Når det kommer til at planlægge et personligt arrangement, er der mange ting at overveje. Du skal sørge for, at stedet er perfekt til dine deltagere, at der er stole nok til alle, og at alt går efter planen på selve arrangementsdagen. Men når du er færdig med at planlægge alting og har alle disse detaljer udarbejdet, vil du være i stand til at tage en dyb indånding og nyde dig selv!
Tip 1: Planlæg dit arrangement, som om det skulle være personligt
Først og fremmest bør du planlægge dit arrangement som om det vil være personligt. Dette er en af de mest almindelige fejl, folk begår, når de planlægger et arrangement. De antager, at fordi de ikke fysisk vil være der, skal der ikke planlægges noget.
Prøv at bruge en tavle eller et andet visuelt hjælpemiddel til at hjælpe dig med at organisere alle dine tanker i en sammenhængende tidsplan. Det er vigtigt at inkludere alt – men ikke nødvendigvis i rækkefølge efter vigtighed! For eksempel:
- Din dagsorden (hvad præcis skal du lave?)
- En liste over, hvem der skal holde oplæg/hvor længe hver præsentation varer, og hvilke emner der vil blive behandlet
(Bemærk: Du behøver ikke at inkludere ting som "Jeg skal holde en præsentation om, hvordan hotdogs laves." Det er indlysende.)
Tip 2: Indstil en dato og et klokkeslæt
Du vil gerne indstille en dato og et klokkeslæt for din begivenhed, der er praktisk for både dig og din målgruppe. Hvis du er vært for et seminar om den bedste måde at forberede dig til pensionering på, er det måske ikke klogt at holde det samme dag som en konference med fokus på pensionsplanlægning.
Ligeledes, hvis du organiserer et netværksarrangement om aftenen, hvor folk kan mødes med hinanden over drinks, skal du vælge et tidspunkt, hvor der ikke vil være mange andre begivenheder i kalenderen, der kan konkurrere med dine – som i frokosttid eller efter lukketid. Så igen, hvis dit mål bare er at få flere mennesker involveret i din virksomhed eller organisation uden at tage for meget væk fra deres personlige liv (f.eks. hjemmelivet), så overvej at planlægge et tidligt morgenmøde før arbejde, så de kan deltage uden at skulle bekymre dig om overhovedet at gå glip af meget!
Tip 3: Opret en tidslinje ved at starte med de store milepæle og derefter udfylde de mindre detaljer
Når du har skabt dine store milepæle, er det tid til at udfylde de mindre detaljer. Tag et kig i din kalender og begynd at udfylde alle de små opgaver, der skal udføres.
Hvis du f.eks. planlægger en begivenhed med foredrag, workshops og demoer i 5 dage i træk, skal du opdele disse dage på følgende måde:
Dag 1: Velkomstreception (3 timer) efterfulgt af middag (2 timer), derefter præsentationer fra talere og ekspertpaneler (5 timer).
Dag 2: Formiddagen vil blive helliget workshops og demonstrationer; efter frokost vil vi have flere samtaler fra industriledere, før vi holder pause til middag (2 timer).
Tip 4: Når du planlægger dit budget, skal du afsætte midler til højttalere, spillesteder og enhver underholdning, du har planlagt
Når du planlægger et budget for dit arrangement, er der tre ting, du bør afsætte midler til: højttalere, spillesteder og underholdning.
- Højttalere: Kvaliteten af højttalerne ved dit arrangement vil gøre eller ødelægge det. Så hvor meget skal du allokere til hver højttaler? Vi anbefaler $500 pr. time lang tale og $500 pr. 30 minutters tale. Det er ikke nødvendigvis, hvad hver gæst vil blive opkrævet - de kan have et fast gebyr eller en anden prisstruktur - men dette er et beløb, der giver dig plads til at forhandle ned, hvis de anmoder om mindre tid, end de har brug for, mens de stadig betaler dem retfærdigt. Du ønsker ikke at spare penge på motiverende talere ved at skære i deres løn!
- Spillesteder: Du skal også beslutte, hvor du vil afholde begivenheden; uanset om det er i nogens hus eller på et kunstgalleri, kan spillestedsomkostningerne hurtigt stige afhængigt af, hvilke faciliteter der kræves (f.eks. hvis der ikke er nogen stole til rådighed på stedet). Vi anbefaler at afsætte omkring $100/gæst til madomkostninger (som inkluderer appetitvækkere) og yderligere $100/gæst til alkoholudgifter (som inkluderer øl). Det betyder, at hvis der er 100 gæster, der gerne vil have både forretter og drinks under middagsserveringen, så kan de to ting alene koste tæt nok sammen til, at én person kan bruge over halvdelen af deres løn på at prøve netop de to ting alene! Selvfølgelig vil de fleste mennesker ikke bruge alle deres penge kun på de to aktiviteter, men vi troede, at dette ville give kontekst i modsætning til blot at sige "tildel penge nok, så ingen går sultne."
Tip 5: Brainstorm måder at gøre dit arrangement anderledes end andre i din branche
A god måde at begynde at brainstorme ideer på er at tænke over, hvad der gør dit arrangement unikt. Er der for eksempel andre begivenheder i din branche, der vil finde sted omkring samme tid som din? Hvis ja, hvordan kan du adskille dig fra dem og få dine til at skille sig ud?
