Sådan oprettes og redigeres udfyldelige PDF-formularer

Brug af filer i PDF-format bliver mere og mere almindeligt for både hjemmearbejde og kontorarbejde. Og det er et format, der skiller sig ud for ikke at miste sin form og gør det muligt at inkorporere tekster, grafik, signaturer og multimedieelementer såsom lyd og video. Det er også et meget nyttigt format, der giver os mulighed for at oprette udfyldelige formularer.

Der er visse situationer, hvor vi kan være interesserede i at oprette og redigere udfyldelige PDF-formularer. For eksempel at have mulighed for at udfylde dem direkte fra pc'en for at sende dem via e-mail eller uploade dem til en server via en webside, især i bureaukratiske spørgsmål. Derfor vil vi i dag se, hvordan vi kan udføre dette arbejde med forskellige værktøjer.

Opret og rediger udfyldelige PDF-formularer

Udfyld formularer, det digitale alternativ til papir

En PDF-form er en fil, der indeholder forskellige områder, hvor brugeren kan udfylde de nødvendige oplysninger og omdanne den til en digital version af det klassiske papir, der kan udfyldes. Disse filer er sikre, da de understøtter krypteringssystemer og digitale signaturer. Generelt er formularerne et vigtigt element i arbejdslivet, hvilket giver os mulighed for at regulere processer og lave resuméer relateret til enhver ledelse. I mange tilfælde bruges de simpelthen til at forberede ordrer, følgesedler og estimater. I andre tilfælde kan de bruges til at udføre procedurer med administrationen, altid fra et PDF-dokument.

Når vi har oprettet eller konverteret et eksisterende dokument til en PDF-formular, vil det være muligt at tilføje forskellige felter for at kunne konvertere det til en interaktiv form, som kan udfyldes direkte fra en computer og sendes over internettet. På denne måde undgår vi at skulle udskrive formularen, udfylde den og derefter scanne den for at kunne sende den. Derfor står vi over for en meget mere behagelig proces end den traditionelle på papiret, og at hver dag har større betydning inden for arbejdskraft og den administrative verden på Internettet.

Sådan oprettes og udfyldes PDF-formularer

For at oprette og udfylde formularer kan vi bruge næsten ethvert program, der senere kan konvertere dem til PDF. Derfor skal vi i dag se, hvordan man udfører arbejdet med en tekstbehandler og et regneark som Word og Excel samt med et onlineværktøj kaldet Soda PDF.

Brug Microsoft Word til at udfylde formularer

Uden tvivl den mest populære tekstbehandler på markedet, da den har alle mulige funktioner, der går ud over bare at skrive tekst. Af denne grund har den også muligheden for at udfylde formularer i PDF.

For at gøre dette skal vi klikke på fanen "File", vælge "New" og vælg en skabelon, der svarer til formtypen vi behøver. Ligeledes vil det være muligt at oprette et “Blank Document”, hvorfra vi til enhver tid kan designe den skabelon, vi har brug for.

Ordformer

Nu skal vi klikke på fanen “Programmer” øverst. I tilfælde af at vi ikke har tilføjet det, skal vi indtaste "Filer", derefter "Mere" og "Indstillinger". Dette åbner et nyt vindue, hvor vi kan vælge ” Tilpas bånd “. Vi ser efter "Programmer" -boksen og tilføjer den til hovedfaner.

Fanen Word add Developer

Én gang med fanen Programmer, skal vi klikke på “Designtilstand”. Herfra vil vi være i stand til at tilføje alle de kontrolelementer, som vi skal udfylde vores formular, være i stand til at tilføje eller ændre de forskellige indholdskontroller efter vores smag.

Word Programmer og Design Mode

Når vi er færdige, skal vi klikke på "Start" -fanen og på højre side klikke på knappen "Vælg". Senere vender vi tilbage til fanen »Programmer» og klikker på Knappen "Begræns udgave" . Dette får en sidemenu til at vises, hvor vi skal markere "Redigeringsbegrænsning" og indeni kigge efter indstillingen "Udfyld formularer". I afsnittet "Start med at anvende" skal "Ja, anvend beskyttelse" vises.

