L'audit est un élément essentiel de toute entreprise pour maintenir l'efficacité. C'est une façon d'examiner les opérations et les processus d'une entreprise pour s'assurer que tous les systèmes sont bien huilés et fonctionnent de manière optimale. Par conséquent, vous aurez besoin des rapports et des données de votre entreprise. Sans effectuer d'audit, vous pouvez mal juger et déformer les performances de votre entreprise. Vous aurez notamment l'impression que votre entreprise est plus rentable ou prospère qu'elle ne l'est en réalité.
De plus, que vous meniez un audit interne de qualité ou réglementaire, préparer votre entreprise à un audit peut s'avérer fastidieux, surtout si vous avez une petite équipe. L'audit nécessite beaucoup de paperasse et prend une quantité considérable de votre temps. Mais heureusement, les entreprises d'aujourd'hui peuvent effectuer des audits efficacement en utilisant audit logiciel. Avec un logiciel d'audit, vous pouvez facilement avoir les documents nécessaires en un seul endroit sans avoir à gérer de grosses piles de paperasse.
Néanmoins, que vous souhaitiez investir dans la technologie d'audit ou non, la préparation d'un audit est nécessaire pour garantir que votre entreprise traverse le processus avec succès. Donc, pour vous aider à préparer votre entreprise à un audit, voici quelques étapes que vous pouvez suivre.
Gardez un calendrier
Il n'y a pas de règles fixes concernant la fréquence à laquelle votre entreprise doit effectuer un audit. Néanmoins, divers facteurs influenceront la fréquence à laquelle vous devrez auditer. Par exemple, supposons que vous ayez reçu une certification d'une organisation standard de l'industrie comme le Conseil des normes de sécurité PCI. Dans ce cas, vous devrez faire effectuer un audit annuel par votre évaluateur de sécurité qualifié pour vous assurer que vous restez en conformité. De plus, pour déterminer si les objectifs et les procédures sont conformes à la réglementation et aux politiques de l'entreprise, vous pouvez faire effectuer ces évaluateurs tous les trimestres ou, au moins, deux fois par an.
Connaître les types d'audits dont votre entreprise a besoin et quand vous devez les subir. Généralement, les audits sont effectués vers la fin d'un exercice ou au début. Indépendamment du moment, le but est de savoir quand il est sur le point de se produire afin que vous puissiez préparer les exigences et l'équipement nécessaires ainsi que faire appel au personnel responsable. Par exemple, vous devez vous assurer que les ordinateurs portables que vous utiliserez processeurs qui sont suffisamment capables pour les tâches à venir ou que les rapports du département sont sur la bonne voie.
Rassembler et organiser les documents pertinents
Une fois que vous savez quand vous préparer, vous passez à quoi préparer. La préparation de la documentation nécessaire en temps voulu contribue à améliorer le processus d'audit. Ainsi, vous devez vous assurer que tous vos documents, tels que les registres comptables et financiers, la documentation des ressources humaines, les registres d'inventaire, les rapports annuels et autres, sont en ordre. Après avoir rassemblé tous les fichiers pertinents, organisez-les selon vos besoins, généralement par ordre chronologique. Ensuite, confirmez que tout cela est exact et officiel, en particulier les dates de transaction, les en-têtes de lettre, les tampons en caoutchouc, les bordereaux de TVA, les numéros de document et les signatures autorisées.
En particulier pour les dossiers financiers, il peut être utile qu'ils soient préparés tôt pour éviter les questions de dernière minute. Ces documents peuvent inclure de nouveaux baux, des accords de prêt, des contrats de vente importants, des polices d'assurance, des documents juridiques et des avis du Internal Revenue Service (IRS). Notamment, les auditeurs externes sont reconnaissants lorsque les entreprises préparent leurs documents pour étayer les transactions et les soldes des comptes. La bonne chose est que votre équipe comptable dispose déjà d'un grand nombre de ces documents financiers.
De plus, pour améliorer la façon dont vous organisez vos documents, pensez à mettre en place un Google Drive accessible à chacun de votre équipe pour stocker les enregistrements de toutes les transactions effectuées et conserver des sauvegardes.
Offrir de la formation
L'audit interne est un élément essentiel de tout programme de sécurité et de conformité des informations. Il s'agit d'une approche pratique de la gestion appropriée des risques. L'objectif de l'audit interne est de donner un aperçu des politiques, de la culture et des procédures d'une entreprise en vérifiant les contrôles internes tels que la conformité aux lois et réglementations applicables, l'efficacité opérationnelle et les contrôles d'atténuation des risques. Ainsi, outre la mise en place d'un planning et la préparation des documents nécessaires lors de la réalisation d'un audit interne, donner une formation en audit interne aux membres de votre équipe vaut également la peine d'être envisagé. La formation à l'audit interne permet de s'assurer que vos équipes fourniront un point de vue objectif lors de la documentation des problèmes.
De plus, les audits internes les plus bénéfiques sont des événements hautement coordonnés et bien planifiés qui minimisent les risques et les perturbations des opérations commerciales. Ainsi, pour mener à bien un audit interne, vos équipes doivent comprendre le processus de base de l'audit interne. Mais au-delà de cela, ils doivent également comprendre comment documenter leurs observations, collecter des informations pertinentes et creuser profondément pour fournir des informations précieuses afin de s'assurer que vous respectez les politiques et procédures établies de votre entreprise.
Conclusion
Dans l'ensemble, un audit réussi peut offrir à votre entreprise plusieurs avantages, tels que des états financiers sans erreur, une assurance pour les investisseurs potentiels et une amélioration de la réputation globale de votre entreprise. Bien que les auditeurs externes soient responsables de la création de leurs conclusions, leur travail ne consiste pas à prévenir les erreurs ou les fraudes. En tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes le principal responsable de vous assurer que toutes les informations que vous fournissez à l'auditeur sont exactes et factuelles. Par conséquent, vous devez prendre le temps de préparer et de vous assurer que tous les fichiers et documents sont exacts et à jour. En plus de cela, vous pouvez également envisager d'investir dans un logiciel d'audit pour vous aider à rationaliser votre processus d'audit.
