Olitpa kokenut tietokoneen käyttäjä tai uusi tulokas, olet todennäköisesti törmännyt toimistotyökaluihin, joiden tekstinkäsittelyohjelmat ovat tärkeimpiä tekstin luomisessa tyhjästä. Microsoft Erityisesti Word erottuu yhdeksi tunnetuimmista ja laajimmin käytetyistä sovelluksista. Siksi on tärkeää, että sekä aloittelijat että asiantuntijat tutustuvat näihin Wordin temppuihin ja piilotettuihin ominaisuuksiin, jotta he voivat käyttää sitä kuin todellinen ammattilainen.
Microsoftin lippulaivasovellus on kokenut merkittäviä muutoksia viime vuosina, mikä edellyttää jatkuvaa oppimista ja mukauttamista. Aloita tämä matka aktivoimalla Microsoft 365 laitteellasi. Jakamiemme vinkkien joukosta löydät tuttuja klassikoita, joiden pitäisi jäädä työkalupakkiisi, sekä muita, jotka ovat ilmestyneet ohjelmistojättiläisten uusimpien päivitysten myötä. Vaikka muutamat näistä temppuista saattavat ensi silmäyksellä tuntua vähemmän merkittäviltä, niiden sisällyttäminen ohjelmistoon voi osoittautua korvaamattomaksi eri tilanteissa.
Mallien hyödyntäminen luovaa asiakirjasuunnittelua varten
Vaikka tämä ominaisuus on ollut käytössämme jo jonkin aikaa, se on tärkeää muistaa Microsoft Word tarjoaa tehokkaan toiminnon, jonka avulla voit lisätä ainutlaatuista muotoilua kirjoitettuun sisältöösi. Jo ennen kuin aloitat kirjoittamisen, löydät "Tyhjä asiakirja" -osiosta runsaasti malleja, jotka on suunniteltu helpottamaan juuri haluamasi ulkoasun saavuttamista.
Nämä mallit ulottuvat laajemmalle kuin raporttien tai akateemisten papereiden laatiminen kansien ja hakemistojen kanssa. Ne sisältävät monenlaisia vaihtoehtoja, kuten kalentereita, aikatauluja ja esitteitä. Varsinkin jälkimmäinen voi olla pelin muuttaja, jos tavoittelet hiottua, ammattimaista ulkonäköä, mutta sinulla ei ole asiantuntemusta asettelun ja suunnittelun suhteen. Wordin mallien avulla voit luoda visuaalisesti upeita asiakirjoja helposti.
Muotoilemattoman sisällön liittäminen
Yksi melkein kaikkien taidoista on kätevä Ctrl+C:n ja Ctrl+V:n yhdistäminen, joka tunnetaan yleisesti nimellä Kopioi ja Liitä. Tämä tuttu kaksikko tarjoaa kuitenkin piilotetun helmen: mahdollisuuden liittää pelkkää tekstiä. Kun kopioit tekstiä ulkoisista lähteistä, kuten asiakirjoista tai verkkosivustoilta, siirrät vahingossa kaikki niiden muotoilut, jotka eivät välttämättä vastaa mieltymyksiäsi.
Arvokas Word-temppu työkalupakissasi on Ctrl+Shift+V-yhdistelmä. Tämän aikaa säästävän toimenpiteen avulla voit liittää tekstin täsmälleen sellaisenaan ilman lähdeasiakirjan muotoilutavaroita. Se on kiistatta tehokkaampi vaihtoehto kuin liittäminen ja sen jälkeen "erase formatting" -toiminnon etsiminen, joka on myös saatavilla, mutta vaatii lisävaiheita.
Emoji-laatikon käyttäminen
Vaikka tätä ominaisuutta ei yleensä käytetä kriittisiin työraportteihin, se voi merkittävästi parantaa viestintänopeuttasi viesti- ja chat-sovelluksissa. Emoji-laatikko toimii Microsoftin ratkaisuna, jolla on kätevä arkisto kaikille ilmeikkäille kasvoille ja eleille, joita olet todennäköisesti käyttänyt usein alustoilla, kuten WhatsApp.
Pääset tähän emojien aarreaikaan seuraamalla polkua Lisää > Kuvakkeet. Täältä löydät lukuisia tekstinkäsittelytyökalun tarjoamia vaihtoehtoja, jotka sopivat täydellisesti erilaisten huomautusten lisäämiseen, kun työskentelet muiden kanssa.
Äänen muuntaminen tekstiksi
Epäilemättä opiskelijoiden suosikkityökalu muistiinpanojen tekemiseen Microsoft on integroinut tehokkaan ominaisuuden uusimpaan tekstinkäsittelyohjelmistoonsa. Tämän työkalun avulla tietokoneesi voi litteroida mikrofonin kautta tai ladatusta äänitiedostosta tallennetut puhutut sanat.