Word begrænser redigering af formularer

Nu skal vi kun gemme dokumentet. For at gøre dette skal du klikke på "File" og "Save as". Her vælger vi som type fil PDF-format , navnet, vælger vi den ønskede sti, og til sidst klikker vi på "Gem". På denne måde får vi vores PDF-form oprettet med Microsoft Word.

Word gem formular som PDF

Excel, Microsofts regneark opretter også formularer

Vi står over for det mest anvendte regneark over hele verden, og det er en del af Microsoft Office-pakken, hvormed vi kan udføre alle slags matematiske beregninger. Ligeledes giver dette kraftfulde værktøj os også muligheden for at oprette interaktive formularer, som vi vil se nedenfor.

For at gøre dette åbner vi et nyt regneark i Excel eller tilføjer en ny foruddefineret form og vælger fanen "Udvikler". Hvis den ikke er aktiveret, skal du klikke på fanen "File" og derefter klikke på "More" og "Options". Dette åbner et nyt vindue, hvor vi vælger ” Tilpas bånd “. Vi klikker på “Hovedfaner”, vi ser efter “Programmer” og vi “tilføjer” den.

Excel Tilpas bånd tilføj planlægning

Klik derefter på fanen “Programmer” og derefter på knappen “Indsæt”. Herfra vil vi være i stand til at tilføje alle Formkontrol som vi har brug for, såsom afkrydsningsfeltknapper, valgknappen, etiketter, listefelt osv. I fanen Indsæt kan vi også finde ActiveX-kontroller. Her kan vi blandt andet tilføje billeder, tekstfelter, kombinationsboks, vippeknap.

Excel-formularkontroller og ActiveX-kontrolelementer

Når vi har skabt vores form, skal vi beskyt arket . For at gøre dette skal vi klikke på fanen "Gennemgang" og derefter klikke på knappen "Beskyt ark". Dette får et nyt vindue til at vises, hvor vi skal Tilføj et kodeord . Hvis vi til enhver tid har brug for at redigere formularen, skal du klikke igen på "Gennemgang" og derefter på "Fjern beskyttelse af ark", da det er nødvendigt, at vi indtaster den adgangskode, som vi oprettede, da vi beskyttede den.

Excel-gennemgang og beskyttelsesark

Når vi er færdige, kan vi gemme vores formular som en PDF-fil. For at gøre dette skal du klikke på fanen "Filer" og derefter på "Gem som". Vi vælger den ønskede placering, hvor filen skal gemmes, indstiller et navn og ændrer filtype til PDF-format.

Excel gem form som PDF

Udfyld onlineformularer med Soda PDF

Det er et komplet værktøj, der giver os mulighed for at arbejde med PDF-dokumenter enten online eller offline med sin desktopversion. Denne applikation har sin egen formularskaber, som du kan konvertere PDF-dokumenter til formularer for at udfylde i et par enkle trin, selvom det er nødvendigt at betale for at downloade dokumentet. For at få adgang til det kan vi klikke på dette link.

For at gøre dette er det kun nødvendigt at vælge en fil og indlæse den eller trække og slippe filen i det tilsvarende felt. Det er også muligt at klikke på knappen "Vælg en fil" og uploade dokumentet fra en cloud-opbevaringstjeneste, såsom Dropbox eller Google Drive.

Soda PDF Online tilføj fil

Når dokumentet er indlæst, vises et nyt vindue, hvorfra vi kan udfylde PDF online med de vigtigste funktioner, som vi har brug for. Det " Formularer ”Fanen vises direkte for os. Herfra kan vi udfylde tekstfelter, markere afkrydsningsfelter, tilføje formularfelter, vælge svar blandt valgmulighedsknapper. Alle indstillinger er markeret som emner i din værktøjslinje.

Soda PDF Online Forms-værktøjer

Når vi er færdige med at udfylde PDF-formularen med alle de elementer, vi har tilføjet, kan vi downloade den ved at klikke på ikonet "Download". Her bliver vi nødt til at betale en enkelt betaling på 4.90 euro eller downloade ubegrænsede filer til 2.99 euro om måneden i årlig fakturering.

Soda PDF Online Gem formular