So erstellen und verwenden Sie E-Mail-Vorlagen in Outlook

Wenn wir täglich E-Mails senden und empfangen, können wir ein Manager. Dafür, Microsoft hat eine eigene Anwendung, die in . integriert ist Windows, z. B. Outlook. Einer der Vorteile der Verwendung dieses Managers ist die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen zu erstellen, durch die wir viel Zeit sparen können, falls wir sich wiederholende Aufgaben ausführen.

Die Verwendung von Vorlagen beim Schreiben von E-Mails ist eine sehr gängige Praxis, insbesondere im professionellen Bereich, wo wir möglicherweise E-Mails mit immer gleicher oder gleicher Struktur versenden müssen, für die sie besonders nützlich sind.

Vorlagenfunktionen

E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellen und verwenden

Die Verwendung von Vorlagen beim Schreiben unserer E-Mails kann sehr nützlich sein, da sie uns eine Struktur oder ein Formular zur Verfügung stellt, die wir normalerweise immer wieder verwenden, damit wir sie speichern und in beliebigen Inhalten verwenden können. Diese sind sinnvoll, wenn ausgehende E-Mails generell den gleichen Inhalt oder eine ähnliche Struktur haben. So sparen wir Zeit bei der Nutzung, da die Mail nicht jedes Mal neu geschrieben werden muss.

Die Hauptmerkmale einer Vorlage sind die folgenden:

  • Sie ermöglichen Ihnen eine Vorschau der E-Mail, die der Empfänger erhalten wird.
  • Sie können Bilder hinzufügen.
  • Unterstützt HTML-Tags.
  • Kompatibel mit Rich-Text.
  • Es ermöglicht angehängte Dateien in Form eines Links, mit dem sie heruntergeladen oder angezeigt werden können.
  • Es kann auf mehrere Empfänger angewendet werden.
  • Die erstellten Vorlagen können aktualisiert oder geändert werden.
  • Sie können mit anderen Benutzern oder Gruppen geteilt werden.

Bei deren Verwendung ist zu beachten, dass nur eine Kopie des Nachrichtentexts erstellt werden kann. Alle zusätzlichen Informationen, die wir hinzufügen möchten, wie der Empfänger, die angehängten Dateien, das zu bearbeitende Thema … müssen immer manuell hinzugefügt werden, nachdem wir die personalisierte Vorlage hinzugefügt haben. Darüber hinaus ist es möglich, neue Informationen hinzuzufügen, bevor die Vorlage als Teil der Nachricht gesendet wird.

So erstellen Sie Vorlagen aus Outlook

Der Microsoft E-Mail-Manager ermöglicht es uns, eine E-Mail-Vorlage auf zwei verschiedene Arten zu erstellen. Eine über eine integrierte Funktion namens „Quick Items“, eine andere über das Plug-In „Meine Vorlagen“ oder auch über die Option „Speichern unter“. Als Nächstes werden wir sehen, wie Sie sie mit diesen Methoden erstellen.

Als Vorlage speichern

Zu Beginn öffnen wir Outlook und klicken in seinem Startfenster auf die Schaltfläche Neue E-Mail oder verwenden direkt die Tastenkombination „Strg + Umschalt + M“. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem wir den gewünschten Inhalt in den Nachrichtentext schreiben, der die zu erstellende Vorlage enthält.

Wenn wir fertig sind, klicken wir im Nachrichtenfenster auf die Registerkarte „Datei“ und wählen die Option „Speichern unter“. Später, im Dialogfeld Speichern unter, zeigen wir die Registerkarte im Abschnitt "Typ" an und wählen die Option "Outlook-Vorlage (* .oft)" . Im Abschnitt „Name“ der Datei schreiben wir den Namen, den wir unserer Vorlage geben werden, und klicken schließlich auf die Schaltfläche Speichern und wählen den gewünschten Speicherort aus.

Outlook-Format der Mensaje

Um es zu benutzen, müssen wir haben die Registerkarte Entwickler aktiv in der Outlook-Symbolleiste. Wenn wir es nicht haben, klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und "Optionen". Im neuen Fenster klicken wir auf „Menüband anpassen“ und markieren das Feld „Programmierer“, das wir auf der rechten Seite finden. Schließlich drücken wir Ok.

