Gmail, Googles e-mail service, giver en generøs 15 GB lagerplads pr. konto, omfattende e-mail-beskeder, filer gemt på Google Drev, og endda billeder i Google Fotos. Selvom 15 GB kan virke som en betydelig mængde lagerplads, er virkeligheden, at efterhånden som e-mailvedhæftede filer vokser i størrelse, kan denne plads fyldes op hurtigere end forventet. Hvis du bruger Gmail ofte, kan du støde på det almindelige problem med at akkumulere e-mails over tid, og du vælger ofte at arkivere i stedet for at slette dem.
Hvis du er bekymret for din Gmail-lagerplads, især hvis du nærmer dig grænsen på 15 GB, er det vigtigt at rydde op i din indbakke, begyndende med de ældste e-mails. I denne artikel viser vi dig, hvordan du effektivt filtrerer og sletter disse aldrende e-mails.
Hvorfor filtrere og slette e-mails
Når du opretter en Google-konto, tildeles du 15 GB lagerplads, delt på tværs af alle Google-tjenester. Når dette lager er fyldt, giver Google dig mulighed for at fortsætte med at modtage e-mails, indtil din lagerplads når 120 % kapacitet. Du vil dog modtage advarsler, der beder dig om at rydde plads ved at slette e-mails eller filer, da overskridelse af denne grænse kan forstyrre din e-mail-modtagelse. Når din indbakke er helt fyldt, vil alle indgående e-mails blive afvist.
I sådanne scenarier har du to muligheder: enten filtrere og permanent slette visse e-mails for at frigøre plads eller købe et månedligt eller årligt abonnement på Google One for at udvide din lagerkapacitet. Google One tilbyder planer, der starter ved 100 GB, 200 GB og endda 2 TB lagerplads. Disse planer er typisk velegnede til hjemmebrugere og professionelle, med priser, der varierer i overensstemmelse hermed.
Google One-årsplaner:
- 100 GB: 19.99 € årligt.
- 200 GB: 29.99 € årligt.
- 2TB: €99.99 årligt.
Planer, der starter fra 2 TB og derover, er generelt designet til professionelle brugere eller enkeltpersoner, der engagerer sig i omfattende fotografering eller videoaktiviteter, hvilket nødvendiggør storskala cloud-lagring. Men selv med øget lagerplads er forsigtig håndtering af dine e-mails stadig vigtig, da pladsen er begrænset.
Filtrering af e-mails efter alder
Mens der findes adskillige tredjepartsværktøjer og -applikationer til at hjælpe med e-mail-organisering, tilbyder Gmail selv kraftfulde indbyggede søgefunktioner. Du kan udføre avancerede søgninger ved hjælp af specifikke kommandoer til at identificere e-mails, du ønsker at administrere og slette.
"older_than"-reglen giver dig mulighed for at finde e-mails, der er ældre end en bestemt periode. For for eksempel at vise e-mails, der er mere end seks måneder gamle, skal du bruge følgende kommando:
older_than:6m
For at filtrere e-mails efter år, kan du bruge en lignende kommando med "1y" repræsenterende et år på engelsk. Følgende kommando vil for eksempel hente e-mails, der er ældre end et år:
older_than:1y
Hvis du vil filtrere e-mails yderligere efter vedhæftningsstørrelse, kan du bruge kommandoen "større". Du kan bruge den uafhængigt til at filtrere hele indbakken eller kombinere den med kommandoen "older_than" for at forfine din søgning. For eksempel, for at filtrere e-mails, der er ældre end to år og større end 10 MB, skal du bruge denne kommando:
older_than:2y larger:10M
Kommandoen "større" er især nyttig til at filtrere e-mails efter størrelse, såsom dem, der overstiger 10 MB.
Filtrering efter vedhæftet filstørrelse
For specifikt at filtrere de største e-mails, dem der er større end 50 MB, skal du bruge kommandoen "larger:50M". Dette vil vise alle e-mails, der opfylder dette størrelseskriterium, i søgeresultaterne.
