedi con il tuo account Google. Qui puoi scaricare tutti i tuoi dati personali, inclusi i contenuti di Gmail.

Per impostazione predefinita, tutti i servizi sono selezionati per il download. Per concentrarti esclusivamente sul download delle email, fai clic su "Deseleziona tutto" per deselezionare tutti i prodotti.

Passare alla sezione "Posta" e selezionarla. Google Takeout ti informerà che i dati verranno scaricati in vari formati, tra cui Mbox per le email e JSON per le configurazioni.

Se fai clic su “Vari formati”, puoi visualizzare i formati supportati.

Per impostazione predefinita, Google Takeout scaricherà tutte le email poiché la casella "Includi tutti i messaggi email" è selezionata. Ciò significa che tutte le email verranno scaricate in formato Mbox.

Una volta scaricati, puoi visualizzare i file Mbox utilizzando programmi di posta elettronica come Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird. In alternativa è possibile utilizzare Windows Mbox Viewer per visualizzare le email in modo selettivo senza importarle tutte localmente. Se disponi di un server NAS come QNAP, puoi utilizzare applicazioni come QMailAgent per scaricare e-mail da vari provider, liberando spazio nella tua casella di posta Gmail.

Conclusione

Gmail offre potenti funzionalità di ricerca native, che ti consentono di filtrare e gestire le email in modo efficiente. Puoi utilizzare i comandi per filtrare le email in base all'età, alle dimensioni e alla data, semplificando l'eliminazione, l'archiviazione o la classificazione delle email. Poiché Gmail fornisce 15 GB di spazio di archiviazione gratuito, la corretta gestione della posta elettronica diventa fondamentale. Se hai bisogno di spazio di archiviazione aggiuntivo, Google One offre piani di abbonamento. Puoi anche scaricare le tue e-mail sul tuo PC o server NAS per l'archiviazione a lungo termine, mantenendo la tua casella di posta Gmail organizzata e entro i limiti di archiviazione.