So schützen Sie Dokumente, die per Online-Fax übertragen werden

Faxsicherheit

Online-Fax wird auch als Internet-Fax oder E-Fax bezeichnet. Statt des üblichen Telefonanschlusses und eines Faxgerätes. Online-Fax verwendet grundsätzlich das Internet zum Senden und Empfangen von Faxen.  

Online-Faxe enthalten normalerweise vertrauliche Informationen, aber leider sind sie wie die meisten anderen Kommunikationsformen nicht immer zu 100 % vor den vielen Cyber-Bedrohungen geschützt.  

Um die Sicherheit von Online-Faxen zu gewährleisten, müssen Sie auf die sicherste Weise einen kontinuierlichen Prozess zum Senden und Empfangen von Faxen verwenden. Wenn Sie die Sicherheit Ihrer Faxdokumente verbessern möchten, ist Ihr eFax Online-Faxdienst Der Anbieter sollte mit den folgenden Sicherheitsfunktionen in Bezug auf den Datenschutz ausgestattet sein. 

Hier sind einige der Möglichkeiten, Ihre per Online-Fax übertragenen Dokumente zu sichern:

1. Technologien zur Verbesserung der Privatsphäre 

Als Faustregel gilt, dass es nie empfohlen wird, persönliche Daten per Fax zu übermitteln. Aber mit der Einführung des Online-Fax können persönliche Dokumente jetzt durch eine verbesserte Sicherheit geschützt werden. 

Damit erhält der Faxempfänger Faxe nicht direkt in seinem Postfach, sondern für maximale Sicherheit werden seine eingehenden Faxe verschlüsselt und auf einer sicheren Seite gespeichert. Anschließend können die Dokumente streng vertraulich heruntergeladen werden. 

2. Online-Speicher von Drittanbietern  

Um Ihr Online-Fax zu schützen, können Sie auch eine sichere Online-Speicherplattform verwenden. Die Verwendung von Speicherplattformen von Drittanbietern hat den Vorteil einer verbesserten Sicherheit vor Cyber-Invasionen. 

Ihre persönliche E-Mail oder Ihr Computer verfügen möglicherweise nicht immer über professionelle Cybersicherheit, um Hacker von Ihren Dokumenten fernzuhalten. Einige Online-Speicher haben auch den Vorteil, dass Sie problemlos auf Ihre Faxe zugreifen können.  

3. Elektronische Unterschriften 

Die richtigen elektronische Signaturen ist eine Möglichkeit, das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf Ihre gefaxten Dokumente zu verringern. Sie können aus verschiedenen Signaturoptionen Ihres Online-Faxanbieters wählen.  

Sie können Faxe signieren, indem Sie mit dem Finger auf Ihrem Mobilgerät wischen oder eine gespeicherte Signatur auf Ihr Faxdokument ziehen. Dies alles kann in Sekundenschnelle online erfolgen.  

4. SSL-Verschlüsselung 

Verfügt Ihr Online-Fax-Provider über ein hochwertiges Secure Sockets Layer (SSL), werden Ihre Dokumente erst verschlüsselt übertragen. Bei der Verschlüsselung handelt es sich um einen sicheren Tunnel, der durch erweiterte Verschlüsselung geschützt ist. Das bedeutet, dass Ihr Dokument während der Übertragung von Ihrem Gerät zu den Servern Ihres Faxanbieters sicher aufbewahrt wird. 

5. Sicherer Cloud-Speicher 

Wenn Sie den Cloud-Speicher Ihres Faxanbieters verwenden, können Sie alle Ihre sensiblen Dokumente speichern, ohne sich Sorgen über eine Invasion machen zu müssen. Der Cloud-Speicher muss jederzeit für den Zugriff verfügbar sein.  

6. Sichere Webverbindung 

Bevor Sie Faxdokumente senden, müssen Sie sich vergewissern, dass der von Ihnen verwendete Dienstanbieter legitim ist und über eine sichere Verbindung verfügt. Sie können diesen Bericht erhalten, indem Sie einfach die Sicherheitsinformationen überprüfen. 

Wenn der Anbieter ein Webinterface anbietet, stellen Sie sicher, dass es sich um eine sichere Verbindung handelt. Alle Ihre Anmeldeinformationen und persönlichen Informationen müssen vertraulich sein, wenn Sie Ihr Fax an deren Server senden.  

7. Lesen Sie die Datenschutzrichtlinie 

Wenn Sie sich Sorgen über die von Ihrem Faxdienstanbieter gesammelten Informationen machen, können Sie sich durch das Lesen der Datenschutzrichtlinie von Ihrem Faxdienst entlasten. Wenn Sie deren Datenschutzrichtlinien kennen, können Sie besser verstehen, wie sie mit Dokumenten und anderen privaten Informationen umgehen.  

8. Erstellen Sie schriftliche Richtlinien  

Die Sicherheit von per Fax gesendeten Dokumenten hängt größtenteils von der Ausarbeitung und Umsetzung angemessener Verfahren und Richtlinien ab. Die Festlegung schriftlicher Richtlinien und Verfahren stärkt das Engagement Ihres Unternehmens für die Faxsicherheit, sei es beim traditionellen oder beim Online-Faxen.  

Eine schriftliche Faxrichtlinie ist auch eine nützliche Referenz für Sie und Ihre Mitarbeiter. Die Richtlinie muss einige nützliche Richtlinien enthalten, einschließlich der Handhabung von Faxdokumenten, die empfangen oder gesendet werden müssen, und wie diese Dokumente gespeichert werden. 

9. Telefon im Voraus

Obwohl es altmodisch erscheinen mag, ist es ratsam, beim Versenden eines Faxes vorher anzurufen. Überlassen Sie beim Umgang mit Ihren Faxdokumenten nichts dem Zufall. 

Mithilfe dieses Verfahrens kann sichergestellt werden, dass der Empfänger das Fax kennt und bereit ist, das Fax zu empfangen. Sollte das Dokument nicht ankommen, kann der Empfänger Sie anrufen, um Sie zu informieren. Sie können dann versuchen, das Problem zu beheben, bevor es zu spät ist.  

Zusammenfassung 

Die Verwendung dieser Vorschläge könnte Ihnen und Ihrer Institution helfen, die Zahl des unerwünschten Zugriffs auf sensible Informationen zu begrenzen. Insgesamt können Sie beim Empfang von Online-Faxen sicher sein, dass Ihre Dokumente sicher sind, wenn Sie einen seriösen Faxanbieter verwenden. 

im Gegensatz zu den traditionelles Fax Gerät, Online-Fax gewährt nur autorisierten Benutzern den Faxzugriff. Die Wahrscheinlichkeit einer Datenschutzverletzung ist sehr begrenzt.