Quando si tratta di pianificare un evento di persona, ci sono molte cose da considerare. Devi assicurarti che il luogo sia perfetto per i tuoi partecipanti, che ci siano abbastanza sedie per tutti e che tutto vada secondo i piani il giorno stesso dell'evento. Tuttavia, quando hai finito di pianificare tutto e hai elaborato tutti questi dettagli, sarai in grado di fare un respiro profondo e divertirti!
Suggerimento 1: pianifica il tuo evento come se fosse di persona
Innanzitutto, dovresti pianificare il tuo evento come se sarà di persona. Questo è uno degli errori più comuni che le persone commettono durante la pianificazione di un evento. Presumono che poiché non saranno fisicamente lì, non è necessario pianificare nulla.
Prova a utilizzare una lavagna o qualche altro aiuto visivo per aiutarti a organizzare tutti i tuoi pensieri in un programma coerente. È importante includere tutto, ma non necessariamente in ordine di importanza! Per esempio:
- La tua agenda (cosa hai intenzione di fare esattamente?)
- Un elenco di chi terrà le presentazioni/quanto durerà ogni presentazione e quali argomenti saranno trattati
(Nota: non è necessario includere cose come "Farò una presentazione su come sono fatti gli hot dog". È ovvio.)
Suggerimento 2: imposta una data e un'ora
Ti consigliamo di impostare una data e un'ora per il tuo evento che siano convenienti sia per te che per il tuo pubblico di destinazione. Se stai ospitando un seminario sul modo migliore per prepararti alla pensione, potrebbe non essere saggio tenerlo lo stesso giorno di una conferenza incentrata sulla pianificazione della pensione.
Allo stesso modo, se stai organizzando un evento serale di networking in cui le persone possono incontrarsi davanti a un drink, scegli un momento in cui non ci saranno molti altri eventi in calendario che potrebbero competere con il tuo, ad esempio durante l'ora di pranzo o fuori orario. Poi di nuovo, se il tuo obiettivo è solo quello di coinvolgere più persone nella tua azienda o organizzazione senza togliere troppo dalla loro vita personale (ad esempio, la vita domestica), allora prendi in considerazione la possibilità di programmare una riunione la mattina presto prima del lavoro in modo che possano partecipare senza dover preoccupati di perdere molto!
Suggerimento 3: crea una sequenza temporale iniziando con i grandi traguardi e poi inserendo i dettagli più piccoli
Dopo aver creato i tuoi grandi traguardi, è il momento di inserire i dettagli più piccoli. Dai un'occhiata al tuo calendario e inizia a riempire tutti i piccoli compiti che devono essere completati.
Ad esempio, se stai pianificando un evento con discorsi, workshop e dimostrazioni per 5 giorni consecutivi, suddividi quei giorni come segue:
Giorno 1: Ricevimento di benvenuto (3 ore) seguito da cena (2 ore), quindi presentazioni di relatori e gruppi di esperti (5 ore).
Giorno 2: La mattinata sarà dedicata a laboratori e dimostrazioni; dopo pranzo avremo altri discorsi con i leader del settore prima della pausa per la cena (2 ore).
Suggerimento 4: quando pianifichi il tuo budget, alloca fondi per relatori, luoghi e qualsiasi intrattenimento che hai pianificato
Quando pianifichi un budget per il tuo evento, ci sono tre cose per cui dovresti stanziare fondi: relatori, luoghi e intrattenimento.
- Relatori: la qualità dei relatori al tuo evento lo farà o lo distruggerà. Quindi quanto dovresti allocare per ogni oratore? Consigliamo $ 500 per discorso di un'ora e $ 500 per discorso di 30 minuti. Non è necessariamente ciò che verrà addebitato a ogni ospite (potrebbero avere una tariffa fissa o qualche altra struttura di prezzo), ma questo è un importo che ti dà spazio per negoziare se richiedono meno tempo del necessario pur continuando a pagarli in modo equo. Non vuoi risparmiare sui relatori motivazionali tagliando la loro paga!
- Luoghi: dovrai anche decidere dove tenere l'evento; che sia a casa di qualcuno o in una galleria d'arte, i costi della sede possono aumentare rapidamente a seconda dei servizi richiesti (ad esempio, se non ci sono sedie disponibili nella sede). Raccomandiamo di stanziare circa $ 100/ospite per i costi del cibo (che include gli antipasti) e altri $ 100/ospite per i costi dell'alcol (che include la birra). Ciò significa che se ci sono 100 ospiti presenti che desiderano sia stuzzichini che bevande durante il servizio cena, allora quei due elementi da soli potrebbero costare abbastanza vicini che una persona potrebbe spendere più della metà del proprio stipendio provando solo quelle due cose da sole! Ovviamente la maggior parte delle persone non spenderà tutti i propri soldi solo per queste due attività, ma abbiamo pensato che questo avrebbe fornito un contesto invece di dire semplicemente "stanzia abbastanza soldi in modo che nessuno soffra la fame".
Suggerimento 5: fai un brainstorming sui modi per rendere il tuo evento diverso dagli altri nel tuo settore
A buon modo per iniziare a fare brainstorming di idee è pensare a cosa rende unico il tuo evento. Ad esempio, ci sono altri eventi nel tuo settore che si svolgeranno nello stesso periodo del tuo? In tal caso, come puoi differenziarti da loro e far risaltare i tuoi?
