Použití šablon faktur pro rychlejší výplatu

šablony faktur

Použití šablony pro účetní účely ve vaší firmě může pomoci urychlit dobu plateb zaměstnancům i klientům. Musí obsahovat všechny příslušné podrobnosti, jako jsou popisy produktů nebo služeb, informace o cenách a úvahy o daních a slevách – mějte však prosím na paměti následující informace a tipy:

Uspořádejte si seznam produktů a/nebo služeb

Při odesílání faktur by měl obsahovat podrobný seznam účtovaných produktů nebo služeb a jejich ceny, aby se předešlo nejasnostem ohledně toho, co přesně je účtováno, a zjednodušila se meziměsíční správa zásob. Mnoho společností poskytujících služby také používá faktury ke sdělování platebních podmínek a data splatnosti a také toho, jak nakládají s pozdními platbami, aby svým klientům pomohly tyto praktiky snadněji pochopit.

Dále se doporučuje uvést v horní části každého dokumentu název vaší firmy nebo společnosti, aby klienti snáze poznali, kdo jim fakturuje – urychlí to platbu a sníží potenciální spory nebo opožděné platby. Některé firmy přidávají své logo pro větší profesionalizaci a zároveň vytvářejí povědomí o značce u svých zákazníků a klientů.

Opakované faktury vyžadují uvedení kontaktních údajů zákazníka, jako je jeho jméno, adresa, e-mail adresu nebo telefonní číslo, abyste s nimi mohli zůstat v kontaktu a vést záznamy o interakcích, které mezi vámi proběhly. Díky tomu můžete zůstat organizovaní při vyřizování dotazů nebo problémů mezi klientem a dodavatelem a vede záznamy o tom, jak jste komunikovali.

Podle Tato stránka, měli byste zvážit zahrnutí pole do formuláře pro poskytování služeb, kam mohou klienti zaznamenat svůj souhlas nebo komentáře k vašim službám, což pomůže vybudovat důvěru mezi vámi a jejich klientelou a také ukázat, že si jejich podnikání vážíte.

Na konci každé faktury je skvělý nápad uvést řádek s poděkováním klientům za jejich podnikání a povzbuzením k tomu, aby se v budoucnu vrátili. Zvažte zařazení odkazu na váš web nebo stránky sociálních médií, aby měli snadný přístup k dalším informacím o vás, včetně produktů a služeb, které poskytujete. U opakujících se faktur si nezapomeňte přečíst, jak vytvořit opakující se šablonu, protože poskytuje další rady pro pravidelná fakturace.

šablony faktur 2

Zahrňte datum splatnosti

Datum splatnosti je základní součástí faktury, protože označuje, kdy musí vaše společnost obdržet platbu od klientů. Včasné datum splatnosti také zajišťuje splnění platebních podmínek uvedených na jeho přední straně.

Pokud jste ještě nevyzkoušeli online generátor dokumentů pro generování a odesílání faktur, doporučujeme jej vyzkoušet – může to celý proces zrychlit, zjednodušit a zcela předejít zmeškaným platbám!

Vytváření faktur od nuly může být časově náročné a náchylné k chybám, a proto je život mnohem jednodušší mít šablonu. Jednoduše aktualizujte jakékoli výchozí informace ve vámi zvoleném nastavení vyplnitelná šablona faktury s podrobnostmi o produktu a službě. To lze provést velmi snadno pomocí předdefinovaných polí na šabloně, která umožňují snadné vyplňování položkových informací, jako jsou ceny, množství, poplatky za dopravu, daně atd.

Vaše firma má k dispozici různé šablony, které splňují její individuální potřeby. Prodejní faktura funguje skvěle pro ty, kteří prodávají fyzické produkty nebo služby, zatímco faktury založené na službách fungují lépe u společností nabízejících trvalé služby. Faktury lze také organizovat do kategorií, jako je klient nebo projekt, aby se zjednodušilo jejich generování a odesílání.

Ideální šablona obsahuje čitelná písma a barvy, které dobře kontrastují, takže zákazníci mohou snadno číst a porozumět jejím informacím. Obtížně čitelná faktura může vést ke zmatkům nebo ztrátě příjmů.

Faktura by měla vždy obsahovat zřetelně označený název „faktury“, jedinečné číslo a datum vytvoření (známé jako datum vystavení), aby se předešlo sporům při vyúčtování. Termíny splatnosti lze také specifikovat na úrovni zákazníka nebo faktury v závislosti na jejich povaze, přičemž jednotlivé faktury mají specifické platební podmínky, které mají přednost před výchozími daty splatnosti nastavenými na úrovni zákazníka nebo společnosti.

