E-mail se stal základním nástrojem téměř pro každého. Všichni jsme více než zvyklí neustále dostávat e-maily všeho druhu, takže je velmi důležité udržovat v naší schránce pořádek. Proto je klíčové, abychom se zbavili nepotřebných e-mailů, a k tomu máme v zásadě dva nástroje: archivovat a smazat . Řekneme vám rozdíly mezi těmito dvěma.
Oba procesy jsou odlišné, ale oba mají poměrně jasné poslání: snížit počet e-mailů v naší schránce. Obvykle používáme každý z těchto nástrojů pro určité e-maily, ale obojí je stejně platné.
Rozdíly mezi archivací a mazáním e-mailů
Jak jsme již řekli, oběma způsoby odstraňujeme e-maily z naší doručené pošty, ale zcela jiným způsobem. Pokud archivujeme an e-mail, zůstane ve své vlastní sekci archivovaných e-mailů. Takto, pošta zůstává uložena a můžeme si ji kdykoli prohlédnout . Všechny poštovní služby nemají stejný systém pro prohlížení těchto archivovaných e-mailů. Outlook má například vlastní složku archivovaných e-mailů, ale abychom je viděli v Gmailu, musíme vybrat možnost Všechny zprávy.
Tento systém má velkou nevýhodu, a to, že i když není v doručené poště, tyto e-maily archivují nadále spotřebovávat prostor . Většina bezplatných e-mailových služeb nemá velké množství místa, takže nechceme mít příliš mnoho archivovaných e-mailů, pokud nechceme, aby nám brzy došlo úložiště. V případě, že máte mnoho archivovaných e-mailů, může být pro vás výhodné si je stáhnout a uložit do počítače.
Na druhou stranu, pokud jde o mazání e-mailů, budeme také odstraňovat e-maily z doručené pošty. Tentokrát však smazané e-maily skončí ve složce známé jako Koš nebo Odstraněné položky, v závislosti na službě, kterou používáme. V tomto smyslu e-maily budou v něm uloženy pouze po omezenou dobu a jakmile toto uplyne, navždy zmizí.
Většina e-mailových služeb má termín 30 dní úplně odstranit e-maily a jak říkáme, jakmile tato doba uplyne, nemůžeme je žádným způsobem obnovit. Existují některé služby, jako je Google Workspace, které vám umožňují obnovit tyto smazané e-maily navždy, ale bohužel je to placená služba a obnovit e-maily může pouze její správce.
Takže který z nich je lepší?
Když vidíme, jak probíhá proces každého z těchto způsobů odstranění e-mailů z naší doručené pošty, mohl by si myslet, že je nejlepší archivovat, ale nic není dále od pravdy. Pokud se rozhodneme archivovat všechny emaily, které nechceme, rychle nám dojde místo v naší poštovní službě a navíc mezitím bude mnohem obtížnější najít e-maily .
Na druhou stranu mazání e-mailů je definitivní řešení, které může ušetřit místo v našem e-mailu. I po odeslání e-mailů do koše budeme mít poměrně dlouhou dobu na jejich obnovení v případě, že jsme udělali chybu. Nyní musíme mít na paměti, že navzdory skutečnosti, že tato lhůta je poměrně široká, jakmile vyprší, e-maily navždy ztratíme .
Který je lepší? To nejzajímavější, co můžeme udělat, je archivujte pouze ty e-maily, o kterých jsme si jisti, že je budeme potřebovat a smažte všechny ostatní z naší doručené pošty.
