Der Einsatz des PDF-Formats hat in den letzten Jahren enorm an Popularität gewonnen, wenn es um die Durchführung von Arbeiten und den Umgang mit Akten aller Art, auch bei der Verwaltung von amtlichen Dokumenten, geht. Und ist das diese Art von? Adobe files hat in letzter Zeit an Popularität gewonnen und wird in einer Vielzahl von Bereichen verwendet, sei es im Haushalt, im Beruf oder im Bildungsbereich. Trotz seiner Popularität können wir jedoch feststellen, dass Dateien in PDF / A. Format sind die große Unbekannte.
Deshalb werden wir heute über dieses etwas eigenartige Format sprechen. Es basiert zwar auf den uns bekannten PDFs, hat aber auch einige Unterschiede, da sie als Langzeitspeicher dienen sollen, damit wir die Daten jahrzehntelang ohne Beschädigung speichern können.
Dies liegt daran, dass die Dateien zwar im Laufe der Zeit keinen Schaden erleiden sollten, es jedoch aufgrund der Art der Datenspeicherung möglich sein kann, dass wir zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht über die erforderliche Software verfügen, um auf ihre Inhalte zugreifen zu können Art von Dateien. Daher kann es uns in Zukunft aufgrund des Betriebs und der Datenverwaltung, die herkömmliche PDFs intern durchführen, passieren.
Was ist das PDF / A-Format?
Wenn wir von PDF / A sprechen, meinen wir eine Variante des PDF-Formats, die garantiert, dass ein Dokument unabhängig von der verwendeten Software jederzeit auf die gleiche Weise geöffnet werden kann. Auf diese Weise werden alle für die Anzeige des Dokuments und seiner Elemente notwendigen Informationen in gleicher Weise in die Datei eingebettet, wodurch unsere Dokumente langfristig sicher und zugänglich sind. Und die genaue Wiedergabe der Inhalte ist in die nächsten 25 Jahre oder länger , damit wir das Dokument in dieser Zeit mit unverändertem Inhalt öffnen können.
Dokumente im PDF/A-Format sind völlig unabhängig. Dies bedeutet, dass sowohl der Inhalt wie Farbinformationen, Text, Bilder, Audio, Schriftarten und andere Elemente eingebettet in die Datei selbst , daher kann es keine Informationen aus einer externen Quelle enthalten. Attribute verbessern diese Dateitypen als Vorteil der Abspielbarkeit. Wenn Dateien kopiert werden, enthält sie dieselben Elemente wie das Original, da nachträgliche Änderungen oder Modifikationen nicht zulässig sind, wodurch die Originalität des Inhalts gewährleistet wird.
Außerdem unterstützt diese Art von Format im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Dokumenten keine ausführbaren Inhalte, URLs, Transparenz, JavaScript und LZW-Komprimierung. Alle Informationen, Tools und Dokumentationen finden Sie bei dieser Link zu seiner offiziellen Website .
Welche Arten können wir finden?
Angesichts der Entwicklung des PDF-Formats in den letzten Jahren haben auch Programme, die es lesen, erstellen oder ändern können, diese Entwicklung erreicht. Aus diesem Grund wurde der PDF/A-Standard mit neuen Levels mit jeweils unterschiedlichen Eigenschaften und Zielsetzungen überarbeitet. Daher können wir drei Modalitäten finden, wie z PDF / A-1, PDF / A-2 und PDF / A-3 .
Dies bedeutet nicht, dass eine höhere Zahl ein höheres Niveau des Standards impliziert, weshalb die neuen Standards den vorherigen Standard nicht ersetzt haben. Dies liegt daran, dass jede Ebene besser auf die Anforderungen der Datei abgestimmt ist.
Jede dieser Ebenen enthält wiederum zwei oder drei Unterebenen:
- Unterebene B (Basis): erfüllt alle Anforderungen und Spezifikationen der Norm.
