10 vinkkiä täydellisen henkilökohtaisen tapahtuman järjestämiseen

Henkilökohtaista tapahtumaa suunniteltaessa on otettava huomioon monia asioita. Sinun tulee huolehtia siitä, että tapahtumapaikka sopii täydellisesti osallistujillesi, että tuoleja on riittävästi kaikille ja että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan itse tapahtumapäivänä. Kun olet kuitenkin suunnitellut kaiken ja saanut kaikki nämä yksityiskohdat valmiiksi, voit vetää syvään henkeä ja nauttia olostasi!

henkilökohtainen tapahtuma

Vinkki 1: Suunnittele tapahtumasi ikään kuin se olisi henkilökohtaisesti

Ensinnäkin sinun tulee suunnitella tapahtumasi ikään kuin se tulee olemaan henkilökohtaisesti. Tämä on yksi yleisimmistä virheistä, joita ihmiset tekevät tapahtumaa suunnitellessaan. He olettavat, että koska he eivät ole fyysisesti paikalla, mitään ei tarvitse suunnitella.

Kokeile taulun tai muun visuaalisen apuvälineen käyttöä, joka auttaa järjestämään ajatuksesi yhtenäiseen aikatauluun. On tärkeää sisällyttää kaikki – mutta ei välttämättä tärkeysjärjestyksessä! Esimerkiksi:

  • Ohjelmasi (mitä aiot tehdä?)
  • Luettelo esitelmien pitävistä / kuinka kauan kukin esitys kestää ja mitä aiheita käsitellään

(Huomaa: Sinun ei tarvitse sisällyttää sellaisia ​​asioita kuin "Pidän esityksen hot dogien valmistamisesta." Se on ilmeistä.)

Vinkki 2: Aseta päivämäärä ja aika

Haluat asettaa tapahtumallesi päivämäärän ja kellonajan, joka sopii sekä sinulle että kohdeyleisöllesi. Jos järjestät seminaarin parhaasta tavasta valmistautua eläkkeelle siirtymiseen, ei ehkä ole viisasta järjestää sitä samana päivänä eläkesuunnitteluun keskittyvän konferenssin kanssa.

Samoin, jos järjestät iltapäivän verkostoitumistapahtuman, jossa ihmiset voivat tavata toisiaan juomien kera, valitse aika, jolloin kalenterissa ei ole monia muita tapahtumia, jotka voisivat kilpailla sinun kanssasi – kuten lounasaikaan tai tuntien jälkeen. Jos tavoitteesi on vain saada lisää ihmisiä mukaan yritykseesi tai organisaatioosi ottamatta liikaa pois heidän henkilökohtaisesta elämästään (esim. kotielämästä), harkitse aikaisin aamukokouksen järjestämistä ennen työtä, jotta he voivat osallistua ilman tarvetta huolehdi siitä, että menetät paljon!

Vinkki 3: Luo aikajana aloittamalla suurista virstanpylväistä ja täyttämällä sitten pienemmät tiedot

Kun olet luonut suuret virstanpylvääsi, on aika täyttää pienemmät tiedot. Katso kalenteriasi ja aloita kaikkien pienten tehtävien täyttäminen.

Jos esimerkiksi suunnittelet tapahtumaa, jossa on keskusteluja, työpajoja ja demoja 5 päivän ajan, jaa ne päivät seuraavasti:

Päivä 1: Tervetuliaisvastaanotto (3 tuntia), jonka jälkeen illallinen (2 tuntia), sitten puhujien ja asiantuntijapaneelien esitykset (5 tuntia).

Päivä 2: Aamu on omistettu työpajoille ja demonstraatioille; lounaan jälkeen keskustelemme alan johtajilta ennen illallista (2 tuntia).

Vinkki 4: Kun suunnittelet budjettiasi, varaa varoja puhujille, tapahtumapaikoille ja kaikille suunnittelemillesi viihteille

Kun suunnittelet tapahtumasi budjettia, sinun tulee varata kolme asiaa: puhujat, tapahtumapaikat ja viihde.

