Kuinka luoda ja käyttää sähköpostimalleja Outlookissa

Jos työskentelemme päivittäin sähköpostien lähettämisessä ja vastaanottamisessa, voimme käyttää email johtaja. Tätä varten, Microsoft on oma sovellus, joka on integroitu Windows, kuten Outlook. Yksi tämän managerin käytön eduista on sen kyky luoda sähköpostimalleja, joiden avulla voimme säästää paljon aikaa, jos suoritamme toistuvia tehtäviä.

Mallien käyttäminen sähköpostien kirjoittamisessa on hyvin yleinen käytäntö, varsinkin ammattialalla, jossa saatamme joutua lähettämään sähköposteja, joissa on aina sama rakenne tai yhtäläiset osat, jolloin niistä on erityisen hyötyä.

Mallin ominaisuudet

luoda ja käyttää sähköpostimalleja Outlookissa

Mallien käyttö sähköposteja kirjoitettaessa voi olla erittäin hyödyllistä, koska se tarjoaa meille rakenteen tai lomakkeen, jota käytämme yleensä toistuvasti, jotta voimme säilyttää sen tallessa ja käyttää sitä missä tahansa sisällössä. Nämä ovat hyödyllisiä, kun lähtevillä sähköpostiviesteillä on yleensä sama sisältö tai samanlainen rakenne. Näin säästämme aikaa sen käytössä, sillä postia ei tarvitse kirjoittaa uudelleen alusta joka kerta.

Mallin tärkeimmät ominaisuudet ovat seuraavat:

  • Niiden avulla voit esikatsella sähköpostin, jonka vastaanottaja aikoo vastaanottaa.
  • Voit lisätä kuvia.
  • Tukee HTML-tageja.
  • Yhteensopiva RTF:n kanssa.
  • Se sallii liitetiedostot linkin muodossa, jonka avulla ne voidaan ladata tai tarkastella.
  • Sitä voidaan soveltaa useisiin vastaanottajiin.
  • Luotuja malleja voidaan päivittää tai muokata.
  • Ne voidaan jakaa muiden käyttäjien tai ryhmien kanssa.

Niitä käytettäessä on pidettävä mielessä, että viestin rungosta on mahdollista luoda vain kopio. Kaikki lisätiedot, jotka haluamme lisätä, kuten vastaanottaja, liitetiedostot, käsiteltävä aihe… on aina lisättävä manuaalisesti, kun olemme lisänneet mukautetun mallin. Lisäksi on mahdollista lisätä uusia tietoja ennen mallin lähettämistä osana viestiä.

Kuinka luoda malleja Outlookista

Microsoftin sähköpostihallinnan avulla voimme luoda sähköpostimallin kahdella eri tavalla. Yksi sisäänrakennetun "Quick Items" -toiminnon kautta, toinen "Omat mallit" -laajennuksen kautta tai myös "Tallenna nimellä" -vaihtoehdosta. Seuraavaksi näemme, kuinka ne luodaan näillä menetelmillä.

Tallenna malliksi

Aluksi avaamme Outlookin ja napsautamme sen aloitusikkunassa Uusi sähköposti -painiketta tai käytämme suoraan pikanäppäintä "Ctrl + Shift + M". Tämä avaa uuden ikkunan, jossa kirjoitamme haluamamme sisällön viestin runkoon, joka sisältää luotavan mallin.

Kun olet valmis, napsautamme viestiikkunassa "Tiedosto" -välilehteä ja valitse "Tallenna nimellä". Myöhemmin Tallenna nimellä -valintaikkunassa näytämme välilehden "Tyyppi"-osiossa ja valitsemme vaihtoehdon "Outlook-malli (* .oft)" . Tiedoston "Nimi"-osioon kirjoitamme nimen, jonka aiomme antaa mallillemme ja lopuksi napsautamme Tallenna-painiketta ja valitsemme haluamasi sijainnin.

Outlook-muotoinen mensaje

Jotta voimme käyttää sitä, meillä on oltava Kehittäjä-välilehti on aktiivinen Outlookin työkalupalkissa. Jos meillä ei ole sitä, napsauta "Tiedosto"- ja "Asetukset"-välilehteä. Uudessa ikkunassa napsautamme "Muokkaa nauhaa" ja merkitsemme "Ohjelmoija" -ruudun, jonka löydämme oikealta. Lopuksi painamme Ok.

