Viime kuukausien aikana on tapahtunut monia muutoksia. Yksi niistä liittyy työhömme. Etätyö on nykyaikaisempaa kuin koskaan, ja tämä tarkoittaa, että meidän on oltava tavallista paljon varovaisempia käsitellessämme tietojamme. Emme viittaa vain henkilötietoihin, vaan myös käsittelemiimme tiedostoihin. Ne voivat olla raportteja, taseita, esityksiä ja muita arkaluonteisia asiakirjoja. onedrive alkaen Microsoft on yksi luotettavimmista asiakirjojen hallintaratkaisuista. Mitä voisit kuitenkin tehdä, jotta voit hyödyntää OneDriveä turvallisemmin?
Tämä Microsoft-ratkaisu on yksi suosituimmista sekä yritys- että henkilökohtaisessa ympäristössä. Jos olet Microsoftin käyttäjä, se epäilemättä antaa sinun integroida helposti muihin Office-paketin työkaluihin. Tällä tavalla sinulla on yhtenäinen, organisoitu digitaalinen työympäristö ja jopa mahdollisuus automatisoida toistuvat tehtävät. Vaikka on olemassa ilmaisia versioita, meillä on myös OneDrive-maksusuunnitelmat jotka yhdistyvät Microsoft 365: n kanssa:
- Vain 100 Gt OneDrive-tallennustilaa: 2 euroa kuukaudessa
- Office 365 Personal: 1 Tt tallennustilaa OneDrivessä ja sisältää Office for PC: n ja Macin (Word, Excel, PowerPoint ja Outlook) hintaan 69 € vuodessa tai 7 € kuukaudessa.
- Office 365 Home: 6 kt tallennustilaa OneDrivessä ja sisältää Office for PC: n ja Macin (Word, Excel, PowerPoint ja Outlook), voit lisätä tilille yhteensä 6 henkilöä, hinta on 99 € vuodessa tai 10 € per kuukausi.
Joitakin turvallisuus- ja suojatoimenpiteitä on kuitenkin noudatettava. Muutoin voimme paljastaa henkilötiedot ja kaiken, mikä on arkaluonteista. Näiden tietojen paljastuminen johtaa ransomware-hyökkäysten potentiaaliseen toteuttamiseen, tietojen menettämisen ja varkauden provosointiin, organisaation, paikallisen, alueellisen tai kansainvälisen sääntöjen rikkomisen lisäksi.
Yksi erittäin tärkeä yksityiskohta, joka pitää mielessä, on se OneDrive on pilvivaraston hallintaratkaisu . Se ei ole ratkaisu, joka luo ja hallinnoi varmuuskopioita. Tämä on kriittinen ero, jonka ei pitäisi päästä käsistämme. Joten kaikki OneDriveen tallennetut tiedot ovat käytettävissä aina kun tarvitsemme sitä, mutta sitä ei suojata ollenkaan.
OneDriven turvallisuusnäkökohdat
Aloitetaan selvästi viattomalla toiminnalla, joka voi paljastaa henkilökohtaiset tiedostosi ei-toivotuille vastaanottajille. Tarkoitamme tiedostojen jakamista itse OneDrive-työkalusta. Tämän ratkaisun käyttäjiä hämmentää se, joka voi käyttää tiettyjä kansioita ja tiedostoja heti, kun ne ovat saatavilla pilvessä.
Niin kauan kuin tallennat tiedostoja kansioihin, jotka vastaavat henkilökohtaisia tilejä ja / tai jotka ovat "Jaettu kanssani" -kansio, vain sinä voit nähdä ne. Ellet päätä itse muuttaa yksityisyysasetuksiasi.
Mitä tämä tarkoittaa? Kukaan organisaation käyttäjä ei voi nähdä henkilökohtaisen OneDrive-tilisi sisältöä. Kuka kuitenkin hallitsee Microsoftin tilejä ja palveluita, pystyy siihen.
Monien käyttäjien usein kysytty kysymys on: voidaanko OneDriveen tallentaa hyvin yksityisiä ja henkilökohtaisia asiakirjoja? Vastaus on: voit, mutta sinun ei pitäisi.
Kaikkia henkilökohtaisia, terveys-, pankki-, taloudellisia ja muita tietoja sisältäviä asiakirjoja ei tulisi olla tässä säilytysratkaisussa. Onneksi yksittäisillä OneDrive-tileillä on osasto nimeltään Henkilökohtainen holvi . Se on kuin erittäin turvallinen tallelokero, johon voit tallentaa arkaluonteisempaa ja arkaluontoisempaa sisältöä sisältäviä asiakirjoja. Joten, jos sinulla on paljon digitalisoitavia henkilökohtaisia asiakirjoja, voit valita henkilökohtaisen holvin työympäristöäsi vastaavan tilin tai ainoan henkilökohtaisen tilisi sijaan.