- Unterebene U – Dies ist nur die grundlegende Einhaltung. Als zusätzliche Anforderung gilt, dass die PDF-Texte immer ihre Entsprechung in Unicode-Kodierung haben, um eine korrekte Indexierung und Lesbarkeit der Texte zu gewährleisten.
- Unterebene A (zugänglich): Dies sind solche, die neben den Inhalten B und U der Inhaltsstruktur entsprechen und so gekennzeichnet sind, dass sie sowohl die Reihenfolge als auch die Hierarchie der Lektüre beschreiben.
Aus diesem Grund sorgt jede Option für unterschiedliche Konformitätsstufen, was die Erhaltung verschiedener Elemente in Ihrer digitalen Datei erleichtert und andere Elemente wie Effekte und Ebenen unterstützt.
Vor- und Nachteile gegenüber PDF
Die Verwendung von PDF/A hat einige Vorteilen gegenüber den herkömmlichen, denn bei der Speicherung der Daten werden diese gemäß den behördlichen Beschränkungen gegenüber den herkömmlichen gespeichert. Auf diese Weise können wir es verwenden, um langfristige Informationen zu speichern, ihr Hauptziel. So können wir sie lesen und verstehen, auch wenn sich die Software ändert.
Für den Fall, dass wir mit einer PDF / A-Datei anstelle des üblichen Adobe-Formats arbeiten, werden die Leser dieser in der Regel darauf hinweisen, da der Inhalt zunächst dem bloßen Auge ähnelt. Das heißt, für den Fall, dass wir Dokumente mit allen Arten von Inhalten erstellen müssen, nicht nur mit Text, ist das beliebte Adobe-Format eine weit verbreitete Lösung. Für den Fall, dass die Dateien jedoch im Laufe der Zeit zugänglich sein müssen, ist die Verwendung von PDF / A immer ratsamer.
Wir müssen jedoch auch berücksichtigen, dass es Einschränkungen bei der Verwendung kann ein PDF-Dokument Links, Schaltflächen, Formularfelder, Audio und Video enthalten. Es kann auch Metadaten, Anmerkungen und eingebettete Dateien enthalten. Darüber hinaus ermöglichen sie Ihnen, mit digitalen Zertifikaten elektronisch zu signieren und zu verschlüsseln, um Ihre Inhalte vor Dritten zu schützen. PDF / A fehlt all dies, daher ist es wichtig, dies bei der Wahl zwischen dem einen oder anderen zu berücksichtigen.
Konvertieren Sie ein PDF in PDF / A
Wenn wir überzeugt sind und unsere PDF-Dokumente in PDF/A umwandeln möchten, können wir auf leistungsstarke Software wie Nitro Pro, a Professionell PDF-Verwaltungstool für Windows. Wenn wir es ausprobieren möchten, können wir eine kostenlose Testversion herunterladen von dieser Link auf der Hauptseite . Es ist eine vollständige Anwendung, mit der Sie PDF-Dateien erstellen, konvertieren, bearbeiten, signieren und teilen können. Zu seinen Funktionen gehört die Möglichkeit, beliebige PDF-Dateien in PDF / A 1 und 2 zu konvertieren.
Nach der Installation führen wir es aus und klicken auf die Schaltfläche „Öffnen“, um ein neues Dokument hinzuzufügen. Klicken Sie nach dem Laden auf das "Konvertieren" Registerkarte und klicken Sie auf die Option Zu PDF / A, die wir in der Symbolleiste finden. Anschließend wählen wir den Grad der Konformität aus, den wir anwenden möchten (1b, 2b oder 2u). Wenn das Dokument Bilder enthält, können wir uns für PDF / A-2b entscheiden, das eine langfristige visuelle Aufbewahrung garantiert. Dann erscheint ein Fenster, in dem wir auswählen können, wo wir die Datei speichern möchten. Danach wird die Konvertierung verarbeitet und wir erhalten eine Bestätigungsnachricht über die Konvertierung in das neue Format, das den etablierten Standards entspricht.
