Gmailin tallennusrajan hallinta: Vanhojen sähköpostien suodattaminen ja poistaminen

Gmail, Google email palvelu tarjoaa runsaasti 15 Gt tallennustilaa tiliä kohden, joka sisältää sähköpostiviestit ja tiedostot, jotka on tallennettu Google Drive, ja jopa valokuvia Google Kuvissa. Vaikka 15 Gt saattaa tuntua huomattavalta määrältä tallennustilaa, tosiasia on, että sähköpostin liitetiedostojen koon kasvaessa tämä tila voi täyttyä odotettua nopeammin. Jos huomaat käyttäväsi Gmailia usein, saatat kohdata yleisen ongelman sähköpostien kerääntymisestä ajan myötä. Usein valitset arkistoinnin poistamisen sijaan.

Jos olet huolissasi Gmail-tallennustilasta, varsinkin jos olet lähestymässä 15 Gt:n rajaa, on tärkeää puhdistaa postilaatikkosi vanhimmista sähköposteista alkaen. Tässä artikkelissa näytämme sinulle, kuinka tehokkaasti suodatat ja poistat nämä vanhenevat sähköpostit.

gmail

Miksi sähköpostit suodatetaan ja poistetaan

Kun luot Google-tilin, sinulle jaetaan 15 Gt tallennustilaa, joka jaetaan kaikille Googlen palveluille. Kun tämä tallennustila on täytetty, Google sallii sinun vastaanottaa sähköposteja, kunnes tallennustilasi on 120 %. Saat kuitenkin hälytyksiä, joissa sinua kehotetaan vapauttamaan tilaa poistamalla sähköposteja tai tiedostoja, koska tämän rajan ylittäminen voi häiritä sähköpostin vastaanottoa. Kun postilaatikkosi on täysin täynnä, kaikki saapuvat sähköpostit hylätään.

Tällaisissa tilanteissa sinulla on kaksi vaihtoehtoa: joko suodata ja poista tietyt sähköpostit pysyvästi vapauttaaksesi tilaa tai osta kuukausi- tai vuositilaus Google Oneen laajentaaksesi tallennuskapasiteettiasi. Google One tarjoaa paketteja alkaen 100 Gt, 200 Gt ja jopa 2 Tt tallennustilaa. Nämä suunnitelmat sopivat tyypillisesti kotikäyttäjille ja ammattilaisille, ja hinnat vaihtelevat vastaavasti.

Google One -vuositilaukset:

  • 100 Gt: 19.99 € vuodessa.
  • 200 Gt: 29.99 € vuodessa.
  • 2TB: 99.99 € vuodessa.

Suunnitelmat alkaen 2 Tt ja sitä suuremmat on yleensä suunniteltu ammattikäyttäjille tai henkilöille, jotka harjoittavat laajaa valokuvaus- tai videotoimintaa, mikä edellyttää laajamittaista pilvitallennusta. Kuitenkin, vaikka tallennustilaa kasvatettaisiin, sähköpostien järkevä hallinta on edelleen tärkeää, koska tilaa on rajallisesti.

Sähköpostien suodatus iän mukaan

Vaikka sähköpostin järjestämisessä on useita kolmansien osapuolien työkaluja ja sovelluksia, Gmail itsessään tarjoaa tehokkaat alkuperäiset hakuominaisuudet. Voit suorittaa tarkennettuja hakuja käyttämällä erityisiä komentoja tunnistaaksesi sähköpostit, joita haluat hallita ja poistaa.

"Older_than" -säännön avulla voit etsiä tiettyä ajanjaksoa vanhemmat sähköpostit. Jos esimerkiksi haluat näyttää yli kuusi kuukautta vanhoja sähköposteja, käytä seuraavaa komentoa:

older_than:6m

Sähköpostien suodattamiseen vuosien mukaan voit käyttää samanlaista komentoa, jossa "1y" tarkoittaa yhtä vuotta englanniksi. Esimerkiksi seuraava komento noutaa yli vuoden vanhemmat sähköpostit:

older_than:1y

Jos haluat suodattaa sähköpostit edelleen liitteen koon mukaan, voit käyttää "suurempi"-komentoa. Voit käyttää sitä itsenäisesti koko postilaatikon suodattamiseen tai yhdistää sen "older_than"-komennon kanssa tarkentamaan hakuasi. Jos haluat esimerkiksi suodattaa yli kaksi vuotta vanhemmat ja yli 10 Mt:n sähköpostit, käytä tätä komentoa:

older_than:2y larger:10M

"Suurempi"-komento on erityisen hyödyllinen sähköpostien suodattamiseen koon mukaan, kuten yli 10 megatavua.

Suodatus liitteen koon mukaan

Suodattaaksesi erityisesti suurimmat sähköpostit, yli 50 Mt suuremmat, käytä "larger:50M" -komentoa. Tämä näyttää kaikki tämän kokokriteerin täyttävät sähköpostit hakutuloksissa.