Pensa a cosa differenzia il tuo evento dagli altri del settore. È un nuovo tipo di oratore o argomento? Una nuova sede? Un elemento interattivo unico per la tua organizzazione come un'app o un sito Web in cui gli utenti possono ottenere maggiori informazioni sull'evento o inviare domande durante le presentazioni (ne parlerò più avanti).
Suggerimento 6: pianifica di includere alcuni tempi di inattività in modo che i partecipanti possano connettersi tra loro
Gli invitati dovrebbero avere il tempo di chattare tra loro e dovresti incoraggiarli a farlo. Se il tuo evento è formale, assicurati che ci siano aree riservate in cui i partecipanti possano socializzare e fare rete liberamente. Se stai pianificando un evento meno formale, prendi in considerazione l'idea di includere alcune pause tra le sessioni in modo che le persone possano parlare con i loro colleghi durante questi periodi.
Esistono molti modi per aiutare i partecipanti a sfruttare al meglio questa opportunità di networking:
- Fornisci badge nominativi o targhette nominative al momento del check-in per ogni partecipante. Assicurati che includano nomi, titoli (o posizioni), nomi di società e loghi delle società rappresentate dai partecipanti ai tavoli della conferenza. Questo aiuta i partecipanti a ricordare facilmente i nomi e offre loro qualcosa di divertente di cui parlare mentre incontrano nuove persone durante i pasti o altre pause durante la giornata della conferenza.* Fornisci a ogni partecipante un pacchetto informativo contenente tutti i dettagli rilevanti su di te e sulla tua organizzazione; includi le informazioni di contatto in modo che i partecipanti possano contattarti dopo essere tornati a casa dall'evento, se necessario.* Metti in chiaro che ci saranno molte opportunità di networking informale durante la giornata; incoraggiare i partecipanti non solo sul palco ma anche attorno ai tavoli durante i pasti o le pause in modo che tutti abbiano tutto il tempo per chiacchierare tra loro
Suggerimento 7: il branding è importante
Il branding è importante se vuoi distinguerti dalla concorrenza e dare al tuo evento un'identità unica. Il branding può essere fatto in molti modi, anche attraverso loghi, colori e caratteri.
Quando decidi il marchio giusto per il tuo evento, pensa al tipo di messaggio che desideri inviare (divertente? formale? amichevole?). Fai qualche ricerca su altri eventi che hanno temi o stili simili ai tuoi e guarda cosa hanno fatto in modo diverso l'uno dall'altro. Ad esempio, se ci sono più convegni tenuti nella stessa città durante la stessa settimana; quali hanno attirato la tua attenzione? Perché è stato?
Suggerimento 8: fai conoscere il tuo evento ai social media
Un altro ottimo modo per far conoscere il tuo evento è attraverso i social media. I social media sono un ottimo modo per raggiungere il tuo pubblico ed è gratuito!
Puoi utilizzare gli hashtag per aiutare le persone a trovare il tuo evento, ma assicurati di utilizzarli in un modo che corrisponda al tuo marchio e alla tua personalità. Se preferisci non utilizzare gli hashtag, aggiungi semplicemente un link alla tua pagina web o Facebook pagina in cui le persone possono registrarsi per l'evento andrà benissimo.
Suggerimento 9: fai domande su come risolvere i problemi prima di impegnarti in qualsiasi cosa
Il modo migliore per evitare questo problema è porre domande su come risolvere questi problemi prima di impegnarsi in qualsiasi cosa. Poni domande sui problemi che ritieni più importanti, ad esempio "Come possiamo assicurarci che le persone sappiano dove possono prendere il cibo?" o "Come terremo traccia di chi va e viene?" Potresti anche chiedere informazioni sui problemi che ritieni più difficili, ad esempio "Cosa succede se piove?" o "Cosa succede se qualcuno versa il proprio drink sulla mia moquette?" E non dimenticare quelli che creano confusione anche se non sono necessariamente problematici, come “Perché tutti hanno il proprio badge con il nome ma solo alcune persone hanno i cordini al collo? Sono distintivi speciali per VIP o qualcosa del genere?"
Suggerimento 10: utilizzare la piattaforma di gestione degli eventi
Hai fatto tutto il lavoro di gamba, hai pianificato l'evento e hai un'ottima agenda. Ora è il momento di vendere i biglietti, gestire gli RSVP e riscuotere email indirizzi. Se stai utilizzando un sistema di gestione degli eventi strumento come Eventia per il tuo evento di persona (e dovresti davvero esserlo) renderà la vendita dei biglietti molto più semplice! Puoi creare una pagina di destinazione che contenga tutte le informazioni necessarie sull'evento, inclusi link di registrazione, informazioni sui prezzi e qualsiasi altro dettaglio importante. La piattaforma consente inoltre ai partecipanti di ritirare i propri badge da soli al momento del check-in invece di avere un assistente che lo faccia per loro: questo rende le cose molto più facili per tutti i soggetti coinvolti! Ricorda solo di non elencarti come esaurito a meno che non ci sia alcuna possibilità che qualcun altro possa registrarsi dopo il tuo.*
Conclusione
Se stai cercando di organizzare un evento di persona, tieni a mente questi suggerimenti. Ricorda che è importante essere onesti con te stesso riguardo ai tuoi punti di forza e di debolezza e poi usarli a tuo vantaggio!
