Revision er en væsentlig del af enhver virksomhed for at opretholde effektiviteten. Det er en måde at se på en virksomheds drift og processer for at sikre, at alle systemer er velsmurte og fungerer optimalt. Derfor har du brug for din virksomheds rapporter og data. Uden at udføre en revision kan du fejlbedømme og give en forkert fremstilling af din virksomheds præstation. Især vil du få det indtryk, at din virksomhed er mere rentabel eller blomstrende, end den i sandhed er.
Desuden, uanset om du udfører en intern kvalitets- eller regulatorisk revision, kan det være overvældende at forberede din virksomhed til en revision, især hvis du har et lille team. Revision kræver masser af papirarbejde og optager en betydelig del af din tid. Men heldigvis kan virksomheder i dag udføre revisioner effektivt vha revisionssoftware. Med revisionssoftware kan du nemt have de nødvendige dokumenter på ét sted uden at skulle håndtere store bunker af papirarbejde.
Ikke desto mindre, uanset om du ønsker at investere i revisionsteknologi eller ej, er det nødvendigt at forberede en revision for at sikre, at din virksomhed kommer igennem processen med succes. Så for at hjælpe dig med at forberede din virksomhed til en revision er nedenfor et par trin, du kan tage.
Hold en kalender
Der er ingen faste regler for, hvor ofte din virksomhed skal foretage en revision. Ikke desto mindre vil forskellige faktorer have indflydelse på, hvor ofte du skal til revision. Antag for eksempel, at du har modtaget certificering fra en branchestandardorganisation som PCI Security Standards Council. I så fald skal du have en audit udført af din kvalificerede sikkerhedsevaluator årligt for at sikre, at du forbliver i overensstemmelse. For at afgøre, om mål og procedurer overholder lovgivningsoverholdelse og virksomhedspolitikker, kan du også få disse bedømmere udført enten kvartalsvis eller mindst to gange årligt.
Kend hvilke typer revisioner din virksomhed har brug for, og hvornår du skal gennemgå disse. Almindeligvis udføres revisioner mod slutningen af et regnskabsår eller i begyndelsen. Uanset hvornår, så er pointen at vide, hvornår det er ved at ske, så du kan forberede de nødvendige krav og udstyr samt tappe det ansvarlige personale. For eksempel skal du sikre dig, at de bærbare computere, du skal bruge, har processorer der er dygtige nok til de kommende opgaver, eller at afdelingsrapporterne er på rette vej.
Saml og organiser relevante dokumenter
Når du ved, hvornår du skal forberede, går du videre til, hvad du skal forberede. At udarbejde den nødvendige dokumentation i tide hjælper med at forbedre revisionsprocessen. Derfor bør du sikre dig, at alle dine dokumenter, såsom regnskabs- og økonomioptegnelser, personaledokumentation, lageroptegnelser, årsrapporter og andet er i orden. Efter at have samlet alle de relevante filer, skal du arrangere dem efter behov, normalt kronologisk. Fortsæt derefter med at bekræfte, at alle disse er nøjagtige og officielle, især transaktionsdatoer, brevpapir, gummistempler, momssedler, dokumentnumre og autoriserede underskrifter.
Især for finansielle poster kan det være nyttigt, hvis de er forberedt tidligt for at undgå spørgsmål i sidste øjeblik. Disse dokumenter kan omfatte nye lejekontrakter, låneaftaler, væsentlige salgskontrakter, forsikringspolicer, juridiske dokumenter og meddelelser fra Internal Revenue Service (IRS). Især eksterne revisorer er taknemmelige, når virksomheder forbereder deres papirer for at understøtte transaktioner og kontosaldi. Det gode er, at dit regnskabsteam allerede har mange af disse finansielle dokumenter.
For at forbedre den måde, du organiserer dine dokumenter på, kan du desuden overveje at konfigurere et Google Drev, der er tilgængeligt for alle i dit team til at gemme registreringer af alle foretagede transaktioner og opbevare sikkerhedskopier.
Giv uddannelse
Intern revision er en væsentlig del af ethvert informationssikkerheds- og overholdelsesprogram. Det er en praktisk tilgang til at håndtere risiko på passende vis. Målet med intern revision er at give indsigt i en virksomheds politikker, kultur og procedurer ved at verificere interne kontroller såsom overholdelse af relevante love og regler, driftseffektivitet og risikobegrænsende kontroller. Ud over at opsætte en tidsplan og udarbejde de nødvendige dokumenter, når du udfører en intern revision, er det således også værd at overveje at give intern revisionstræning til dine teammedlemmer. Intern revisionstræning hjælper med at sikre, at dine teams vil give et objektivt synspunkt, når de skal dokumentere problemer.
Desuden er de mest gavnlige interne revisioner meget koordinerede, velplanlagte begivenheder, der minimerer risiko og forstyrrelser i forretningsdriften. For at gennemføre en vellykket intern revision skal dine teams derfor forstå den grundlæggende proces for intern revision. Men derudover skal de også forstå, hvordan de dokumenterer deres observationer, indsamler relevant information og graver dybt for at give værdifuld indsigt for at sikre, at du lever op til din virksomheds etablerede politikker og procedurer.
Konklusion
Samlet set kan en vellykket revision give din virksomhed adskillige fordele, såsom at have fejlfrit regnskab, tryghed over for potentielle investorer og forbedring af din virksomheds samlede omdømme. Mens eksterne revisorer er ansvarlige for at skabe deres resultater, handler deres job ikke om at forhindre fejl eller svig. Som virksomhedsejer er du den, der primært er ansvarlig for at sikre, at alle de oplysninger, du giver revisoren, er nøjagtige og faktuelle. Derfor bør du tage dig tid til at forberede og sikre, at alle filer og dokumenter er nøjagtige og opdaterede. Oven i det kan du også overveje at investere i revisionssoftware for at hjælpe med at strømline din revisionsproces.