Seit dem Aufkommen und der Globalisierung des Internets gehört das Versenden von E-Mails zu den am häufigsten ausgeführten Aufgaben, insbesondere in einer Arbeitsumgebung, in der E-Mail Der Austausch ist den ganzen Tag über konstant. Um E-Mails zu verwalten und zu verwalten, verwenden wir möglicherweise ein sehr beliebtes Microsoft Tool, einem Pionier auf seinem Gebiet, wie Outlook.
Um weniger und intelligenter zu arbeiten und keine Zeit mit unnötigen Aufgaben zu verschwenden, müssen wir die Post möglichst effizient bearbeiten können. Es muss verhindert werden, dass Nachrichten vergraben werden und verloren gehen, indem Zeit mit der Suche nach ihnen verschwendet wird. Daher verraten wir Ihnen einige Tricks, um die Verwaltung von E-Mails im Posteingang in Microsoft Outlook zu verbessern.
Wichtige Nachrichten automatisch sortieren
Wenn es um die Halten Sie unseren Posteingang ordentlich, es ist wichtig dass wir in der Lage sind, Spam oder weniger wichtige E-Mails von denen zu trennen, die Priorität haben und unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Andernfalls riskieren wir den Verlust wichtiger Nachrichten, die zwischen Werbe-E-Mails und Spam gemischt sind.
Outook ermöglicht es uns, die Verwendung des Posteingangs besser zu verwalten und eingehende E-Mails zwischen „Priorität“ und „Andere“ zu trennen. Um es auf einfache Weise zu aktivieren, klicken Sie einfach auf das Tray "Ansicht" und klicken Sie auf "Priorer Posteingang anzeigen". Jetzt müssen wir nur noch die wichtigsten Nachrichten in die Priorität verschieben, damit die Anwendung weiß, dass sie die wichtigsten herausfiltern kann. Damit sparen wir viel Zeit beim Auffinden und Identifizieren der Nachrichten, da Outlook die Trennung übernimmt.
E-Mails nach Ordnern und Kategorien organisieren
Outlook bietet uns auch die Möglichkeit, unsere E-Mails nach Ordnern und Kategorien zu organisieren, was wir für eine bessere Verwaltung berücksichtigen müssen. Vergessen wir nicht, dass es für uns schwieriger wird, die wichtigsten zu finden, die wir länger erhalten haben, wenn wir alle Nachrichten im selben Ordner gesammelt haben.
Ordner kann mit POP- oder IMAP-Mails verwendet werden und kann verwendet werden, um verschiedene Arten von E-Mails zu speichern, sei es von Freunden, Abteilungen, Kunden, Kollegen usw. Um sie zu erstellen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner in unserer E-Mail und klicken Sie auf "Neuer Ordner".
Auf der anderen Seite, die Kategorien ermöglichen es, Farben für verschiedene Arten von E-Mails festzulegen, sodass wir eine bestimmte Art von Nachricht sofort nur an der Farbe erkennen können, die wir ihr zugewiesen haben. Sie müssen nur mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken, um sie nach Farbe kategorisieren zu können.
Verwenden Sie Favoriten, um Hot Folder oben zu halten
Der Microsoft E-Mail-Manager hat ein Favoritenbereich oben, wo Sie die Ordner finden, die unsere Aufmerksamkeit am dringendsten erfordern. Darin erhalten wir die E-Mails, die vorrangig gelesen und beantwortet werden müssen, damit wir sie immer besser zur Hand haben.
Wenn wir unseren Favoriten einen Ordner hinzufügen möchten, müssen wir nur mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner klicken und die Option „Zu Favoriten hinzufügen“ auswählen. Wenn dieser Ordner nicht mehr dringend benötigt wird, können wir ihn entfernen, indem wir mit der rechten Maustaste klicken und "Aus Favoriten entfernen" auswählen.