Hyödynnä tätä Word-temppua siirtymällä Office.comin verkkoversioon ja etsimällä "Transcribe" -vaihtoehtoa heti alussa. Valitse sen jälkeen kieli, lataa äänitiedosto (MP3-, MP4-, WAV- tai M4A-muodossa ja alle 300 Mt) ja aloita transkriptioprosessi. On tärkeää huomata, että tämän ominaisuuden kuukausiraja on 300 minuuttia, joten pidä tämä mielessä litteroinnissa.
Tarkennettu Haku
Ctrl+F:n hallinta on olennainen taito, sillä sen avulla voit nopeasti paikantaa tiettyjä sanoja tai lauseita tekstistäsi, mikä tekee siitä arvokkaan työkalun kadonneiden kappaleiden hakemiseen.
Siinä on kuitenkin lisäominaisuus nimeltä tarkennettu haku. Kun olet painanut Ctrl+F, napsauta suurennuslasikuvaketta aktivoidaksesi sen. Tämä tarkennettu hakutoiminto on erityisen hyödyllinen sellaisten elementtien löytämiseen, joita on vaikea löytää tekstistä, kuten tiettyjä tekstimuotoja tai erikoismerkkejä, kuten aiemmin mainittuja hymiöitä.
Vesileimojen käyttö
Tekijät haluavat usein puolustaa omistusoikeuttaan teokseensa ja samalla varmistaa, että teksti pysyy luettavana ja viesti selkeänä. Vesileimat ovat kätevä työkalu tämän tavoitteen saavuttamiseksi, koska niiden avulla voit peittää tietoja tekstin takana.
Voit lisätä vesileimoja siirtymällä Suunnittelu > Vesileima -välilehteen. Se on yksinkertainen prosessi, ja sinulla on mahdollisuus lisätä tekstiä, upottaa kuva tai valita valmiista vesileimamalleista. Voit jopa luoda mukautetun vesileiman sisällyttämällä siihen oman kuvasi tai logosi, mikä antaa asiakirjoillesi ammattimaisen ilmeen.
Suojaa tekstisi salasanoilla
Toinen arvokas Word-tekniikka, joka sinun tulee olla tietoinen, on asiakirjojen salaus salasanoilla. Tämä on turvallisin tapa pitää asiakirja luottamuksellisina tai estää sen sisällön luvaton käyttö ja tulostaminen. Voit ottaa tämän ominaisuuden käyttöön seuraavasti: siirry kohtaan Tiedosto > Tiedot > Suojaa asiakirja > Salaa salasanalla ja syötä sitten valitsemasi salasana.
Jos haluat poistaa salasanasuojauksen, noudata samoja vaiheita. Tämän ominaisuuden kauneus on sen yhteensopivuus muiden tekstinkäsittelysovellusten kanssa, mikä varmistaa, että vastaanottajat eivät aina tarvitse Microsoft Wordia käyttääkseen tällaisia tiedostoja.
Nopeuta asiakirjojen luomista moduuleilla
Tehosta tekstinluonnin tehokkuutta toisella Word-temppulla: käytä moduuleja tallentaaksesi ja lisätäksesi nopeasti uudelleenkäytettäviä tekstin tai kuvien osia erillisinä kappaleihisi. Luo moduuli painamalla Alt+F3-yhdistelmää. Tämä toiminto kehottaa sinua luomaan uuden rakennuspalkin, jolle voit määrittää kirjainyhdistelmän. Luo ensin teksti- tai kuvalohko ja anna sille helposti mieleenpainuva nimi. Aina kun haluat lisätä kyseisen sisällön, kirjoita vain määritetty lyhenne ja paina F3, jotta se tulee näkyviin välittömästi.
Järjestä kuvahakemistosi
Kun käsitellään pitkiä asiakirjoja, jotka sisältävät useita kuvia, tehokas navigointi tulee ratkaisevan tärkeäksi. Word tarjoaa tähän tarkoitukseen automaattisen ratkaisun luomalla hakemiston. Jotta tämä ominaisuus toimisi, varmista, että kuvillasi on otsikot. Voit määrittää otsikot napsauttamalla kutakin asiakirjan kuvaa, joka löytyy yleensä Viittaukset- tai Linkit-kohdasta. Kun olet nimennyt kaikki kuvat, voit lisätä lukutaulukon kohdasta Otsikot > Viitteet luodaksesi järjestetyn hakemiston, mikä yksinkertaistaa asiakirjassa liikkumista.
