Una delle applicazioni di automazione dell'ufficio più utilizzate sia al lavoro, a casa o a livello di studente è Excel. Ed è che il programma per creare fogli di calcolo che troviamo all'interno della suite Office e Microsoft 365, è uno dei più utilizzati al mondo. Con esso possiamo generare report finanziari, budget, fatture, contabilità, nonché tutto ciò che possiamo esprimere con tabelle di conti e grafici.
Excel può essere utilizzato anche per eseguire operazioni di base in modo che qualsiasi utente senza conoscenze pregresse possa navigare nella sua interfaccia. Ecco perché è importante conoscere alcuni elementi chiave dell'applicazione che possono aiutarci ad essere più veloci ed efficienti nelle nostre attività quotidiane. Sebbene a volte possa sembrare che lavorare con Excel sia complicato, ci sono trucchi che ci aiutano a rendere il lavoro con i fogli di calcolo il più semplice e produttivo possibile.
Usa la funzione di completamento automatico
Una funzione che non possiamo ignorare in Excel e che ci aiuterà ad essere molto più veloce e produttivo è il suo completamento automatico. Questo strumento ci aiuterà a inserire rapidamente funzioni e argomenti riducendo al minimo gli errori di digitazione e di sintassi che potremmo commettere. Questo menu ci mostra le opzioni disponibili a seconda del contesto in modo che possiamo scegliere cosa vogliamo inserire nella formula. Questa funzione è particolarmente utile per applicare le stesse formule da una cella a celle consecutive. Ad esempio, se aggiungiamo i valori A1, B1 e C1 nella cella D1, possiamo utilizzare il completamento automatico in modo che la cella D2 aggiunga i valori di A, B2 e C2 e così via. Può anche aiutarci a completare automaticamente le parole che abbiamo scritto in precedenza.
Scorciatoie da tastiera principali
Un altro trucco che dobbiamo sfruttare in Excel per lavorare in modo più efficiente è imparare a padroneggiare le scorciatoie da tastiera che ci aiuteranno a spostarci rapidamente nel nostro documento, oltre a svolgere determinate attività. Alcune delle scorciatoie più utili sono:
- Ctrl + Maiusc + Destra: seleziona i dati nella riga, dalla cella selezionata all'ultima a destra.
- Ctrl + Maiusc + Sinistra: seleziona i dati nella riga, dalla cella selezionata alla prima a sinistra.
- Ctrl + Maiusc + Giù: seleziona i dati nella colonna, dalla cella selezionata all'ultima.
- Ctrl + Maiusc + su: seleziona i dati nella colonna, dalla cella selezionata alla prima.
- Maiusc + Ta: passa alla cella precedente in un foglio di lavoro o all'opzione precedente in una finestra di dialogo.
- Ctrl + Maiusc + Fine: estende la selezione della cella all'ultima cella utilizzata nel foglio di lavoro.
- Ctrl + Alt + =: Zoom avanti
- Ctrl + Alt + -: Zoom indietro
Approfitta dei modelli predefiniti per risparmiare tempo
Nel caso dovessimo lavorare con lo stesso tipo di documenti, la possibilità di utilizzando modelli predefiniti può aiutarci a lavorare più velocemente e comodamente in Excel. L'applicazione include modelli in modo da poterli selezionare rapidamente, proprio come possiamo utilizzare i modelli scaricati da Internet. Grazie a loro non sarà necessario ripartire da zero quando si vogliono fare fatture, inventari, preventivi, agende, calendari o altri tipi di documenti.
Usa il correttore automatico e rivedi l'autografo
Nel caso in cui dovessimo scrivere ripetutamente gli stessi dati, ma ci risulta difficile scrivere, possiamo provare ad utilizzare la funzione Correttore Automatico. Questo strumento avrà il compito di sostituire il testo che inseriamo con i dati corretti. Per farlo basta cliccare su File e poi sulla sezione Opzioni. Ora fai clic su Rivedi e infine su Opzioni di correzione automatica. Qui dobbiamo inserire i testi che vogliamo nel campo Sostituisci. Con la correzione automatica possiamo correggere gli errori di testo in formule, controlli del foglio, caselle di testo ed etichette del grafico.