Kyseisessä erityiskansiossa olevilla tiedostoilla on ylimääräinen salaus, lisäksi on määritettävä tarkistusmekanismit sen varmistamiseksi, että asiakirjoista vastaava henkilö on se, joka tosiasiallisesti käyttää niitä. Voit lähettää vahvistuskoodin tekstiviestillä tai email, kasvojentunnistus tai sormenjälki. Jos tässä kansiossa ei käytetä toimintoa, jos olet mobiililaitteessa 3 minuutin kuluttua, istunto suljetaan. Jos käytät Internetiä, istunto suljetaan 20 minuutin kuluttua.
Henkilökohtainen holvi ei ole tällä hetkellä saatavana OneDrive for Business -palveluun.
Pitäisikö minun käyttää OneDriveä varmuuskopiointiin?
Ei. On tärkeää huomata, että tämä ratkaisu ei luo tai hallitse varmuuskopioita. Emme myöskään saa unohtaa, että pilvitallennuksen ja pilvivarmuuskopioiden välillä on merkittäviä eroja. Vaikka heillä on yhteisiä kohtia, kuten etäyhteydessä olevan laitteiston käyttö, nämä erot ovat välttämättömiä yhden tai toisen tyyppistä ratkaisua valittaessa.
Yhtäältä pilvitallennus antaa sinun ylläpitää valitsemiasi tiedostoja nopeaa ja kätevää käyttöä varten mistä tahansa valtuutetusta laitteesta. Jos olet toimistohenkilö eri kaupungeissa tai maissa tai jos hallitset useita laitteita sekä henkilökohtaiseen että työhön, OneDrive sinänsä on erittäin kätevä sinulle. Toisaalta voit palauttaa tiedostosi, jos esimerkiksi poistat vahingossa minkä tahansa tietokoneesi. Voit jopa hankkia lisää tallennustilaa tarpeen mukaan.
Nyt tiedostojen palauttaminen pilvipalvelusta ei ole sama kuin tiedostojen palauttaminen varmuuskopiosta. Jos esimerkiksi poistat tiedoston, joka on synkronoitu OneDrive-ohjelmassa, tai jos se kuuluu kiristysohjelmaan, tiedosto menetetään. Samoin jos tiedostoja ei ole synkronoitu ja jos kopiot ladataan yksinkertaisesti pilveen, suurten tiedostomäärien palauttaminen tallennusratkaisusta on käytännössä mahdotonta. Varmuuskopiointi luonti- ja hallintaratkaisut on suunniteltu katastrofitilanteisiin, joissa sekä yksityishenkilöt että yrityskäyttäjät voivat palauttaa tiedostot luomastaan varmuuskopiosta.
On olemassa ratkaisuja, kuten Kopioi (erityisesti yksittäisille käyttäjille), jotka sallivat useiden varmuuskopioiden hallinnan. Mikä tarkoittaa, että voit versioida jokaisen kopion ja tapauksen mukaan palauttaa tarvitsemasi kopion helposti.
Muut toiminnot OneDrive-käyttöjärjestelmän turvallisemmaksi
Ennen kaikkea organisaatiotasolla on varmistettava pienimmätkin yksityiskohdat altistumisen ja tietovuotojen estämiseksi. Turvallisuus työssä käytettävien laitteiden, erityisesti tietokoneiden, hallinta on erittäin tärkeää. Tietotekniikkana sinun on varmistettava, että kaikilla laitteilla, jotka sijaitsevat sekä toimiston sisällä että sen ulkopuolella, on välttämättömät suojamekanismit. Puhumme palomuureista, viruksentorjuntaohjelmista ja istuntojen uudelleenkäynnistyksistä, jos on tietty määrä seisokkeja.
Toisaalta, jos sinulla on toimistojen palautussuunnitelma, sinun on varmistettava, että laitteet noudattavat vaatimustenmukaisuusstandardeja. On tärkeää unohtaa, että se, että organisaatio luopuu tietokoneesta työskentelemään kotoaan, sisältää suuren riskin. Emme puhu riskistä, että se varastetaan, vaurioituu tai katoaa. Kotoa työskenteleminen ei sisällä sisäisen verkon luomista ja määrittämistä kaikilla turvastandardeilla, samoin kuin toimistossa. Riskejä on useita ja sinun on oltava riittävän suojattu.
Tietoturvan mainitseminen yhteyden muodostuessa yhteistyökumppaneita on koulutettava siten, että he eivät muodosta yhteyttä epävarmoihin verkkoihin. Lisäksi on korostettava epäilyttävän alkuperän osoittavien linkkien avaamisen estämisen tärkeyttä. Sikäli kuin se näyttää olevan luotettava lähde, epävarmassa tilanteessa sinun tulee ottaa yhteyttä organisaation joku ilmoittaa siitä. Muutama sekunti riittää, että kaikki tietosi ovat verkkorikollisten käsissä.
Huolimatta siitä, että kaikki nämä toimet edellyttävät periaatteessa ylimääräisiä ponnisteluja, meidän ei pidä jättää niitä syrjään. Kyberhyökkäyksien ja tietosuojarikkomusten vuoksi menetetyt suuret rahasummat ylittävät helposti miljoonia euroja. Ei ole epäilystäkään siitä, että vahinko on suuri. Joten meidän kaikkien on paikastamme lähtien käytettävä hyviä käytäntöjä tietojen hallinnassa.