šablony faktur 3

Uveďte své jméno a adresu

Pokud používáte bezplatnou šablonu, ujistěte se, že vaše jméno a adresa jsou viditelně v pravém horním rohu. Váš klient snadno pozná, kdo mu tímto způsobem fakturu posílá, a může sledovat splatné platby.

Vaše faktura by navíc měla obsahovat datum, kdy byla sepsána – vaši klienti tak budou přesně vědět, kdy mají očekávat své platby, a pomůže to zajistit, že budou zaplaceni včas.

Vaše faktura by také měla obsahovat celkovou dlužnou částku; to by mělo zahrnovat všechny součty řádkových položek a také veškeré příslušné daně a poplatky z prodeje. Dále uveďte podrobnosti o tom, jaké služby nebo položky jsou účtovány, aby váš klient přesně věděl, co dostává výměnou za své peníze.

Šablony se dodávají v různých formátech, aby vyhovovaly potřebám různých podniků. Pokud pracujete s mezinárodními klienty, jako je přeprava prostřednictvím procesů celního odbavení v zámoří, mohou být k proclení balíků potřeba obchodní faktury, které jsou v souladu s regulačními orgány a přístavními úřady.

Jakmile určíte formát faktury, který je vhodný pro vaši firmu, měl by odrážet vaši značku i produkty nebo služby, za které platíte. Ujistěte se, že funkce čitelné fonty, vhodné barvy a intuitivní rozvržení; jinak by se klienti mohli zmást a odmítnout zaplatit včas.

Atraktivní faktura nejen usnadňuje pochopení toho, za co dluží, ale může také sloužit k propagaci vašeho podnikání. Používejte přizpůsobené šablony k propagaci stránek nebo webových stránek sociálních médií! Některé nástroje pro online fakturaci jsou navíc vybaveny mobilními aplikacemi, které vám umožňují vytvářet a odesílat faktury na cestách – tato funkce se může hodit zejména malým firmám a živnostníkům, kteří často potřebují cestovat mezi klienty.

šablony faktur 4

Zahrňte informace o vašem klientovi

Právně platné faktury vyžadují celá jména a adresy zákazníků, aby bylo zajištěno, že faktura dosáhne zamýšleného cíle. Zahrnutí těchto informací také pomáhá zajistit, že se rychle dostanou ke správné osobě, pokud jsou zaslány e-mailem nebo jiným neobvyklým způsobem; váš klient vás může kontaktovat, pokud má dotazy ohledně faktury; u větších společností zvažte zahrnutí informací o tom, kdo zpracovává splatné účty, takže v případě zpoždění plateb můžete snadno rychle kontaktovat osobu odpovědnou za platby.

Při použití značkové šablony se ujistěte, že logo vaší firmy je v souladu se zbytkem jeho návrhu. Díky tomu může vaše faktura vypadat konzistentně a vaše značka bude působit autenticky a důvěryhodně. Přidáním osobní poznámky dole můžete vyjádřit svou vděčnost nebo ukázat, že se těšíte na další spolupráci na budoucích projektech.

Cenové tabulky (https://www.pinterest.com/lizardwijanarko/pricing-table/) na fakturách by měly obsahovat standardní sloupce, které jasně zobrazují názvy produktů, popisy, množství a jednotkové ceny pro snadnější výpočty zákazníků. Poskytnutím těchto informací předem a zahrnutím sloupců pro slevy a daně také poskytnete svým zákazníkům přesné výpočty, které jim ušetří čas i námahu při pokusu odhadnout své platby.

V horní části každé faktury by měl být uveden název a logo vaší společnosti, aby bylo možné identifikovat, že pochází od vás. Začlenění dat také pomáhá organizovat záznamy a sledovat transakce odpovídající odeslaným fakturám; navíc pokud každá transakce vyžaduje vlastní číslo faktury, uveďte je také.

V závislosti na projektu nebo službě, kterou nabízíte, bude pravděpodobně nutné vygenerovat a předložit k platbě různé druhy faktur. Proforma faktura slouží jako odhad, průběžné/opakované faktury mohou pomoci u projektů rozdělených na splátky a konečné faktury by měly signalizovat dokončení k platbě s jasnými platebními pokyny a předpokládaným datem splatnosti; Jobber poskytuje software pro automatickou fakturaci, který pomáhá automatizovat tento proces.