Online fax er også kendt som internetfax eller e-fax. I stedet for standard telefonforbindelse og en faxmaskine. Online fax bruger grundlæggende internettet til at sende og modtage faxer.
Online faxer indeholder typisk fortrolige oplysninger, men desværre, som de fleste andre former for kommunikation, er de ikke altid 100 % sikre mod de mange cybertrusler derude.
For at sikre sikkerheden ved onlinefaxer skal du bruge en kontinuerlig proces med at sende og modtage faxer på den sikrest mulige måde. Hvis du ønsker at forbedre sikkerheden for dine faxdokumenter, skal du eFax online faxtjeneste udbyder bør komme med følgende sikkerhedsfunktioner relateret til privatliv.
Her er nogle af måderne til at sikre dine dokumenter, der overføres via onlinefax:
1. Teknologier til forbedring af privatlivets fred
Som en tommelfingerregel opfordres det aldrig til at sende personlige data pr. fax. Men med indførelsen af onlinefax kan personlige dokumenter nu beskyttes med en vis forbedret sikkerhed.
Med dette vil faxmodtageren ikke direkte modtage faxer i deres postkasse, men for maksimal sikkerhed bliver deres indgående faxer krypteret og gemt på et sikkert sted. Dokumenterne kan derefter downloades på en yderst fortrolig måde.
2. Tredjeparts onlinelager
For at beskytte din online fax kan du også bruge en sikker online lagringsplatform. Brug af tredjeparts lagringsplatforme har fordelen af forbedret sikkerhed mod cyberinvasioner.
Din personlige e-mail eller computer har muligvis ikke altid professionel cybersikkerhed for at holde hackere væk fra dine dokumenter. Nogle online lagerfaciliteter har også den fordel, at de har nem adgang til dine faxer.
3. Elektroniske signaturer
Ved brug af elektroniske underskrifter er en måde, hvorpå du kan reducere risikoen for uautoriseret adgang til dine faxede dokumenter. Du kan vælge mellem forskellige signeringsmuligheder, som din online faxudbyder tilbyder.
Du kan vælge at signere faxer ved at stryge fingeren på din mobilenhed eller trække en gemt signatur til dit faxdokument. Det hele kan gøres online på få sekunder.
4. SSL-kryptering
Hvis din online faxudbyder har et højkvalitets Secure Sockets Layer (SSL), vil dine dokumenter først blive transmitteret, efter at de er blevet krypteret. Krypteringen involverer en sikker tunnel, der er beskyttet af avanceret kryptering. Dette betyder, at dit dokument opbevares sikkert og sikkert under overførsel fra din enhed til din faxudbyders servere.
5. Sikker Cloud Storage
At bruge din faxudbyders skylager betyder at gemme alle dine følsomme dokumenter uden at bekymre dig om invasion. Cloud-lageret skal altid være tilgængeligt til enhver tid.
6. Sikker webforbindelse
Før du sender faxdokumenter, skal du være sikker på, at den tjenesteudbyder, du bruger, er legitim og har en sikker og sikker forbindelse. Du kan få denne rapport ved blot at tjekke deres sikkerhedsoplysninger.
Hvis udbyderen tilbyder en webgrænseflade, skal du sikre dig, at det er en sikker forbindelse. Alle dine legitimationsoplysninger og personlige oplysninger skal være private, når du sender din fax til deres servere.
7. Læs fortrolighedspolitikken
Hvis du er bekymret over de oplysninger, der indsamles af din faxtjenesteudbyder, kan du lette din stress ved at læse deres privatlivspolitik. At kende deres privatlivspolitik kan hjælpe dig med fuldt ud at forstå, hvordan de håndterer dokumenter og andre private oplysninger.
8. Opret skriftlige politikker
For det meste afhænger sikkerheden af dokumenter, der sendes via fax, af udformningen og implementeringen af passende procedurer og politikker. Etablering af skriftlige politikker og procedurer vil styrke din organisations engagement i faxsikkerhed, hvad enten det er traditionel eller online faxning.
En skriftlig faxpolitik vil også være en nyttig reference for dig og dine medarbejdere. Politikken skal indeholde nogle nyttige retningslinjer, herunder hvordan faxdokumenter, der skal modtages eller sendes, skal håndteres, og hvordan disse dokumenter opbevares.
9. Telefon forude
Selvom det kan virke gammeldags, er det tilrådeligt at ringe i forvejen, når du sender en fax. Overlad aldrig noget til tilfældighederne, når du håndterer dine faxdokumenter.
Brug af denne procedure kan hjælpe med at sikre, at modtageren er klar over og klar til at modtage faxen. Skulle dokumentet ikke nå frem, kan modtageren ringe til dig for at informere dig. Du kan derefter prøve at løse problemet, før det er for sent.
Konklusion
Brug af disse forslag kan hjælpe dig og din institution med at begrænse antallet af uønsket adgang til følsomme oplysninger. Alt i alt, når det kommer til at modtage online faxer, kan du være sikker på, at dine dokumenter vil være sikre, hvis du bruger en velrenommeret faxudbyder.
i modsætning til den traditionel fax maskine, vil onlinefax kun give faxadgang til autoriserede brugere. Chancerne for et databrud er meget begrænsede.
