Microsoft Outlook on vuosikymmeniä ollut yksi suosituimmista email asiakkaita maailmassa. Sähköpostien lähettämisen ja vastaanottamisen perustoimintojen lisäksi Outlookissa on monia työn tehostamiseen tähtääviä ominaisuuksia. Alustan kehittämisen aikana Microsoft on juurruttanut sovellukseen paljon joustavuutta paremman käyttökokemuksen saavuttamiseksi. Alla on joitain Outlookin tärkeimmistä työkaluista ja ominaisuuksista, jotka voivat auttaa sinua organisoimaan työsi ja vähentämään arjen tehtävistäsi aikaa:
1. Järjestä useita kalentereita yhteen käyttöliittymään
Niille, jotka hallitsevat päivittäin aikaansa sekä työ- että yksityiselämässä, tämä ei ole mahdollista ilman Outlookin kalenteria. Tämän ominaisuuden ansiosta voit avata ja työskennellä useiden kalentereiden kanssa samanaikaisesti, jolloin kaikki tietosi on yhdessä paikassa eikä sinun tarvitse vaihtaa eri sovellusten välillä. Outlook toimii myös hyvin Google-kalenterin kanssa, joten kaikki tapahtumasi ja muistutukset tallennetaan yhdelle alustalle.
2. Hanki reaaliaikaisia sääennusteita
Microsoftin Outlook ei ole vain sähköposteja varten, vaan siinä on myös Sää-kuvake, josta käyttäjät voivat saada sovelluksesta reaaliajassa nykyiset sääolosuhteet. Se ei ole tarkin sääsovellus, mutta sen avulla saat nopeasti käsityksen alueesi säästä, mikä on hyödyllistä päivän järjestämisessä.
3. Aseta automaattiset sähköpostisäännöt
Kun työskentelet suuren sähköpostimäärän kanssa, sinun on käytettävä Outlookin automaattisia sääntöjä, koska se helpottaa työtäsi. Joitakin toimintoja, joita voit määrittää sisällytettäväksi; lajitella sähköpostit tiettyihin kansioihin, merkitä sähköpostit luetuiksi tai jopa lähettää ne edelleen muille ihmisille. Tämä auttaa myös pitkälle varmistamaan, että postilaatikkosi ei päädy sotkuiseksi ja säästää myös aikaa.
4. Mukauta pikatoimintoja
Outlookin avulla voit mukauttaa sähköposteissa usein käyttämiäsi toimintoja, kuten sähköpostien kiinnittämisen, lajittelun kansioihin tai poistamisen. Jos mukautat näitä oikoteitä, voit vähentää sähköpostien käsittelyyn kuluvaa aikaa ja hallita siten postilaatikkoasi tehokkaasti.
5. Suora linkki Microsoft 365 -sovelluksiin
Microsoft 365 -tilaajille Outlookilla on helppo pääsy useisiin muihin sovelluksiin, kuten Word, Excel, PowerPoint ja To Do. Nämä pikanäppäimet auttavat esittelemään ja hajottamaan eri tehtäviä sekä käyttämään kaikkia työkaluja ilman, että sinun tarvitsee poistua sähköpostiohjelmasta.
6. Microsoft 365 – Mainokseton kokemus
Microsoft 365 -tilauksen etuna on, että voit käyttää Outlookia ilman mainoksia. Tämä ominaisuus parantaa sähköpostisi käyttöä tarjoamalla sinulle yksinkertaisen, selkeän näytön, joka auttaa sinua saamaan asiat tehtyä häiritsemättä.
Alla on Outlook-ominaisuudet, joiden avulla voit helposti lisätä tuottavuuttasi ja tehokkuuttasi. Jos käytät useita kalentereita, automatisoit sähköpostisi tai mukautat työtilaasi, näiden ominaisuuksien tarkoituksena on tehdä työstäsi helpompaa ja tehokkaampaa.