Når du har filtreret de e-mails, du ønsker at slette, skal du vælge alle de beskeder, der matcher dine søgekriterier. Du kan gøre dette ved at markere feltet "vælg alle" og vælge muligheden for at markere alle matchende e-mails. Efterfølgende kan du hurtigt vælge alle relevante e-mails.
Til sidst skal du klikke på "papirkurv"-knappen for at flytte disse e-mails til papirkurven. Gmail opbevarer dem i papirkurven i 30 dage før permanent sletning. Hvis du vil slette dem med det samme, skal du åbne papirkurven og tømme den. Vær opmærksom på, at sletningsprocessen kan tage noget tid, hvis du har hundredvis af e-mails, så overvej dette, før du tjekker din ledige indbakkeplads.
Filtrering efter dato: Før eller efter
Gmail giver dig ikke kun mulighed for at filtrere e-mails efter alder, men også at angive en bestemt dato, hvorfra e-mails skal filtreres. Du kan hente e-mails modtaget før en bestemt dato ved at bruge følgende kommando:
before: yyyy/MM/dd
For for eksempel at se alle e-mails modtaget før 10. april 2016, skal du bruge kommandoen:
before: 2016/04/10
Brug kommandoen "efter" for at filtrere e-mails modtaget efter en bestemt dato:
after: yyyy/MM/dd
Ved at kombinere disse kommandoer kan du filtrere e-mails efter præcis dato og størrelse, hvilket giver en detaljeret tilgang til at administrere din indbakke effektivt.
Download af alle e-mails til din pc
Hvis du konfigurerer din Gmail-konto i e-mail-administrationsprogrammer som Outlook eller Thunderbird, kan du nemt eksportere alle e-mails. Google tilbyder dog en indbygget løsning, der ikke kræver tredjepartsprogrammer. For at downloade alle dine e-mails, inklusive vedhæftede filer, skal du besøge Google Takeout-webstedet og logge ind med din Google-konto. Her kan du downloade alle dine personlige data, inklusive Gmail-indhold.
Som standard er alle tjenester valgt til download. For udelukkende at fokusere på at downloade e-mails, skal du klikke på "Fjern markering af alle" for at fravælge alle produkter.
Naviger til afsnittet "Mail", og vælg det. Google Takeout vil informere dig om, at data vil blive downloadet i forskellige formater, herunder Mbox til e-mails og JSON til konfigurationer.
Hvis du klikker på "Forskellige formater", kan du se de understøttede formater.
Som standard vil Google Takeout downloade alle e-mails, da feltet "Inkluder alle e-mails" er markeret. Det betyder, at alle e-mails vil blive downloadet i Mbox-format.
Når den er downloadet, kan du se Mbox-filer ved hjælp af e-mail-programmer som microsoft Outlook eller Mozilla Thunderbird. Alternativt kan du bruge Windows Mbox Viewer til at se e-mails selektivt uden at importere dem alle lokalt. Hvis du har en NAS-server som QNAP, kan du bruge programmer som QMailAgent til at downloade e-mails fra forskellige udbydere, hvilket frigør plads i din Gmail-indbakke.
Konklusion
Gmail tilbyder kraftfulde indbyggede søgefunktioner, så du kan filtrere og administrere e-mails effektivt. Du kan bruge kommandoer til at filtrere e-mails efter alder, størrelse og dato, hvilket gør det nemt at slette, arkivere eller kategorisere e-mails. Da Gmail giver 15 GB gratis lagerplads, bliver korrekt e-mail-administration afgørende. Hvis du har brug for yderligere lagerplads, tilbyder Google One abonnementer. Du kan også downloade dine e-mails til din pc eller NAS-server til langtidslagring, så din Gmail-indbakke holdes organiseret og inden for lagergrænserne.