Añadir Programador a la cinta de opciones de Outlook

Seuraavaksi voimme napsauttaa Kehittäjä-välilehteä ja sitten napsauttaa "Valitse lomake" .

Outlook elegir kaava

Uudessa ikkunassa näytämme "Hae" -välilehden ja asetamme polun, johon olemme tallentaneet mallin. Tämä saa sen näkyviin ikkunaan, joten sinun tarvitsee vain valita se ja napsauttaa "Avaa" -painiketta.

Outlook elegir-formaatti

Käytä pikatuotteita

Ensimmäinen asia, jonka aiomme tehdä, on avata Outlook ja napsauta sen päävalikossa "Uusi sähköposti". Seuraavaksi kirjoitamme sen sisällön, minkä haluamme mallimme olevan korostaaksemme sitä myöhemmin. Nyt siirrymme ylempään työkalupalkkiin ja napsauta “Nopeat elementit” -välilehti ja napsauta hiirellä avataksesi sen pudotusvalikon. Tässä valitsemme vaihtoehdon "Tallenna valinta pikaelementtien galleriaan" .

Outlook Elementos rápidos

Tämä avaa uuden ikkunan luo uusi luontilohko , jossa meidän on täytettävä näkyviin tulevat kentät. Toisaalta "Nimi"-osiossa ilmoitamme yksilöllisen tunnisteen, jota Quick Elements -toiminto käyttää jokaisessa merkinnässä, luettelemalla ne aakkosjärjestyksessä. "Galleria"-osiossa se auttaa meitä tallentamaan sisällön tiettyihin gallerioihin, kun taas Kategoriassa ne ovat kuin galleriaan kuuluvia alikansioita, joten meidän on pysyttävä vain kohdassa "Yleinen".

Outlook Luo uusi bloque de Creación

Myöhemmin löydämme "Kuvaus"-osion, jossa voimme osoittaa kommentin, joka auttaa meitä kuvaamaan mallia. "Tallenna nimellä" -kohdassa meidän on varmistettava, että sapluuna on saatavilla osoitteessa NormalEmail.dotm, jotta voimme käyttää sitä tulevissa sähköpostiviesteissä. Lopuksi "Asetukset"-osiossa se auttaa meitä määrittämään, kuinka kukin merkintä lisätään. Kun olet valmis, napsauta Hyväksy, jotta kaikki muutokset tallennetaan.

Kun uusi mallimme on luotu, voimme käyttää sitä. Tätä varten siirrymme siihen sähköpostin osaan, jossa haluamme mallin näkyvän. Napsauta seuraavaksi "Pikaelementit" -välilehteä ja napsauta mallia joita aiomme käyttää.

Outlook insertar plantillas desde Elementos rápidos

Suorita se Omista malleistani

Toinen mahdollisuus suorittaa tämä prosessi on käyttää "Omat mallit" -apuohjelmaa, jonka löydämme oletuksena myös Outlookista. Tämän lisäosan avulla voimme luoda malleja, jotka voidaan lisätä viesteihin valitsemalla "Lisää malli" -toiminto . Siihen voimme sisällyttää sekä tekstiä että kuvia ja tallentaa ne myöhemmin haluamaasi paikkaan. Tällä tavalla on mahdollista tallentaa usein käyttämiämme lauseita ja lisätä ne sähköpostiisi, kun katsomme sen tarpeelliseksi.

Aloita avaamalla Outlook ja napsauttamalla "Uusi sähköposti" -painiketta. Napsauta uudessa ikkunassa "Viestit" -välilehteä ja napsauta "Omat mallit" -osiossa "Näytä mallit" . Tämä saa uuden sarakkeen ilmestymään näytön oikealle puolelle, jossa napsautamme "(+) Malli" -painike .

Outlook Mis plantillas

Nyt tyhjiin ruutuihin meidän on annettava uusi otsikko, jotta voimme erottaa sen myöhemmin ja uusi tekstiosa, joka lisätään sähköpostiin joka kerta kun käytämme sitä. Kun olet valmis, napsauta "Tallenna" -painiketta varmistaaksesi, että se on aina saatavilla myöhemmin.

Escribir contenido de la plantilla en Outlook

Kuten näemme, uusi luotu malli lisätään olemassa oleviin, joten sitä tarvitsee napsauttaa vain, kun meidän on käytettävä sitä sähköpostissa.

Valitse plantilla en Outlook