Kuinka valmistautua yrityksesi auditointiin

liiketoiminnan auditointi

Tilintarkastus on olennainen osa liiketoimintaa tehokkuuden ylläpitämiseksi. Se on tapa tarkastella yrityksen toimintaa ja prosesseja varmistaakseen, että kaikki järjestelmät ovat hyvin öljytty ja toimivat optimaalisesti. Siksi tarvitset yrityksesi raportteja ja tietoja. Suorittamatta auditointia voit arvioida ja antaa vääriä tietoja yrityksesi suorituskyvystä. Erityisesti saat vaikutelman, että yrityksesi on kannattavampi tai kukoistavampi kuin mitä se todellisuudessa on.    

Lisäksi suoritatpa sisäisen laatu- tai viranomaistarkastuksen, yrityksesi valmisteleminen auditointiin voi olla ylivoimaista, varsinkin jos sinulla on pieni tiimi. Auditointi vaatii paljon paperityötä ja vie paljon aikaasi. Mutta onneksi yritykset voivat nykyään suorittaa auditointeja tehokkaasti käyttämällä tarkastusohjelmisto. Tarkastusohjelmiston avulla saat tarvittavat asiakirjat helposti yhdestä paikasta ilman suuria paperikasoja.

Siitä huolimatta, haluatko investoida tilintarkastusteknologiaan tai et, auditointiin valmistautuminen on välttämätöntä, jotta yrityksesi selviää prosessista onnistuneesti. Jotta voit valmistautua yrityksesi auditointiin, alla on muutamia vaiheita, jotka voit tehdä.    

Pidä Kalenteri    

Ei ole olemassa kiinteitä sääntöjä siitä, kuinka usein yrityksesi tulee suorittaa tilintarkastus. Useat tekijät vaikuttavat kuitenkin siihen, kuinka usein sinun on tarkastettava. Oletetaan esimerkiksi, että olet saanut sertifioinnin alan standardiorganisaatiolta, kuten PCI Security Standards Councililta. Siinä tapauksessa pätevän turva-arvioijan on suoritettava tarkastus vuosittain varmistaakseen, että noudatat vaatimuksia. Lisäksi voit määrittää nämä arvioijat joko neljännesvuosittain tai vähintään kahdesti vuodessa, jotta voit määrittää, vastaavatko tavoitteet ja menettelyt säädöstenmukaisuutta ja yrityksen käytäntöjä.      

Tiedä millaisia ​​auditointeja yrityksesi tarvitsee ja milloin sinun on suoritettava ne. Yleensä tarkastukset tehdään tilikauden lopussa tai alussa. Riippumatta siitä, milloin, tärkeintä on tietää, milloin sellainen on tulossa, jotta voit valmistella tarvittavat vaatimukset ja varusteet sekä napata vastuuhenkilöitä. Sinun on esimerkiksi varmistettava, että käyttämissäsi kannettavissa tietokoneissa on prosessorit jotka ovat riittävän päteviä tuleviin tehtäviin tai että osastoraportit ovat kunnossa.     

Kerää ja järjestä asiaankuuluvat asiakirjat    

Kun tiedät, milloin valmistautua, siirryt siihen, mitä valmistat. Tarvittavan dokumentaation laatiminen ajoissa auttaa parantamaan auditointiprosessia. Siksi sinun tulee varmistaa, että kaikki asiakirjasi, kuten kirjanpito- ja talousasiakirjat, henkilöstöasiakirjat, inventaariot, vuosiraportit ja muut ovat kunnossa. Kun olet kerännyt kaikki asiaankuuluvat tiedostot, järjestä ne tarpeen mukaan, yleensä kronologisesti. Varmista sitten, että kaikki nämä ovat tarkkoja ja virallisia, erityisesti tapahtumapäivämäärät, kirjelomakkeet, kumileimat, ALV-verokuitit, asiakirjanumerot ja valtuutetut allekirjoitukset.    

Etenkin taloudellisia tietoja varten voi olla hyödyllistä, jos he ovat valmiita välttämään viime hetken kysymyksiä. Nämä asiakirjat voivat sisältää uusia vuokrasopimuksia, lainasopimuksia, merkittäviä myyntisopimuksia, vakuutuksia, oikeudellisia asiakirjoja ja ilmoituksia Internal Revenue Service (IRS). Erityisesti ulkopuoliset tilintarkastajat ovat kiitollisia, kun yritykset laativat paperinsa tukemaan liiketoimia ja tilisaldoja. Hyvä asia on, että kirjanpitotiimilläsi on jo monia näistä talousasiakirjoista.      

Lisäksi voit parantaa asiakirjojen järjestämistä perustamalla Google Driven, joka on jokaisen tiimisi käytettävissä tallentamaan tiedot kaikista suoritetuista tapahtumista ja pitämään varmuuskopiot.    

Tarjoa koulutusta    

Sisäinen tarkastus on olennainen osa mitä tahansa tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusohjelmaa. Se on käytännöllinen tapa hallita riskejä asianmukaisesti. Sisäisen tarkastuksen tavoitteena on antaa näkemys yrityksen politiikoista, kulttuurista ja toimintatavoista tarkastamalla sisäiset tarkastukset, kuten asiaankuuluvien lakien ja määräysten noudattaminen, toiminnan tehokkuus ja riskienhallintatoimenpiteet. Siten sisäisen tarkastuksen aikana aikataulun laatimisen ja tarvittavien asiakirjojen laatimisen lisäksi kannattaa harkita sisäisen tarkastuksen koulutusta tiimisi jäsenille. Sisäisen tarkastuksen koulutus auttaa varmistamaan, että tiimisi antavat objektiivisen näkökulman ongelmia dokumentoitaessa.    

Lisäksi hyödyllisimmät sisäiset tarkastukset ovat hyvin koordinoituja, hyvin suunniteltuja tapahtumia, jotka minimoivat riskit ja liiketoiminnan häiriöt. Siten, jotta sisäisen tarkastuksen onnistuminen onnistuisi, tiimisi on ymmärrettävä sisäisen tarkastuksen perusprosessi. Mutta sen lisäksi heidän on myös ymmärrettävä, kuinka dokumentoida havaintojaan, kerätä asiaankuuluvia tietoja ja kaivaa syvälle tarjotakseen arvokkaita oivalluksia varmistaakseen, että noudatat yrityksesi vakiintuneita käytäntöjä ja menettelyjä.    

liiketoiminnan auditointiohjelmisto

Yhteenveto    

Kaiken kaikkiaan onnistunut tilintarkastus voi tarjota yrityksellesi useita etuja, kuten virheettömän tilinpäätöksen, varmuuden mahdollisille sijoittajille ja yrityksesi yleisen maineen paranemisen. Vaikka ulkoiset tarkastajat ovat vastuussa havaintojensa tekemisestä, heidän työnsä ei pyöri virheiden tai petosten estämisessä. Yrityksen omistajana olet ensisijaisesti vastuussa siitä, että kaikki tarkastajalle antamasi tiedot ovat tarkkoja ja todenmukaisia. Siksi sinun tulee varata aikaa valmistautuaksesi ja varmistaaksesi, että kaikki tiedostot ja asiakirjat ovat tarkkoja ja ajan tasalla. Tämän lisäksi voit myös harkita investoimista tarkastusohjelmistoihin tarkastusprosessin tehostamiseksi.