Añadir Programador a la cinta de opciones de Outlook

Als nächstes können wir auf die Registerkarte Entwickler klicken und dann auf klicken „Formular wählen“ .

Outlook elegir formelio

Im neuen Fenster zeigen wir die Registerkarte „Suchen in“ an und platzieren den Pfad, in dem wir die Vorlage gespeichert haben. Dadurch wird es im Fenster angezeigt, sodass Sie es nur noch auswählen und auf die Schaltfläche „Öffnen“ klicken müssen.

Outlook elegir format

Verwenden Sie Quick Items

Als erstes öffnen wir Outlook und klicken im Hauptmenü auf „Neue E-Mail“. Als nächstes schreiben wir den Inhalt unserer Vorlage, um sie später hervorzuheben. Jetzt gehen wir in die obere Symbolleiste und klicken auf das „Schnelle Elemente“ Registerkarte und klicken Sie mit der Maus, um das Dropdown-Menü zu öffnen. Hier wählen wir die Option von „Auswahl in einer Galerie von Schnellelementen speichern“ .

Outlook Elementos rapidos

Dies öffnet ein neues Fenster zu einen neuen Erstellungsblock erstellen , wobei wir die angezeigten Felder ausfüllen müssen. Einerseits geben wir im Abschnitt „Name“ die eindeutige Kennung an, die die Quick Elements-Funktion für jeden Eintrag verwendet, und listen sie in alphabetischer Reihenfolge auf. Im Abschnitt „Galerie“ hilft es uns, den Inhalt in bestimmten Galerien zu speichern, während sie in der Kategorie wie Unterordner sind, die zur Galerie gehören, also müssen wir uns ausschließlich an „Allgemein“ halten.

Ausblick Crear nuevo bloque de creación

Später finden wir den Abschnitt „Beschreibung“, in dem wir einen Kommentar angeben können, der uns bei der Beschreibung der Vorlage hilft. Bei „Speichern unter“ müssen wir sicherstellen, dass die Vorlage ist in NormalEmail.dotm verfügbar, damit wir es in zukünftigen E-Mails verwenden können. Schließlich hilft es uns im Abschnitt „Optionen“, zu bestimmen, wie die einzelnen Einträge eingefügt werden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Übernehmen, damit alle Änderungen gespeichert werden.

Sobald wir unsere neue Vorlage erstellt haben, können wir sie verwenden. Dazu gehen wir zu dem Teil der E-Mail, in dem die Vorlage erscheinen soll. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte „Schnellelemente“ und klicke auf die Vorlage die wir nutzen werden.

Outlook insertar Plantillas desde Elementos Rápidos

Führen Sie es aus Meine Vorlagen aus

Eine andere Möglichkeit, diesen Vorgang durchzuführen, besteht darin, das Add-In „Meine Vorlagen“ zu verwenden, das wir auch standardmäßig in Outlook finden. Dieses Add-on ermöglicht es uns, Vorlagen zu erstellen, die zu den Nachrichten hinzugefügt werden können, indem Sie die Funktion „Vorlage einfügen“ . Darin können wir sowohl Text als auch Bilder einfügen und sie später an dem gewünschten Ort speichern. Auf diese Weise ist es möglich, von uns häufig verwendete Phrasen zu speichern und sie unseren E-Mails hinzuzufügen, wenn wir dies für erforderlich halten.

Zu Beginn öffnen wir Outlook und klicken auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“. Klicken Sie im neuen Fenster auf die Registerkarte „Nachrichten“ und im Abschnitt „Meine Vorlagen“ auf „Vorlagen anzeigen“ . Dadurch wird rechts auf dem Bildschirm eine neue Spalte angezeigt, in der wir auf das klicken Schaltfläche „(+) Vorlage“ .

Ausblick Mis plantillas

Jetzt müssen wir in den leeren Kästchen einen neuen Titel angeben, um ihn später unterscheiden zu können und ein neuer Text, der einer E-Mail hinzugefügt wird jedes Mal, wenn wir es benutzen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um sicherzustellen, dass wir sie später immer verfügbar haben.

Escribir contenido de la plantilla und Outlook

Wie wir sehen, wird die neu erstellte Vorlage zu den vorhandenen hinzugefügt, sodass Sie nur darauf klicken müssen, wenn wir sie in einer E-Mail verwenden müssen.

Seleccionar plantilla und Outlook