Kun olet suodattanut poistettavat sähköpostit, valitse kaikki viestit, jotka vastaavat hakuehtojasi. Voit tehdä tämän valitsemalla "valitse kaikki" -ruudun ja valitsemalla vaihtoehdon merkitä kaikki vastaavat sähköpostit. Tämän jälkeen voit nopeasti valita kaikki asiaankuuluvat sähköpostit.

Napsauta lopuksi "roskakori" -painiketta siirtääksesi nämä sähköpostit roskakoriin. Gmail säilyttää ne roskakorissa 30 päivää ennen pysyvää poistamista. Jos haluat poistaa ne välittömästi, siirry roskakorikansioon ja tyhjennä se. Huomaa, että poistoprosessi voi kestää jonkin aikaa, jos sinulla on satoja sähköposteja, joten harkitse tätä ennen kuin tarkistat käytettävissä olevan postilaatikon tilan.

Suodatus päivämäärän mukaan: Ennen tai jälkeen

Gmailin avulla voit paitsi suodattaa sähköpostit iän mukaan, myös määrittää tietyn päivämäärän, josta alkaen sähköpostit suodatetaan. Voit hakea ennen tiettyä päivämäärää saapuneet sähköpostit käyttämällä seuraavaa komentoa:

before: yyyy/MM/dd

Jos esimerkiksi haluat tarkastella kaikkia ennen 10. huhtikuuta 2016 vastaanotettuja sähköposteja, käytä komentoa:

before: 2016/04/10

Suodattaaksesi tietyn päivämäärän jälkeen saapuneet sähköpostit, käytä "after"-komentoa:

after: yyyy/MM/dd

Yhdistämällä nämä komennot voit suodattaa sähköpostit tarkan päivämäärän ja koon mukaan, mikä tarjoaa yksityiskohtaisen lähestymistavan postilaatikon tehokkaaseen hallintaan.

Kaikkien sähköpostien lataaminen tietokoneellesi

Jos määrität Gmail-tilisi sähköpostinhallintaohjelmissa, kuten Outlook tai Thunderbird, voit viedä kaikki sähköpostit helposti. Google tarjoaa kuitenkin alkuperäisen ratkaisun, joka ei vaadi kolmannen osapuolen ohjelmia. Lataa kaikki sähköpostisi, mukaan lukien liitteet, käy Google Takeout -sivustolla ja kirjaudu sisään Google-tililläsi. Täältä voit ladata kaikki henkilökohtaiset tietosi, mukaan lukien Gmail-sisältö.

Oletuksena kaikki palvelut on valittu ladattavaksi. Jos haluat keskittyä vain sähköpostien lataamiseen, poista kaikkien tuotteiden valinnat napsauttamalla Poista valinta.

Siirry "Mail"-osioon ja valitse se. Google Takeout ilmoittaa sinulle, että tiedot ladataan eri muodoissa, mukaan lukien Mbox sähköpostit ja JSON määritykset.

Jos napsautat "Eri muodot", voit tarkastella tuettuja muotoja.

Oletuksena Google Takeout lataa kaikki sähköpostit, koska Sisällytä kaikki sähköpostiviestit -ruutu on valittuna. Tämä tarkoittaa, että kaikki sähköpostit ladataan Mbox-muodossa.

Kun olet ladannut, voit tarkastella Mbox-tiedostoja käyttämällä sähköpostiohjelmia, kuten Microsoft Outlook tai Mozilla Thunderbird. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Windows Mbox Viewerilla voit tarkastella sähköposteja valikoivasti tuomatta niitä kaikkia paikallisesti. Jos sinulla on NAS-palvelin, kuten QNAP, voit käyttää sovelluksia, kuten QMailAgent, ladataksesi sähköpostit eri palveluntarjoajilta, mikä vapauttaa tilaa Gmail-postilaatikossasi.

Yhteenveto

Gmail tarjoaa tehokkaat alkuperäiset hakuominaisuudet, joiden avulla voit suodattaa ja hallita sähköposteja tehokkaasti. Voit suodattaa sähköpostit iän, koon ja päivämäärän mukaan komentojen avulla, mikä tekee sähköpostien poistamisesta, arkistointia tai luokittelusta helppoa. Gmail tarjoaa 15 Gt ilmaista tallennustilaa, joten sähköpostin oikea hallinta on ratkaisevan tärkeää. Jos tarvitset lisää tallennustilaa, Google One tarjoaa tilauspaketteja. Voit myös ladata sähköpostisi PC:llesi tai NAS-palvelimellesi pitkäaikaista tallennusta varten, jolloin Gmail-postilaatikkosi pysyy järjestyksessä ja tallennustilan rajoissa.