Si vous avez besoin de créer une feuille de calcul, nous pouvons utiliser Excel et c'est généralement l'option la plus courante. Mais ce n'est pas la seule option et nous pouvons utiliser des alternatives gratuites comme Google Sheets. Qu'est-ce que Google Sheets ? Dans les paragraphes suivants, nous expliquons comment vous pouvez utiliser des feuilles de calcul en ligne, quelles sont les différences avec Excel ou comment nous pouvons créer une feuille de Google gratuitement pour la partager et la modifier en temps réel avec d'autres utilisateurs.
Dans les paragraphes suivants, nous expliquerons comment le faire, comment créer des feuilles de calcul Google, à partir de quelles plates-formes nous pouvons les créer ou quels modèles existent.
Qu'est-ce que Google Sheets ou Spreadsheets
Google Sheets est l'outil de Google pour créer des feuilles de calcul de la même manière que vous les créez dans Microsoft Excel, un outil mythique et fondamental créé dans les années quatre-vingt. Mais Google Sheets est gratuit et nous permet d'éditer de manière collaborative en temps réel avec n'importe quel compte Google. Nous pouvons avoir autant de feuilles de calcul que nous le souhaitons et insérer des formules, automatiser des tâches, valider des données, attribuer des tâches ou combiner avec d'autres applications Google.
L'un des principaux avantages de cet outil est que les modifications sont automatiquement enregistrées dans l'historique des versions afin que tout le monde travaille avec l'outil le plus récent, mais nous pouvons également annuler d'éventuelles erreurs. Et nous pouvons gérer toutes sortes de feuilles de calcul en les personnalisant avec des filtres, des actions, des colonnes, des couleurs, des polices… Ou nous pouvons les télécharger pour les consulter hors ligne ou les ouvrir à partir d'autres programmes similaires, comme Excel lui-même.
Plates-formes et appareils pris en charge
Nous pouvons utiliser Google Sheets à partir du navigateur, simplement en accédant à notre navigateur et en ouvrant notre compte Google. De là, nous pouvons ouvrir les feuilles de calcul Google sans aucun problème et il est compatible avec les principaux navigateurs : vous pouvez l'utiliser dans Google ChromeMicrosoft EdgeMozilla Firefox, Internet Explorer, Pomme Safari…
Nous pouvons également l'utiliser en téléchargement l'application de sur notre téléphone portable car depuis 2014 on peut utiliser une application spécifique pour ouvrir Google Sheets sur le smartphone avec accès à toutes vos feuilles créées depuis l'application.
L'application est gratuite pour Android et iOS et dispose d'une interface confortable à partir de laquelle nous pouvons consulter ou modifier toutes les feuilles que nous avons liées à nos différents e-mails sans avoir à recourir au navigateur.
Différences avec Excel
Il n'y a pratiquement aucune différence entre Google Sheets et Excel et nous saurons utiliser Google Sheets sans aucun problème. Il n'y a pratiquement pas de différences et nous pouvons utiliser le même format dans les deux : les documents sont compatible avec Excel si nous les créons dans Google. Il existe des différences qui nous permettent, par exemple, de collaborer en temps réel à partir de feuilles de calcul sans avoir besoin d'installer un programme spécifique.
Mais les deux nous permettent d'ajouter des formules et d'utiliser toutes sortes de filtres et de vues de filtres pour les colonnes. Les deux nous permettent également de manuellement créer des graphiques or tables pivotantes , mais Google Sheets ajoute quelques avantages tels que la création automatique de graphiques ou de tableaux croisés dynamiques avec "Explorer".
Les deux sont pratiquement identiques et il n'y a pas de différences en termes d'utilisation puisque la plupart des formules peuvent être appliquées aux deux et leurs utilisations sont exactement les mêmes. De plus, les formats sont compatibles entre eux et avec n'importe quel modèle.
