8 critères à considérer lors du choix des services de fax en ligne

service de télécopie

Les services de télécopie en ligne facilitent l'envoi, la réception et la gestion des télécopies par rapport aux télécopies traditionnelles. Avec la méthode traditionnelle, un document imprimé numérisé est transmis à un numéro de téléphone (local ou sans frais) connecté à un périphérique de sortie comme une imprimante. D'autre part, le service de fax en ligne vous permet de recevoir des fax en ligne ou directement dans votre boîte de réception, ainsi que d'autres fonctionnalités supplémentaires. 

Éléments essentiels des services de télécopie en ligne

Comment choisir les services de fax en ligne qui vous conviennent ? Voici les critères que vous devez prendre en compte :

1. Sécurité

Lors du choix en ligne services de fax, votre priorité numéro un devrait être la sécurité. Vous ne voulez pas apprendre que vos données ont été compromises à cause d'une brèche dans votre système.  

Vous devez rechercher des services de fax avec cryptage ou messages codés. De cette façon, les parties non autorisées ne peuvent pas comprendre les messages. Le cryptage permet une transmission sécurisée des fax ainsi que des messages qu'ils contiennent pour votre tranquillité d'esprit.  

2. La vitesse

Votre travail est beaucoup plus facile sans avoir à vous soucier du télécopieur obsolète. Avec les services de fax en ligne, vous pouvez envoyer et recevoir tous les fax par e-mail. Que vos destinataires utilisent toujours un télécopieur ou la télécopie en ligne, vous pouvez traiter le vôtre en quelques secondes seulement. Par conséquent, il vaut la peine de se renseigner sur le flux de travail et la période de livraison des messages fax à votre fournisseur potentiel. 

3. Commodité

Choisissez un service de fax Internet qui vous permet d'envoyer et de recevoir des fax sans avoir besoin d'installer de logiciel ou d'utiliser de matériel. La mise à jour des détails importants du compte, tels que les informations de facturation et de profil, devrait être simple lorsque vous utilisez le tableau de bord du service de fax Internet que vous avez choisi. 

Voici un guide rapide sur ce qu'il faut rechercher dans l'interface utilisateur Web ou mobile d'un fournisseur de télécopie en ligne :

  • Convivial 
  • Intuitif  
  • Fonctionnalité de prévisualisation de télécopie 
  • Facile à lire  

4. Assistance

Trouver de l'aide et du soutien devrait également être facile. Vous trouverez des services de télécopie en ligne qui offrent un large éventail d'options d'aide, telles que les suivantes : 

  • Support Site Web: La plupart des services de fax Internet réputés proposent une assistance par chat, des guides d'utilisation utiles et des pages de FAQ. 
  • Assistance téléphonique: Choisissez un fournisseur de services de fax en ligne qui propose des numéros gratuits, offrant une assistance téléphonique 24h/7 et XNUMXj/XNUMX pour les services clients, les problèmes techniques et la facturation. 

5. Forfaits modulables

Chaque utilisateur de fax a un budget, donc vous voudrez peut-être vérifier les plans proposés par les services de fax en ligne populaires. Les plans devraient avoir des prix compétitifs. Choisissez un forfait en fonction de vos besoins et des fonctionnalités que vous préférez. 

Voici quelques exemples de questions pour vous aider à choisir le bon plan pour vous : 

  • De quel type de fonctionnalités ou de services de fax Internet avez-vous besoin pour votre entreprise ? 
  • Combien de fax sortants et de pages entrantes par mois proposent-ils dans chaque forfait ? 
  • Le fournisseur propose-t-il une période d'essai gratuite ? 
  • Pouvez-vous choisir entre des numéros locaux, gratuits ou internationaux avec les forfaits qu'ils proposent ? 

6. Disponibilité des applications mobiles

Si vous êtes toujours en déplacement, il est crucial d'envoyer et de recevoir des fax via votre appareil mobile, c'est pourquoi vous devriez trouver un service de fax avec une application mobile fiable. Ce faisant, vous pouvez traiter et envoyer des fax à l'aide de votre smartphone comme un vrai télécopieur.  

Vérifiez si l'application mobile de votre fournisseur de services de fax potentiel est compatible avec votre smartphone et les autres gadgets que vous prévoyez d'utiliser le service. La plupart des applications sont disponibles pour Android et iOS, que vous pouvez télécharger gratuitement. 

7. Partageabilité

Il est préférable de choisir la télécopie en ligne, ce qui vous donne la possibilité de partager des télécopies. Recevoir et envoi de fax en ligne est rapide et facile, favorisant également la collaboration. La fonction de partage vous permet de lier votre numéro de fax, par exemple, à cinq adresses e-mail différentes. 

Vérifiez les avantages suivants de cette fonctionnalité : 

  • Favorise la productivité au travail 
  • Éviter les retards  
  • Boostez la prise de décision rapide et judicieuse 

8.Capacité de conversion de fichier

Choisissez un service de fax en ligne acceptant et traitant les types de fichiers les plus courants tels que le format de document portable (PDF), document numérisé, le format de document Word et le format de fichier image balisé (TIFF). Vous voudrez peut-être choisir un service de fax Internet qui permet un stockage indéfini ainsi que des fonctionnalités et des capacités d'organisation telles que l'option de recherche et l'attribution de balises pour trouver rapidement les anciens fichiers.

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Conclusion  

Lorsque vous choisissez des services de fax en ligne, vous devez vous assurer de vérifier la sécurité, la vitesse, la disponibilité des applications mobiles et d'autres fonctionnalités. Vous devez également vérifier auprès du fournisseur proposant les services de fax que vous faites affaire avec une entreprise légitime et réputée. En gardant tous ces critères à l'esprit, vous vous assurerez que l'adoption de cette technologie numérique vous apporterait les plus grands avantages pour vous aider à atteindre vos objectifs.