  • Kaiuttimet: Tapahtumasi kaiuttimien laatu tekee tai rikkoo sen. Joten kuinka paljon sinun pitäisi varata jokaiselle kaiuttimelle? Suosittelemme 500 dollaria tunnin puheelta ja 500 dollaria 30 minuutin puheelta. Sitä ei välttämättä veloiteta jokaiselta vieraalta – heillä voi olla kiinteä maksu tai jokin muu hintarakenne – mutta tämä on summa, joka antaa sinulle tilaa neuvotella, jos he pyytävät vähemmän aikaa kuin he tarvitsevat ja maksavat silti heille oikeudenmukaisesti. Et halua säästää rahaa motivoivista puhujista leikkaamalla heidän palkkojaan!
  • Tapahtumapaikat: Sinun on myös päätettävä, missä järjestät tapahtuman; Olipa kyseessä jonkun talo tai taidegalleria, tapahtumapaikan kustannukset voivat nousta nopeasti riippuen siitä, mitä mukavuuksia tarvitaan (esimerkiksi jos tapahtumapaikalla ei ole tuoleja saatavilla). Suosittelemme varaamaan noin 100 dollaria/vieras ruokakuluihin (sisältää alkupalat) ja vielä 100 dollaria/vieras alkoholikuluihin (johon sisältyy olut). Tämä tarkoittaa, että jos paikalla on 100 vierasta, jotka haluavat sekä alkupaloja että juomia illallisen aikana, nämä kaksi tuotetta voivat yksin maksaa tarpeeksi lähellä toisiaan, jotta yksi henkilö voisi käyttää yli puolet palkastaan ​​kokeilemalla vain näitä kahta asiaa yksin! Useimmat ihmiset eivät tietenkään käytä kaikkia rahojaan vain näihin kahteen toimintaan, mutta ajattelimme, että tämä antaisi kontekstin sen sijaan, että sanoisi "varaa tarpeeksi rahaa, jotta kukaan ei jää nälkäiseksi".

Vinkki 5: Mieti tapoja tehdä tapahtumastasi erilainen kuin muut toimialallasi

hyvä tapa aloittaa ideoiden aivoriihi on pohtia, mikä tekee tapahtumastasi ainutlaatuisen. Esimerkiksi, onko alallasi muita tapahtumia, jotka tapahtuvat suunnilleen samaan aikaan kuin sinun? Jos on, miten voit erottua heistä ja saada omasi erottumaan joukosta?

Mieti, mikä erottaa tapahtumasi muista alan toimijoista. Onko kyseessä uudenlainen puhuja tai aihe? Uusi paikka? Interaktiivinen elementti, joka on ainutlaatuinen organisaatiollesi, kuten sovellus tai verkkosivusto, josta käyttäjät voivat saada lisätietoja tapahtumasta tai lähettää kysymyksiä esitysten aikana (puhun tästä lisää myöhemmin).

Vinkki 6: Suunnittele käyttökatkoksia, jotta osallistujat voivat verkottua keskenään

Kutsutuilla tulee olla aikaa keskustella toistensa kanssa, ja sinun tulee kannustaa heitä tekemään niin. Jos tapahtumasi on muodollinen, varmista, että on varattu alueita, joissa osallistujat voivat seurustella ja verkostoitua vapaasti. Jos suunnittelet vähemmän muodollista tapahtumaa, harkitse taukojen ottamista istuntojen väliin, jotta ihmiset voivat puhua ikätoveriensa kanssa näinä aikoina.

On monia tapoja auttaa osallistujiasi hyödyntämään tätä verkostoitumismahdollisuutta:

  • Anna jokaiselle osallistujalle nimimerkit tai nimilaput sisäänkirjautumisen yhteydessä. Varmista, että ne sisältävät niiden yritysten nimet, arvonimet (tai asemat), yritysten nimet ja logot, joita osallistujat edustavat neuvottelupöydissä. Tämä auttaa osallistujia muistamaan nimet helposti ja antaa heille hauskaa puhuttavaa, kun he tapaavat uusia ihmisiä aterioiden tai muiden taukojen aikana koko konferenssipäivän ajan.* Anna jokaiselle osallistujalle tietopaketti, joka sisältää kaikki olennaiset tiedot itsestäsi ja organisaatiostasi; liitä mukaan yhteystiedot, jotta osallistujat voivat tarvittaessa ottaa yhteyttä tapahtumastasi kotiin palattuaan.* Tee selväksi, että mahdollisuuksia epäviralliseen verkostoitumiseen on runsaasti koko päivän ajan; kannustaa osallistujia paitsi lavalla myös pöytien ympärillä aterioiden tai taukojen aikana, jotta kaikilla on riittävästi aikaa jutella toistensa kanssa

Vinkki 7: Brändäys on tärkeää

Brändäys on tärkeää, jos haluat erottua kilpailijoistasi ja antaa tapahtumallesi ainutlaatuisen, omanlaisensa. Brändäystä voidaan tehdä monella tavalla, mukaan lukien logot, värit ja fontit.

