Det er vigtigt at opretholde sikkerhed og privatliv, når du surfer på internettet eller bruger en onlinetjeneste. Dette hjælper os med at forhindre ubudne gæster på vores konti eller adgang til personlige oplysninger. Lad os se, hvad vi kan gøre for at få krypterede dokumenter i Google Docs . Det er en meget brugt platform at have tekstfiler, og det er vigtigt, at de ikke er tilgængelige for hvem som helst. Vi har flere muligheder for at opnå dette.
Trin til at have krypterede dokumenter i Google Docs
Formålet er at forhindre en mulig ubuden gæst i at læse disse dokumenter som vi har opbevaret. Lad os f.eks. sige, at der er fortrolige virksomhedsoplysninger eller personlige data, som vi ikke ønsker afsløret online. For at undgå det kan vi altid kryptere filerne og dermed beskytte dem.
Husk på, at Google Docs har ikke en indbygget mulighed for at kryptere disse dokumenter. Vi kan dog uploade dem allerede krypteret til platformen. Vi kan bruge eksterne værktøjer til det. Det er en simpel proces, som vi vil se.
krypteringsværktøjer
Den første mulighed, vi har for at kryptere Google Docs-filer, er at bruge krypteringsværktøjer. Vi bliver nødt til at installere uafhængige programmer og fra vores team kryptere de dokumenter, som vi senere vil uploade til Google-platformen. Der er forskellige alternativer.
En af dem er AES Crypt . Dette program fungerer meget enkelt: vi krypterer filen, uploader den til Google Docs, og senere skal den person, der vil åbne den, dekryptere den. Først da vil du kunne få adgang til indholdet. Vi vil sikre, at det er fuldt beskyttet og forhindre ubudne gæster i at få adgang til det.
En anden lignende mulighed er VeraCrypt . Det er et af de mest populære programmer. Det er en open source-software, der giver dig mulighed for at kryptere disse filer og derefter uploade dem til Google Docs, men også til at kryptere partitioner eller eksterne drev. Det er en ret komplet ansøgning, som vi kan tage hensyn til.
Endnu et program, der giver dig mulighed for at kryptere Google-dokumenter, er AxCrypt . Den har en AES-kryptering på 128 eller 256 bit. Enhver fil, der er beskyttet med denne applikation, vil være fuldstændig beskyttet, og det vil være umuligt at få adgang til indholdet. Den er designet til integration i skyen, med tjenester som f.eks Google Drev.
Krypter filen med Word
Denne metode er endnu nemmere. Vi skal ikke installere nogen af ovenstående applikationer, men blot kryptere filerne direkte fra microsoft Office . Vi vil sætte en adgangskode på den fil, og så uploader vi den til Google Docs, og den bliver beskyttet.
At sætte et kodeord på et dokument i Word er enkelt, og du skal bare følge en række trin. Når vi har skrevet dokumentet, og vi vil uploade det, skal vi klikke på Filer, Gem som og i vinduet, der åbnes, nederst ved siden af Gem, vil vi se værktøjsmuligheden. Klik på Generelle indstillinger sektion.
Et nyt vindue åbnes, hvor vi bliver nødt til at indsætte åbnings- eller skriveadgangskoden, som vi skal kryptere filen med. Med den nøgle forhindrer vi alle, der havde adgang til det pågældende dokument, i at åbne det og læse indholdet inde.
Vores råd er at sætte adgangskoder, der er virkelig stærke og komplekse. Vi bør aldrig bruge grundlæggende adgangskoder, såsom 123456 (som stadig er meget brugt), vores navn, fødselsdato og lignende. Det er vigtigt, at det er helt tilfældigt og unikt.
Beskyt din Drev-konto
Endnu et tip til at holde dine Google Docs-filer sikre, selvom det ikke direkte krypterer dem, er at beskytte dine Drev-konto . Det er nødvendigt at undgå ubudne gæster, og til dette kan vi bruge en god adgangskode til at beskytte os, samt bruge officielle applikationer.
Med dette vil vi sikre, at alle dokumenter eller filer generelt, som vi har i Drev, er sikre. Vi vil undgå ubudne gæster, og at de lagrede informationer kan lække og ende i de forkerte hænder.
Tips til sikker hosting af indhold
Ud over at kryptere filer til Google Docs, vil vi gerne give nogle generelle tips til sikker hosting af indhold. På denne måde forhindrer vi dem i at være tilgængelige for alle på netværket i tilfælde af en lækage eller et problem. Det er lige meget, om vi bruger Google Drev eller en anden mulighed.
Brug officielle apps
Den første ting er altid at bruge programmer, der er officielle . Vi skal downloade dem fra legitime kilder, som er garanteret, og undgå ethvert andet alternativ, der kan være en fare. Dette vil give os sikkerhed og undgå problemer, udover at sikre, at driften er optimal.
Det er rigtigt, at vi nogle gange kan støde på applikationer, der har nogle ekstra funktioner og kan virke interessante. De kan dog være blevet oprettet for at stjæle data eller være forældede og være et problem for vores privatliv ved at have sårbarheder.
Hav udstyret beskyttet
Det er selvfølgelig også vigtigt at have enheder korrekt beskyttet . Det er vigtigt at have et godt antivirus, der kan forhindre indtrængen af trusler. For eksempel Windows Defender, Avast eller Bitdefender er nogle muligheder, som vi kan tage højde for.
Ud over et antivirus, er der andre værktøjer, der også kan hjælpe med at skabe en sikkerhedsbarriere. For eksempel en firewall eller endda browser plugins. På denne måde vil vi være mere beskyttet, og vi vil undgå risici, der kan involvere lækage af filer i Google Docs eller en hvilken som helst platform.
Hold alt opdateret
At have opdaterede applikationer og systemer vil hjælpe med at rette mange sikkerhedsfejl, der kan opstå. For eksempel kan en forældet applikation have en sårbarhed, der gør det muligt for en angriber at få adgang til de filer, vi har gemt, og være i stand til at læse indholdet.
For at undgå dette bør vi altid installer alle patches . På den ene side vil vi forbedre sikkerheden, men vi vil også få mest muligt ud af de tilgængelige ressourcer og få det til at fungere så godt som muligt.
Sund fornuft
Et tip mere er at undgå at lave fejl . For eksempel at indtaste tredjepartslinks, der kommer til os via e-mail eller sociale netværk, og vi ved ikke rigtig, om det kan være et fupnummer. Måske logger vi på Google Docs fra disse links og udleverer vores data til en cyberkriminel.
De fleste angreb i dag kræver brugerinteraktion. Angriberen har brug for, at vi tager et skridt, gør noget. For eksempel at klikke, downloade en fil, installere noget... Det er vigtigt altid at bevare sund fornuft og ikke begå fejl af denne type.
Alt i alt kan du ved at følge disse trin kryptere filer til Google Docs. Vi har også set nogle generelle råd om at opretholde sikkerheden på alle tidspunkter, når du bruger denne type platform og ikke have nogen problemer, der kunne bringe privatlivets fred i fare og tillade en hacker at få adgang til indholdet.
