I programmi di automazione dell'ufficio sono diventati un elemento indispensabile quando si lavora in ufficio o si studia. All'interno di questa sezione, Microsoft regna sovrana con la sua suite Office, composta da elementi ampiamente utilizzati e popolari come Excel, PowerPoint o Word. Quest'ultimo ha molte capacità di formattazione per il testo e le immagini che includiamo nel documento. Di questo ce ne sono alcuni più familiari e altri meno, poiché non sono usati così spesso. Una di queste opzioni è il Contorno funzione, che è responsabile dell'applicazione di un effetto contorno al testo che selezioniamo nel documento.
L'elaboratore di testi di Microsoft è un'applicazione leader a livello mondiale, con una vasta gamma di funzioni che vanno ben oltre la scrittura di documenti, quindi è sempre conveniente avere una buona comprensione di tutti i suoi dettagli, cosa non facile. All'interno delle sue caratteristiche, ha la possibilità di realizzare schemi, al fine di mantenere tutto il contenuto di un documento organizzato e semplificato.
Per impostazione predefinita, Word si occupa di utilizzare "Layout di stampa" durante la presentazione del documento. Da questa opzione vengono mostrate sia le dimensioni della carta che i suoi margini, nonché le informazioni sul carattere. Ha anche la “Modalità Lettura”, il “Web Design”, la “Bozza” e “Struttura”. Quest'ultimo è quello che vedremo in modo approfondito in questo articolo.
A che serve fare uno schema in Word?
Lo schema è una funzione molto utile con cui creare tutorial estesi, documenti aziendali o persino libri. Con questo possiamo riassumere il contenuto di uno scritto per renderlo più comprensibile e meno esteso, quindi è una funzionalità altamente consigliata sia per i professionisti che per gli studenti. I contorni sono costituiti da argomenti e sottoargomenti. I temi sono le idee principali; i sottoargomenti descrivono i dettagli.
Per realizzarlo, è necessario avere un'idea chiara del tipo che vogliamo realizzare, poiché ogni idea richiede un proprio design, anche se l'obiettivo sarà sempre lo stesso: individuare le idee principali che verranno spiegate più avanti nel testo che vogliamo presentare.
La vista Struttura di Word è in grado di presentare un documento in modo unico sfruttando i diversi stili di intestazione di cui dispone l'elaboratore di testi, con cui poter raggruppare e organizzare diversi pensieri, sezioni o idee in modo gerarchico.
Questo strumento ci semplifica la riproduzione casuale di argomenti, sottoargomenti e combinazioni di testo per aiutarci a organizzarci meglio. Ecco perché qualunque sia il nostro livello di creatività e conoscenza possiamo usarli per creare elenchi o lavorare su diversi progetti. Questa funzione funziona allo stesso modo in tutte le versioni moderne di Word : 2010, 2013, 2016, 2019 ed è incluso anche nel pacchetto Microsoft 365.
Usa la vista Struttura
Se stiamo lavorando con un documento di grandi dimensioni, il cosiddetto Vista struttura può aiutarci a mantenere il nostro testo ben organizzato. Grazie a questa funzione possiamo creare schemi basati su stili diversi con cui mantenere distribuiti tutti i titoli e sottotitoli, rendendoli più facili da leggere.
Per iniziare, basta fare clic sulla scheda "Visualizza" sulla barra degli strumenti, dove troveremo il pulsante "Schema" all'interno del gruppo "Visualizzazioni". Cliccandoci sopra vedremo come il documento è suddiviso in modo organizzato in modo che ogni titolo e paragrafo siano rappresentati da una sola riga.
A differenza di quanto accade in altre sezioni del gruppo "Views" come "Print Design" o "Web Design", lo "Scheme" viene fornito con un proprio insieme di caratteristiche all'interno del nastro stesso, consentendoci di lavorare con diversi livelli e la possibilità di incorporare qualsiasi documento. Pertanto, qualsiasi testo con un formato di stile del titolo apparirà automaticamente al livello di struttura specificato e può essere graduato manualmente.
Strumenti di contorno
Quando fai clic sul pulsante Schema, viene visualizzata la tua barra multifunzione. Per impostazione predefinita, inizia con Livello 1 nella sezione "Strumenti schematici", da cui possiamo sempre sapere quale livello stiamo utilizzando. Se clicchiamo sul menu a tendina possiamo cambiare il livello corrente da 1 a 9. Gli argomenti principali sono formattati nel Titolo 1, i sottoargomenti nel Titolo 2 e così via. Su ogni lato del livello troviamo delle frecce. La semplice freccia a destra permette di diminuire un livello o con la doppia data di retrocedere un livello come corpo del testo.
Appena sotto abbiamo i pulsanti che ci permetteranno di organizzare i diversi elementi. Con le frecce su e giù sarà possibile spostarli nella direzione di cui abbiamo bisogno in modo da poterli riorganizzare senza problemi. Con i segni più (+) e meno (-) possiamo espandere e raggruppare i livelli in modo che lo schema non sia troppo lungo, in modo da poterlo espandere quando ne abbiamo bisogno.
Sulla destra troviamo lo strumento “Mostra livello”, dal quale, come indica il nome, possiamo vedere i diversi livelli , nascondendo il resto. Ad esempio, se scegliamo il livello 5, vedremo 1, 2, 3, 4 e 5, con il resto nascosto, da 6 a 9. Troviamo anche l'opzione "Mostra formato testo", che possiamo deselezionare se preferiamo vedere lo schema con un aspetto più semplice. Inoltre, possiamo selezionare la casella "Mostra solo la prima riga", nel caso in cui abbiamo elementi lunghi all'interno dei diversi livelli e desideriamo vedere solo la prima riga.
Documenti principali
Da questa seconda sezione che troviamo a destra, possiamo includi documenti secondari facendo clic sul pulsante "Mostra documenti" in modo da poter espandere la barra multifunzione delle opzioni disponibili.
Se clicchiamo su “Crea” per ottenere un nuovo documento o su “Inserisci” per aggiungere un file salvato. Una volta aggiunti, tutto ciò che devi fare è premere il pulsante "Comprimi" sottodocumenti per raggruppare tutto il suo contenuto e mostrare un solo collegamento ad esso. Successivamente il nome del pulsante cambierà in “Espandi sottodocumenti” per eseguire l'azione opposta che ci permette di vedere tutto il contenuto.
Tra le altre opzioni troviamo “Unlink”, che è responsabile della rimozione del collegamento dal documento secondario per copiare il testo nel documento originale. Con “Combina” possiamo unire il contenuto di ogni sottodocumento nel primo sottodocumento. Troviamo anche l'opzione “Dividi”, per poter separare il contenuto di un sottodocumento in più documenti. Infine, l'opzione "Blocca documento" ci aiuterà a impedire che vengano apportate modifiche.
Non appena vogliamo uscire dalla vista struttura, possiamo chiuderla in qualsiasi momento premendo il pulsante Chiudi vista struttura, che troviamo all'interno della sezione “Chiudi” nell'ultimo blocco a destra. In questo modo possiamo vedere la visualizzazione predefinita del documento in qualsiasi momento.