E-mail er blevet et grundlæggende værktøj for næsten alle. Vi er alle mere end vant til løbende at modtage e-mails af enhver art, så det er meget vigtigt at holde orden i vores indbakke. Derfor er det afgørende, at vi slipper for unødvendige e-mails, og til det har vi grundlæggende to værktøjer: arkivere og slette . Vi fortæller dig forskellene mellem de to.
Begge processer er forskellige, men begge har en ret klar mission: at reducere antallet af e-mails i vores indbakke. Normalt bruger vi hvert af disse værktøjer til visse e-mails, men begge er lige gyldige.
Forskelle mellem arkivering og sletning af e-mails
Som vi har sagt før, fjerner vi med begge måder e-mails fra vores indbakke, men på en helt anden måde. Hvis vi arkiverer en e-mail, forbliver den i sin egen sektion af arkiverede e-mails. På denne måde posten forbliver gemt, og vi kan konsultere den, når vi vil . Alle mailtjenester har ikke det samme system til at se disse arkiverede e-mails. Outlook har for eksempel sin egen mappe med arkiverede e-mails, men for at se dem i Gmail skal vi vælge indstillingen Alle e-mails.
Dette system har en stor ulempe, som er, at disse arkiverede e-mails, selvom de ikke er i indbakken fortsætte med at forbruge plads . De fleste gratis e-mail-tjenester har ikke en stor mængde plads, så vi ønsker ikke at have for mange arkiverede e-mails, hvis vi ikke vil løbe tør for lagerplads snart. I tilfælde af at du har mange arkiverede e-mails, kan det være praktisk for dig at downloade dem og gemme dem på din computer.
På den anden side, når det kommer til at slette e-mails, vil vi også fjerne e-mails fra indbakken. Men denne gang vil de slettede e-mails ende i en mappe kendt som Trash eller Deleted Items, afhængigt af den service, vi bruger. I denne forstand e-mails vil kun blive opbevaret i den i en begrænset periode , og når dette er gået, vil de forsvinde for altid.
De fleste e-mail-tjenester har en deadline på 30 dage at slette e-mails fuldstændigt, og som vi siger, når denne tid er gået, kan vi ikke gendanne dem på nogen måde. Der er nogle tjenester som Google Workspace, der giver dig mulighed for at gendanne disse slettede e-mails for altid, men desværre er det en betalt tjeneste, og kun administratoren af den kunne gendanne e-mails.
Så hvilken er bedre?
Når man ser, hvordan processen med hver af disse metoder til at fjerne e-mails fra vores indbakke er, kunne man tro, at det er bedst at arkivere, men intet er længere fra sandheden. Hvis vi beslutter os for at arkivere alle de e-mails, som vi ikke ønsker, vil vi hurtigt løbe tør for plads i vores mailservice og derudover det bliver meget sværere at finde e-mails i mellemtiden .
På den anden side er sletning af e-mails en endegyldig løsning, der kan spare plads i vores e-mail. Også selv ved at sende e-mails til papirkurven, vil vi have en temmelig lang periode til at gendanne dem, hvis vi har lavet en fejl. Nu skal vi huske på, at på trods af at denne tidsfrist er ret bred, så snart den løber ud, vi vil miste e-mails for altid .
Hvilken er bedre? Det mest interessante, vi kan gøre, er arkiver kun de e-mails, som vi er sikre på, at vi får brug for og slet alle de andre fra vores indbakke.
