Astuces Excel pour vous aider à être plus rapide et plus efficace

L'une des applications bureautiques les plus utilisées au travail, à la maison ou au niveau étudiant est Excel. Et c'est que le programme pour faire des feuilles de calcul que l'on trouve dans la suite Office et Microsoft 365, est l'un des plus utilisés dans le monde. Avec lui, nous pouvons générer des rapports financiers, des budgets, des factures, une comptabilité, ainsi que tout ce que nous pouvons exprimer avec des tableaux de comptes et des graphiques.

Astuces Excel pour vous aider à être plus rapide et plus efficace

Excel peut également être utilisé pour effectuer des opérations de base afin que tout utilisateur sans connaissances préalables puisse naviguer dans son interface. C'est pourquoi il est important de connaître certains éléments clés de l'application qui peuvent nous aider à être plus rapides et plus efficaces dans nos tâches quotidiennes. Bien qu'il puisse parfois sembler compliqué de travailler avec Excel, il existe des astuces qui nous aident à rendre le travail avec des feuilles de calcul aussi simple et productif que possible.

Utiliser la fonctionnalité de saisie semi-automatique

Une fonction que nous ne pouvons pas ignorer dans Excel et qui nous aidera à être beaucoup plus rapide et plus productif est sa saisie semi-automatique. Cet outil nous aidera à insérer rapidement des fonctions et des arguments tout en minimisant les erreurs de frappe et de syntaxe que nous pouvons faire. Ce menu nous montre les options disponibles en fonction du contexte afin que nous puissions choisir ce que nous voulons insérer dans la formule. Cette fonction est particulièrement utile pour appliquer les mêmes formules d'une cellule à des cellules consécutives. Par exemple, si nous ajoutons les valeurs A1, B1 et C1 dans la cellule D1, nous pouvons utiliser la saisie semi-automatique pour que la cellule D2 ajoute les valeurs de A, B2 et C2 et ainsi de suite. Cela peut également nous aider à compléter automatiquement les mots que nous avons déjà écrits.

Saisie semi-automatique Excel

Raccourcis clavier maître

Une autre astuce dont nous devons tirer parti dans Excel pour travailler plus efficacement est d'apprendre à maîtriser les raccourcis clavier qui nous aideront à nous déplacer rapidement dans notre document, ainsi qu'à effectuer certaines tâches. Certains des raccourcis les plus utiles sont :

  • Contrôle + Maj + Droite : sélectionnez les données dans la ligne, de la cellule sélectionnée à la dernière à droite.
  • Contrôle + Maj + Gauche : sélectionnez les données dans la ligne, de la cellule sélectionnée à la première à gauche.
  • Ctrl + Maj + bas : sélectionnez les données dans la colonne, de la cellule sélectionnée à la dernière.
  • Ctrl + Maj + haut : sélectionnez les données dans la colonne, de la cellule sélectionnée à la première.
  • Maj + Ta : passer à la cellule précédente d'une feuille de calcul ou à l'option précédente d'une boîte de dialogue.
  • Ctrl + Maj + Fin : étend la sélection de cellules à la dernière cellule utilisée dans la feuille de calcul.
  • Ctrl + Alt + = : Zoom avant
  • Ctrl + Alt + - : dézoomer

Profitez de modèles prédéfinis pour gagner du temps

Dans le cas où nous devons travailler avec le même type de documents, la possibilité de en utilisant des modèles prédéfinis peut nous aider à travailler plus rapidement et plus confortablement dans Excel. L'application contient des modèles afin que nous puissions les sélectionner rapidement, tout comme nous pouvons utiliser des modèles téléchargés sur Internet. Grâce à eux, il ne sera pas nécessaire de repartir de zéro lorsque l'on voudra faire des factures, des inventaires, des devis, des agendas, des plannings ou d'autres types de documents.

Excel plantilles

Utilisez le correcteur automatique et revoyez l'autographe

Dans le cas où nous devons écrire les mêmes données à plusieurs reprises, mais qu'il nous est difficile d'écrire, nous pouvons essayer d'utiliser la fonction Correcteur automatique. Cet outil sera chargé de remplacer le texte que nous saisissons par les données correctes. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Fichier puis sur la section Options. Cliquez maintenant sur Vérifier et enfin sur Options de correction automatique. Ici, nous devons entrer les textes que nous voulons dans le champ Remplacer. Avec la correction automatique, nous pouvons corriger les erreurs de texte dans formules, contrôles de feuille, zones de texte et étiquettes de graphique.

Excel Autocorrection