Audit je nezbytnou součástí každého podnikání pro udržení efektivity. Je to způsob, jak nahlížet na provoz a procesy společnosti, abychom zajistili, že všechny systémy jsou dobře promazané a fungují optimálně. Proto budete potřebovat zprávy a data vaší společnosti. Bez provedení auditu můžete chybně odhadnout a zkreslit výkon vaší společnosti. Zejména získáte dojem, že vaše podnikání je ziskovější nebo prosperující, než ve skutečnosti je.
Navíc, ať už provádíte interní audit kvality nebo regulační audit, příprava vašeho podniku na audit může být zdrcující, zvláště pokud máte malý tým. Audit vyžaduje spoustu papírování a zabere vám značné množství času. Ale naštěstí dnes mohou podniky provádět audity efektivně pomocí software pro audit. S auditním softwarem můžete mít potřebné dokumenty jednoduše na jednom místě, aniž byste museli řešit velké hromady papírování.
Nicméně, ať už chcete investovat do technologie auditu nebo ne, příprava na audit je nezbytná, abyste zajistili, že vaše společnost procesem úspěšně projde. Abychom vám pomohli připravit vaši firmu na audit, níže uvádíme několik kroků, které můžete podniknout.
Mějte kalendář
Neexistují žádná pevná pravidla, jak často by měla vaše společnost provádět audit. Nicméně různé faktory ovlivní, jak často budete muset provádět audit. Předpokládejme například, že jste obdrželi certifikaci od standardní organizace, jako je PCI Security Standards Council. V takovém případě budete muset každý rok nechat provést audit kvalifikovaným bezpečnostním posuzovatelem, abyste se ujistili, že dodržujete dodržování předpisů. Chcete-li také určit, zda cíle a postupy splňují předpisy a zásady společnosti, můžete si tyto hodnotitele nechat provádět buď čtvrtletně, nebo alespoň dvakrát ročně.
Zjistěte, jaké typy auditů vaše společnost potřebuje a kdy je musíte podstoupit. Obvykle se audity provádějí ke konci nebo na začátku fiskálního roku. Bez ohledu na to, kdy, jde o to, vědět, kdy k tomu dojde, abyste mohli připravit potřebné požadavky a vybavení a také zasáhnout odpovědné osoby. Musíte se například ujistit, že notebooky, které budete používat, mají procesory které jsou dostatečně schopné pro nadcházející úkoly nebo že hlášení oddělení jsou na správné cestě.
Sbírejte a organizujte příslušné dokumenty
Jakmile víte, kdy se připravit, přejdete k tomu, co připravit. Včasná příprava potřebné dokumentace pomáhá zlepšit proces auditu. Měli byste se tedy ujistit, že všechny vaše dokumenty, jako jsou účetní a finanční záznamy, dokumentace lidských zdrojů, inventární záznamy, výroční zprávy a další, jsou v pořádku. Po shromáždění všech příslušných souborů je seřaďte podle potřeby, obvykle chronologicky. Poté potvrďte, že jsou všechny tyto údaje přesné a oficiální, zejména data transakcí, hlavičkové papíry, razítka, daňové doklady k DPH, čísla dokumentů a oprávněné podpisy.
Zejména pro finanční záznamy může být užitečné, pokud jsou připraveni včas, aby se vyhnuli otázkám na poslední chvíli. Tyto dokumenty mohou zahrnovat nové leasingové smlouvy, úvěrové smlouvy, významné prodejní smlouvy, pojistné smlouvy, právní dokumenty a oznámení od společnosti Internal Revenue Service (IRS). Zejména externí auditoři jsou vděční, když podniky připravují své dokumenty na podporu transakcí a zůstatků účtů. Dobrá věc je, že váš účetní tým již má mnoho z těchto finančních dokumentů.
Chcete-li navíc zlepšit způsob, jakým organizujete své dokumenty, zvažte nastavení Disku Google, který bude přístupný každému z vašeho týmu a bude ukládat záznamy o všech provedených transakcích a zálohovat.
Zajistěte školení
Interní audit je nezbytnou součástí jakéhokoli programu zabezpečení informací a dodržování předpisů. Je to praktický přístup ke správnému řízení rizik. Cílem interního auditu je poskytnout vhled do firemních zásad, kultury a postupů ověřením vnitřních kontrol, jako je soulad s příslušnými zákony a předpisy, provozní efektivita a kontroly snižování rizik. Kromě nastavení harmonogramu a přípravy potřebných dokumentů při provádění interního auditu tedy stojí za zvážení i školení členů vašeho týmu o interním auditu. Školení interního auditu pomáhá zajistit, že vaše týmy budou při dokumentování problémů poskytovat objektivní pohled na věc.
Kromě toho jsou nejpřínosnějšími interními audity vysoce koordinované, dobře naplánované události, které minimalizují riziko a narušení obchodní činnosti. Abyste mohli provést úspěšný interní audit, vaše týmy musí rozumět základnímu procesu interního auditu. Kromě toho však musí také rozumět tomu, jak dokumentovat svá pozorování, shromažďovat relevantní informace a pronikat do hloubky, aby poskytli cenné poznatky, které zajistí, že dodržujete zavedené zásady a postupy vaší společnosti.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Celkově může úspěšný audit poskytnout vašemu podniku několik výhod, jako je bezchybná účetní závěrka, ujištění pro potenciální investory a zlepšení celkové pověsti vaší společnosti. Zatímco externí auditoři jsou odpovědní za vytváření svých zjištění, jejich práce se netočí kolem předcházení chybám nebo podvodům. Jako majitel firmy jste tím, kdo je primárně odpovědný za zajištění toho, aby všechny informace, které auditorovi poskytujete, byly přesné a věcné. Proto byste měli věnovat čas přípravě a zajištění toho, aby všechny soubory a dokumenty byly přesné a aktuální. Kromě toho můžete také zvážit investici do softwaru pro audit, který vám pomůže zefektivnit proces auditu.
