L'auditing è una parte essenziale di qualsiasi azienda per mantenere l'efficienza. È un modo per esaminare le operazioni ei processi di un'azienda per garantire che tutti i sistemi siano ben oliati e funzionino in modo ottimale. Pertanto, avrai bisogno dei rapporti e dei dati della tua azienda. Senza eseguire un audit, puoi giudicare erroneamente e rappresentare in modo errato le prestazioni della tua azienda. In particolare, avrai l'impressione che la tua attività sia più redditizia o fiorente di quanto non sia in realtà.
Inoltre, indipendentemente dal fatto che tu conduca un audit interno di qualità o normativo, preparare la tua azienda per un audit può essere opprimente, soprattutto se hai un piccolo team. L'auditing richiede un sacco di scartoffie e richiede una notevole quantità di tempo. Ma fortunatamente, le aziende oggi possono eseguire audit in modo efficiente utilizzando software di audit. Con il software di audit, puoi facilmente avere i documenti necessari in un unico posto senza dover occuparti di grandi pile di scartoffie.
Tuttavia, indipendentemente dal fatto che tu voglia investire o meno nella tecnologia di audit, la preparazione per un audit è necessaria per garantire che la tua azienda segua il processo con successo. Quindi, per aiutarti a preparare la tua attività per un audit, di seguito sono riportati alcuni passaggi che puoi eseguire.
Tieni un calendario
Non ci sono regole fisse sulla frequenza con cui la tua azienda dovrebbe condurre un audit. Tuttavia, vari fattori influenzeranno la frequenza con cui sarà necessario eseguire l'audit. Ad esempio, supponiamo di aver ricevuto la certificazione da un'organizzazione standard del settore come PCI Security Standards Council. In tal caso, dovrai sottoporti a un controllo annuale condotto dal tuo valutatore della sicurezza qualificato per assicurarti di mantenere la conformità. Inoltre, per determinare se gli obiettivi e le procedure soddisfano la conformità normativa e le politiche aziendali, è possibile che questi valutatori vengano eseguiti trimestralmente o, almeno, due volte l'anno.
Conosci i tipi di audit di cui la tua azienda ha bisogno e quando devi sottoporli. Di solito, gli audit vengono eseguiti verso la fine di un anno fiscale o all'inizio. Indipendentemente da quando, il punto è sapere quando sta per succedere in modo da poter preparare i requisiti e le attrezzature necessarie e toccare il personale responsabile. Ad esempio, devi assicurarti che i laptop che utilizzerai abbiano processori che sono abbastanza capaci per le attività imminenti o che i rapporti del dipartimento sono sulla buona strada.
Raccogli e organizza i documenti pertinenti
Una volta che sai quando prepararti, passi a cosa preparare. Preparare la documentazione necessaria a tempo debito aiuta a migliorare il processo di audit. Pertanto, dovresti assicurarti che tutti i tuoi documenti, come i registri contabili e finanziari, la documentazione delle risorse umane, i registri dell'inventario, i rapporti annuali e altri siano in ordine. Dopo aver raccolto tutti i file rilevanti, disporli come richiesto, di solito in ordine cronologico. Quindi procedi per confermare che tutti questi sono accurati e ufficiali, in particolare le date delle transazioni, la carta intestata, i timbri in gomma, i documenti fiscali IVA, i numeri dei documenti e le firme autorizzate.
In particolare per i documenti finanziari, può essere utile se sono preparati in anticipo per evitare domande dell'ultimo minuto. Questi documenti possono includere nuovi contratti di locazione, contratti di prestito, contratti di vendita significativi, polizze assicurative, documenti legali e avvisi del Internal Revenue Service (IRS). In particolare, i revisori esterni sono grati quando le aziende preparano i loro documenti per supportare le transazioni e i saldi dei conti. La cosa buona è che il tuo team di contabilità ha già molti di quei documenti finanziari.
Inoltre, per migliorare il modo in cui organizzi i tuoi documenti, prendi in considerazione la creazione di un Google Drive accessibile a ciascun membro del tuo team per archiviare i record di tutte le transazioni effettuate e conservare i backup.
Fornire addestramento
L'audit interno è una parte essenziale di qualsiasi programma di sicurezza e conformità delle informazioni. È un approccio pratico per gestire il rischio in modo appropriato. L'obiettivo dell'audit interno è fornire informazioni dettagliate sulle politiche, la cultura e le procedure di un'azienda verificando i controlli interni come la conformità alle leggi e ai regolamenti pertinenti, l'efficacia operativa e i controlli di mitigazione del rischio. Pertanto, oltre a stabilire un programma e preparare i documenti necessari durante lo svolgimento di un audit interno, vale la pena considerare anche la formazione di audit interni ai membri del proprio team. La formazione sull'audit interno aiuta a garantire che i tuoi team forniscano un punto di vista obiettivo durante la documentazione dei problemi.
Inoltre, gli audit interni più vantaggiosi sono eventi altamente coordinati e ben pianificati che riducono al minimo i rischi e le interruzioni per le operazioni aziendali. Pertanto, per condurre un audit interno di successo, i tuoi team devono comprendere il processo di base dell'audit interno. Ma oltre a ciò, devono anche capire come documentare le loro osservazioni, raccogliere informazioni rilevanti e scavare in profondità per fornire informazioni preziose per garantire che tu stia rispettando le politiche e le procedure stabilite dalla tua azienda.
Conclusione
Nel complesso, un audit di successo può offrire alla tua azienda numerosi vantaggi, come avere rendiconti finanziari privi di errori, rassicurazione per i potenziali investitori e miglioramento della reputazione generale della tua azienda. Sebbene i revisori esterni siano responsabili della creazione dei loro risultati, il loro lavoro non ruota attorno alla prevenzione di errori o frodi. In qualità di imprenditore, sei il principale responsabile di garantire che tutte le informazioni che fornisci al revisore dei conti siano accurate e fattuali. Pertanto, dovresti prenderti del tempo per preparare e garantire che tutti i file e i documenti siano accurati e aggiornati. Inoltre, potresti anche considerare di investire in software di audit per semplificare il processo di audit.