Comment utiliser Google Sheets
Pour utiliser Google Sheets ou les feuilles de calcul Google, il suffit d'avoir un compte Google entièrement gratuit. Votre compte Gmail est le même que celui dont vous avez besoin pour accéder à Drive et aussi pour accéder à des outils comme celui-ci, par exemple. Une fois le compte créé, il suffit d'aller sur Sheets pour créer une feuille de calcul à partir de zéro ou ouvrir la galerie de modèles.
Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, nous pouvons appuyer sur le "+" en haut de l'écran pour créer une feuille vierge, mais nous pouvons également appuyer sur la galerie de modèles pour utiliser l'un des préchargés et nous n'aurons qu'à modifier les données ou les couleurs pour l'adapter à ce dont nous avons besoin.
En bas de l'écran nous aurons, une fois que nous aurons créé une feuille, toutes les feuilles de calcul. De plus, nous verrons une série de filtres qui nous permettent de filtrer et de choisir uniquement le nôtre ou tout ce que nous avons dans notre Google Drive peu importe à qui il appartient. Nous pouvons les gérer par dossiers ou nous pouvons les ordonner en fonction des derniers que vous avez ouverts ou de A à Z, par exemple, comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessous.
galerie de modèles
Nous pouvons choisir entre les modèles disponibles dans les feuilles Google. Différenciés en différentes catégories, nous pouvons choisir entre plusieurs modèles puis les personnaliser et modifier tout ce dont vous avez besoin : couleurs, données…
Parmi les catégories on retrouve : personnel, travail, gestion de projet, éducation. Et en leur sein, nous trouvons toutes sortes de modèles que nous pouvons utiliser : liste de tâches, budget annuel, budget mensuel, relevé d'investissement Google Finance, calendrier, planification de voyage, planification de mariage, liste des joueurs de l'équipe, avantages et inconvénients, facture, feuille de temps, feuille de contrôle du budget annuel, note de frais, bon de commande, planification des quarts de travail, gestionnaire de la relation client, diagramme de Gantt, calendrier de projet, suivi de projet, calendrier de marketing événementiel, présence, bulletin de notes, feuille de contrôle des tâches…
Il vous suffit de cliquer sur l'un d'eux et nous pouvons commencer à éditer tout ce que nous voulons en touchant les différentes colonnes et lignes. Nous pouvons changer les designs et le contenu, nous pouvons modifier la typographie, les couleurs, les titres ou les différents textes jusqu'à ce qu'il s'adapte à ce dont nous avons besoin mais sans avoir à le créer à partir de zéro. Cela peut être utile si cela vous intègre dans quelque chose qui est déjà fait.
Créer une feuille à partir de zéro
Une autre option est que nous commencions une feuille à partir de zéro qui soit plus adaptée à ce dont nous avons besoin et quelle que soit l'utilisation que nous voulons donner à cette feuille de calcul. Soyez professionnel ou personnel. Nous pouvons l'utiliser pour un budget, pour suivre les étudiants, pour gérer les tâches au travail ou simplement pour organiser les tâches à la maison ou savoir combien de fois quelque chose se répète dans le temps.
Nous devons simplement suivre les étapes précédentes et appuyer sur "+" pour créer une feuille dans laquelle nous verrons toutes les colonnes et lignes correspondantes. On peut ajouter différentes sections, ajouter des formules, ajouter des filtres… Il suffit d'insérer toutes les données ou d'utiliser les options proposées par les feuilles de calcul Google.
Par exemple, nous pouvons créer une feuille de calcul avec des couleurs comme celle que vous voyez dans la capture d'écran ci-dessous et avec des filtres qui nous permettent d'ajouter automatiquement le total de la semaine, le total du mois… De plus, comme nous le voyons dans cet exemple, nous peut ajouter des couleurs différentes selon les colonnes, les types, etc.
Au sommet, nous pouvons voir le différent modifications de la feuille créée. Nous pouvons revoir les versions précédentes ou restaurer une version au cas où nous aurions supprimé quelque chose par erreur ou voudrions simplement voir qui a touché quoi. Nous pouvons voir tous les changements avec la date et l'heure, comme vous le voyez dans l'exemple.
