Si nous travaillons quotidiennement à envoyer et recevoir des e-mails, nous pouvons utiliser un email directeur. Pour ça, Microsoft a sa propre application qui est intégrée dans Windows, comme Outlook. L'un des avantages de l'utilisation de ce gestionnaire est sa capacité à créer des modèles d'e-mails, grâce auxquels nous pouvons gagner beaucoup de temps dans le cas où nous effectuons des tâches répétitives.
L'utilisation de modèles lors de la rédaction d'e-mails est une pratique très courante, en particulier dans le domaine professionnel où nous pouvons être amenés à envoyer des e-mails qui ont toujours la même structure ou des parties égales, pour lesquels ils seront particulièrement utiles.
Fonctionnalités du modèle
L'utilisation de modèles lors de la rédaction de nos e-mails peut être très utile car elle nous fournit une structure ou un formulaire que nous utilisons généralement à plusieurs reprises afin que nous puissions le conserver et l'utiliser dans n'importe quel contenu. Ceux-ci sont utiles lorsque les e-mails sortants ont généralement le même contenu ou une structure similaire. Ainsi, on gagne du temps avec son utilisation puisqu'il ne sera pas nécessaire d'avoir à réécrire le courrier de zéro à chaque fois.
Les principales caractéristiques d'un modèle sont les suivantes :
- Ils vous permettent de prévisualiser l'e-mail que le destinataire va recevoir.
- Vous pouvez ajouter des images.
- Prend en charge les balises HTML.
- Compatible avec le texte riche.
- Il autorise les fichiers joints sous la forme d'un lien qui permet de les télécharger ou de les visualiser.
- Il peut être appliqué à plusieurs destinataires.
- Les modèles créés peuvent être mis à jour ou modifiés.
- Ils peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs ou groupes.
Lors de leur utilisation, nous devons garder à l'esprit qu'il n'est possible de créer qu'une copie du corps du message. Toutes les informations supplémentaires que l'on souhaite ajouter, telles que le destinataire, les fichiers qui y sont joints, le sujet à traiter… doivent toujours être ajoutées manuellement, une fois que nous avons ajouté le modèle personnalisé. De plus, il est possible d'ajouter de nouvelles informations avant d'envoyer le modèle dans le cadre du message.
Comment créer des modèles à partir d'Outlook
Le gestionnaire d'e-mails Microsoft nous permet de créer un modèle d'e-mail de deux manières différentes. Un via une fonction intégrée appelée « éléments rapides », un autre via le plug-in « Mes modèles », ou également depuis l'option « Enregistrer sous ». Ensuite, nous verrons comment les créer grâce à ces méthodes.
Enregistrer en tant que modèle
Pour commencer, nous ouvrons Outlook et dans sa fenêtre de démarrage, nous cliquons sur le bouton Nouvel e-mail ou utilisons directement le raccourci clavier « Ctrl + Shift + M ». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où nous écrirons le contenu que nous voulons dans le corps du message qui incorporera le modèle que nous allons créer.
Une fois terminé, dans la fenêtre de message, nous cliquons sur l'onglet "Fichier" et choisissons l'option "Enregistrer sous". Plus tard, dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, nous affichons l'onglet dans la section "Type" et sélectionnons l'option "Modèle Outlook (* .oft)" . Dans la section "Nom" du fichier, nous écrivons le nom que nous allons donner à notre modèle et enfin nous cliquons sur le bouton Enregistrer et choisissons l'emplacement souhaité.
Pour l'utiliser, nous devons avoir l'onglet Développeur actif dans la barre d'outils Outlook. Si nous ne l'avons pas, cliquez sur l'onglet "Fichier" et "Options". Dans la nouvelle fenêtre, nous cliquons sur « Personnaliser le ruban » et nous marquons la case « Programmeur » que nous trouvons sur le côté droit. Enfin, nous appuyons sur Ok.
Ensuite, nous pouvons cliquer sur l'onglet Développeur puis cliquer sur "Choisir la forme" .
Dans la nouvelle fenêtre, nous affichons l'onglet "Rechercher dans" et plaçons le chemin où nous avons enregistré le modèle. Cela le fera apparaître dans la fenêtre, il ne reste donc plus qu'à le sélectionner et cliquer sur le bouton « Ouvrir ».
Utiliser les éléments rapides
La première chose que nous allons faire est d'ouvrir Outlook et, dans son menu principal, de cliquer sur « Nouvel e-mail ». Ensuite, nous écrivons le contenu de ce que nous voulons que notre modèle soit pour le mettre en évidence plus tard. Maintenant, nous allons à la barre d'outils supérieure et cliquez sur le « Éléments rapides » onglet et cliquez avec la souris pour ouvrir son menu déroulant. Ici, nous sélectionnons l'option de « Enregistrer la sélection dans une galerie d'éléments rapides » .
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre pour créer un nouveau bloc de création , où nous devons remplir les champs qui apparaissent. D'une part, dans la section « Nom », nous indiquons l'identifiant unique que la fonction Éléments rapides utilisera pour chaque entrée, en les listant par ordre alphabétique. Dans la section "Galerie", cela nous aidera à enregistrer le contenu dans des galeries spécifiques, tandis que, dans Catégorie, ils sont comme des sous-dossiers appartenant à la galerie, nous devons donc nous en tenir exclusivement à "Général".
Plus tard, nous trouvons la section "Description" où nous pouvons indiquer un commentaire qui nous aide à décrire le modèle. Dans « Enregistrer sous », nous devons nous assurer que le modèle est disponible dans NormalEmail.dotm afin que nous puissions l'utiliser dans nos futurs e-mails. Enfin, dans la section « Options », il nous aidera à déterminer comment insérer chaque entrée. Une fois terminé, cliquez sur Accepter pour que toutes les modifications soient enregistrées.
Une fois que nous aurons créé notre nouveau modèle, nous pourrons l'utiliser. Pour ce faire, nous allons dans la partie de l'email où nous voulons que le modèle apparaisse. Cliquez ensuite sur l'onglet « Éléments rapides » et cliquez sur le modèle que nous allons utiliser.
Réalisez-le à partir de Mes modèles
Une autre possibilité pour effectuer ce processus est d'utiliser le complément « Mes modèles » que nous trouverons également par défaut dans Outlook. Ce module complémentaire nous permettra de créer des modèles qui peuvent être ajoutés aux messages en sélectionnant le Fonction « Insérer un modèle » . Nous pouvons y inclure à la fois du texte et des images et les enregistrer plus tard à l'emplacement souhaité. De cette façon, il sera possible de stocker des phrases que nous utilisons fréquemment et de les ajouter à nos e-mails lorsque nous le jugeons nécessaire.
Pour commencer, nous ouvrons Outlook et cliquons sur le bouton « Nouvel e-mail ». Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur l'onglet « Messages » et dans la section « Mes modèles », cliquez sur « Voir les modèles » . Cela fera apparaître une nouvelle colonne à droite de l'écran où l'on cliquera sur le Bouton "(+) Modèle" .
Maintenant dans les cases vides, il faut fournir un nouveau titre pour pouvoir le différencier plus tard et un nouveau corps qui sera celui qui sera ajouté à un email chaque fois que nous l'utilisons. Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour vous assurer que nous l'avons toujours disponible plus tard.
Comme nous pouvons le voir, le nouveau modèle créé s'ajoute à ceux existants, il ne sera donc nécessaire de cliquer dessus que lorsque nous aurons besoin de l'utiliser dans un e-mail.