Kun päätät tapahtumallesi oikeaa brändäystä, mieti, millaisen viestin haluat lähettää (hauskaa? muodollista? ystävällistä?). Tutki muita tapahtumia, joilla on samanlaisia ​​teemoja tai tyylejä kuin sinun, ja katso, mitä ne tekivät eri tavalla kuin toiset. Esimerkiksi, jos samassa kaupungissa järjestetään useita konferensseja saman viikon aikana; mitkä kiinnittivät huomiosi? Miksi se oli?

Vinkki 8: Kerro ihmisille tapahtumastasi sosiaalisessa mediassa

Toinen loistava tapa saada sanaa tapahtumastasi julkisuuteen on sosiaalinen media. Sosiaalinen media on loistava tapa tavoittaa yleisösi ja se on ilmaista!

Voit käyttää hashtageja auttamaan ihmisiä löytämään tapahtumasi, mutta varmista, että käytät niitä tavalla, joka vastaa brändiäsi ja persoonallisuuttasi. Jos et halua käyttää hashtageja, lisää vain linkki verkkosivullesi tai Facebook Sivu, jossa ihmiset voivat rekisteröityä tapahtumaan, käy mainiosti.

Vinkki 9: Esitä kysymyksiä ongelmien ratkaisemisesta ennen kuin sitoudut mihinkään

Paras tapa välttää tämä ongelma on kysyä kysymyksiä näiden ongelmien ratkaisemisesta ennen kuin sitoudut mihinkään. Esitä kysymyksiä asioista, jotka pidät tärkeimpänä, kuten "Kuinka varmistamme, että ihmiset tietävät, mistä he voivat napata ruokaa?" tai "Kuinka seuraamme, ketkä tulevat ja menevät?" Voit myös kysyä vaikeimmastasi olevista asioista, kuten "Mitä tapahtuu, jos sataa?" tai "Mitä tapahtuu, jos joku kaataa juomansa matolleni?" Äläkä unohda niitä, jotka ovat hämmentäviä, vaikka ne eivät välttämättä ole ongelmallisia, kuten ”Miksi kaikilla on oma nimimerkki, mutta vain joillain on kaulanauhat? Ovatko nuo erityiset VIP-merkit tai jotain?"

Vinkki 10: Käytä Event Management Platformia

Olet tehnyt kaiken jalkatyön, olet suunnitellut tapahtuman ja sinulla on loistava agenda. Nyt on aika myydä lippuja, hallita RSVP:itä ja kerätä email osoitteita. Jos käytät tapahtumanhallintaa työkalu, kuten Eventtia henkilökohtaiseen tapahtumaasi (ja sinun todella pitäisi olla) se tekee lippujen myynnistä paljon helpompaa! Voit luoda aloitussivun, jolla on kaikki tarvittavat tiedot tapahtumasta, mukaan lukien ilmoittautumislinkit, hintatiedot ja muut tärkeät tiedot. Alustan avulla osallistujat voivat myös noutaa merkit itse sisäänkirjautumisen yhteydessä sen sijaan, että hoitaja tekee sen puolestaan ​​– tämä tekee asioista paljon helpompaa kaikille osallistujille! Muista vain olla ilmoittamatta itseäsi loppuunmyytyksi, ellei ole ollenkaan mahdollista, että joku muu voisi rekisteröityä sinun jälkeen.*

Yhteenveto

Jos aiot järjestää henkilökohtaisen tapahtuman, pidä nämä vinkit mielessä. Muista, että on tärkeää olla rehellinen itsellesi omista vahvuuksistasi ja heikkouksistasi – ja sitten käyttää niitä hyödyksesi!