Tænk over, hvad der adskiller dit arrangement fra andre i branchen. Er det en ny type taler eller emne? Et nyt sted? Et interaktivt element, der er unikt for din organisation, såsom en app eller hjemmeside, hvor brugere kan få mere information om begivenheden eller stille spørgsmål under præsentationer (jeg vil fortælle mere om dette senere).
Tip 6: Planlæg at inkludere noget nedetid, så deltagerne kan netværke med hinanden
Inviterede skal have tid til at chatte med hinanden, og du bør opfordre dem til at gøre det. Hvis dit arrangement er et formelt arrangement, skal du sørge for, at der er reserverede områder, hvor deltagerne kan blande sig og netværke frit. Hvis du planlægger en mindre formel begivenhed, kan du overveje at inkludere nogle pauser mellem sessionerne, så folk kan tale med deres jævnaldrende i disse tider.
Der er mange måder at hjælpe dine deltagere med at få mest muligt ud af denne netværksmulighed:
- Angiv navneskilte eller navneskilte ved check-in til hver deltager. Sørg for, at de inkluderer navne, titler (eller stillinger), virksomhedsnavne og logoer for de virksomheder, der er repræsenteret af deltagere ved konferencebordet(e). Dette hjælper deltagerne med nemt at huske navne og giver dem noget sjovt at tale om, når de mødes med nye mennesker under måltider eller andre pauser i løbet af konferencedagen.* Giv hver deltager en informationspakke, der indeholder alle relevante detaljer om dig selv og din organisation; inkludere kontaktoplysninger, så deltagerne kan nå ud efter at være vendt hjem fra dit arrangement, hvis det er nødvendigt.* Gør det klart, at der vil være masser af muligheder for uformelt netværk i løbet af dagen; opmuntre deltagerne ikke kun på scenen, men også omkring borde under måltider eller pauser, så alle har god tid til at chatte med hinanden
Tip 7: Branding er vigtigt
Branding er vigtigt, hvis du vil skille dig ud fra dine konkurrenter samt give dit arrangement en unik identitet. Branding kan gøres på mange måder, blandt andet gennem logoer, farver og skrifttyper.
Når du beslutter dig for den rigtige branding til dit arrangement, så tænk på, hvilken slags budskab du vil sende ud (sjovt? formelt? venligt?). Foretag nogle undersøgelser af andre begivenheder, der har lignende temaer eller stilarter som din, og se, hvad de gjorde forskelligt fra hinanden. For eksempel, hvis der afholdes flere konferencer i samme by i løbet af den samme uge; hvilke fangede din opmærksomhed? Hvorfor var det?
Tip 8: Lad folk vide om din begivenhed på sociale medier
En anden god måde at få budskabet ud om dit arrangement er gennem sociale medier. Sociale medier er en fantastisk måde at nå dit publikum på, og det er gratis!
Du kan bruge hashtags til at hjælpe folk med at finde din begivenhed, men vær sikker på, at du bruger dem på en måde, der matcher dit brand og personlighed. Hvis du foretrækker ikke at bruge hashtags, skal du blot tilføje et link til din webside eller Facebook side, hvor folk kan tilmelde sig begivenheden, vil klare sig fint.
Tip 9: Stil spørgsmål om, hvordan du løser problemerne, før du forpligter dig til noget
Den bedste måde at undgå dette problem på er ved at stille spørgsmål om, hvordan du løser disse problemer, før du forpligter dig til noget. Stil spørgsmål om de emner, som du finder vigtigst, såsom "Hvordan sikrer vi, at folk ved, hvor de kan få mad?" eller "Hvordan holder vi styr på, hvem der kommer og går?" Du vil måske også spørge om de problemer, som du synes er sværest, såsom "Hvad sker der, hvis det regner?" eller "Hvad sker der, hvis nogen spilder deres drink på mit gulvtæppe?" Og glem ikke dem, der er forvirrende, selvom de ikke nødvendigvis er problematiske, som "Hvorfor har alle deres eget navneskilt, men kun nogle mennesker har snore om halsen? Er de specielle badges til VIP'er eller noget?"
Tip 10: Brug Event Management Platform
Du har gjort alt det benarbejde, du har planlagt begivenheden, og du har en god dagsorden. Nu er det tid til at sælge billetter, administrere RSVP'er og samle ind e-mail adresser. Hvis du bruger en event management værktøj som Eventtia til dit personlige arrangement (og det burde du virkelig være) vil det gøre det meget nemmere at sælge billetter! Du kan oprette en landingsside, der har alle de nødvendige oplysninger om begivenheden, inklusive registreringslinks, prisoplysninger og andre vigtige detaljer. Platformen giver også deltagere mulighed for selv at afhente deres badges ved check-in i modsætning til at få en ledsager til at gøre det for dem - dette gør tingene meget nemmere for alle involverede! Bare husk ikke at anføre dig selv som udsolgt, medmindre der overhovedet ikke er nogen chance for, at en anden kan registrere sig efter din.*
Konklusion
Hvis du ønsker at organisere en personlig begivenhed, så husk disse tips. Husk, at det er vigtigt at være ærlig over for dig selv om dine egne styrker og svagheder – og så bruge dem til din fordel!
