10 tipů, jak uspořádat perfektní osobní akci

Pokud jde o plánování osobní akce, je třeba zvážit spoustu věcí. Musíte se ujistit, že místo je ideální pro vaše účastníky, že je zde dostatek židlí pro všechny a že vše probíhá podle plánu v den samotné akce. Nicméně, až budete hotovi s plánováním všeho a budete mít všechny tyto detaily propracované, budete se moci zhluboka nadechnout a užít si to!

osobní událost

Tip 1: Naplánujte si akci tak, jako by se měla konat osobně

V první řadě byste si měli akci naplánovat jakoby bude to osobně. To je jedna z nejčastějších chyb, kterých se lidé při plánování akce dopouštějí. Předpokládají, že protože tam fyzicky nebudou, není třeba nic plánovat.

Zkuste použít tabuli nebo jinou vizuální pomůcku, která vám pomůže uspořádat všechny vaše myšlenky do souvislého plánu. Je důležité zahrnout vše, ale ne nutně v pořadí důležitosti! Například:

  • Vaše agenda (co přesně budete dělat?)
  • Seznam toho, kdo bude prezentovat/jak dlouho bude každá prezentace trvat a jaká témata se budou týkat

(Poznámka: Nemusíte uvádět věci jako „Budu mít prezentaci o tom, jak se dělají párky v rohlíku.“ To je zřejmé.)

Tip 2: Nastavte datum a čas

Budete chtít nastavit datum a čas vaší události, který je vhodný pro vás i vaše cílové publikum. Pokud pořádáte seminář o tom, jak se nejlépe připravit na odchod do důchodu, možná by nebylo rozumné uspořádat jej ve stejný den jako konferenci zaměřenou na plánování odchodu do důchodu.

Podobně, pokud pořádáte večerní networkingovou událost, na které se lidé mohou setkat u skleničky, vyberte si čas, kdy v kalendáři nebude mnoho dalších událostí, které by mohly konkurovat té vaší – například během oběda nebo po pracovní době. Pokud je vaším cílem pouze zapojit více lidí do vaší společnosti nebo organizace, aniž byste jim příliš ubírali osobní život (např. domácí život), pak zvažte naplánování ranní schůzky před prací, aby se mohli zúčastnit, aniž by museli nebojte se, že vůbec hodně chybí!

Tip 3: Vytvořte časovou osu tak, že začnete s velkými milníky a poté vyplníte menší podrobnosti

Jakmile vytvoříte své velké milníky, je čas vyplnit menší detaily. Podívejte se do svého kalendáře a začněte vyplňovat všechny drobné úkoly, které je potřeba splnit.

Pokud například plánujete akci s přednáškami, workshopy a ukázkami na 5 dní po sobě, rozdělte tyto dny takto:

1. den: Uvítací recepce (3 hodiny) následovaná večeří (2 hodiny), poté prezentace řečníků a panelů odborníků (5 hodin).

2. den: Dopoledne bude věnováno workshopům a ukázkám; po obědě si před přestávkou na večeři (2 hodiny) promluvíme s předními představiteli oboru.

Tip 4: Při plánování rozpočtu přidělte finanční prostředky na řečníky, místa konání a jakoukoli zábavu, kterou jste naplánovali

Při plánování rozpočtu pro vaši akci jsou tři věci, na které byste měli vyčlenit prostředky: řečníky, místa konání a zábavu.

  • Řečníci: Kvalita přednášejících na vaší akci to udělá nebo nabourá. Kolik byste tedy měli přidělit každému reproduktoru? Doporučujeme 500 USD za hodinový projev a 500 USD za 30minutový projev. To nemusí být nutně účtováno každému hostu – může mít paušální poplatek nebo jinou cenovou strukturu – ale toto je částka, která vám dává prostor pro vyjednávání, pokud požadují méně času, než potřebují, a přitom jim stále platí spravedlivě. Nechcete ušetřit peníze za motivační řečníky snížením jejich platu!
  • Místa konání: Budete se také muset rozhodnout, kde akci budete pořádat; ať už je to v něčím domě nebo v umělecké galerii, náklady na místo se mohou rychle sčítat v závislosti na požadovaném vybavení (například pokud na místě nejsou k dispozici žádné židle). Doporučujeme vyčlenit přibližně 100 USD/host na náklady na jídlo (které zahrnují předkrmy) a dalších 100 USD/host na náklady na alkohol (včetně piva). To znamená, že pokud se zúčastní 100 hostů, kteří by chtěli během večeře předkrmy i nápoje, pak by tyto dvě položky samy o sobě mohly stát tak blízko, že by jedna osoba mohla utratit více než polovinu své výplaty za pouhé zkoušení těchto dvou věcí! Většina lidí samozřejmě neutratí všechny své peníze jen za tyto dvě činnosti, ale mysleli jsme si, že by to poskytlo kontext, nikoli jen říkat „přidělte dostatek peněz, aby nikdo nehladověl“.

Tip 5: Vymyslete způsoby, jak svou akci odlišit od ostatních ve vašem oboru

dobrý způsob, jak začít brainstorming nápady je přemýšlet o tom, čím je vaše akce jedinečná. Existují například další události ve vašem oboru, které se budou konat přibližně ve stejnou dobu jako vaše? Pokud ano, jak se od nich můžete odlišit a nechat vyniknout ty vaše?

Zamyslete se nad tím, čím se vaše akce liší od ostatních v oboru. Je to nový typ řečníka nebo téma? Nové místo? Interaktivní prvek, který je jedinečný pro vaši organizaci, jako je aplikace nebo webová stránka, kde mohou uživatelé získat více informací o události nebo pokládat otázky během prezentací (o tom budu mluvit později).

Tip 6: Plánujte zahrnout určité prostoje, aby se účastníci mohli vzájemně propojit

Pozvaní by měli mít čas si spolu popovídat a měli byste je k tomu povzbudit. Pokud je vaše událost formální, ujistěte se, že existují vyhrazené prostory, kde se mohou účastníci volně stýkat a propojovat. Pokud plánujete méně formální akci, zvažte zařazení několika přestávek mezi sezeními, aby si lidé mohli v těchto časech popovídat se svými vrstevníky.

Existuje mnoho způsobů, jak pomoci svým účastníkům co nejlépe využít tuto příležitost k networkingu:

  • Při check-inu poskytněte každému účastníkovi jmenovky nebo jmenovky. Ujistěte se, že obsahují jména, tituly (nebo pozice), názvy společností a loga společností, které zastupují účastníci u konferenčního stolu (stolů). To účastníkům pomáhá snadno si zapamatovat jména a poskytuje jim něco zábavného, ​​o čem mohou mluvit, když se setkávají s novými lidmi během jídla nebo jiných přestávek během dne konference.* Poskytněte každému účastníkovi informační balíček obsahující všechny důležité podrobnosti o vás a vaší organizaci; uveďte kontaktní údaje, aby se účastníci mohli v případě potřeby po návratu domů z vaší akce spojit.* Ujasněte si, že během dne bude spousta příležitostí k neformálnímu navazování kontaktů; povzbuzujte účastníky nejen na jevišti, ale také u stolů během jídla nebo přestávek, aby měli všichni dostatek času si spolu popovídat

Tip 7: Branding je důležitý

Branding je důležitý, pokud se chcete odlišit od svých konkurentů a zároveň dát své akci vlastní jedinečnou identitu. Branding lze provádět mnoha způsoby, včetně log, barev a písem.

Při rozhodování o správném brandingu pro vaši akci přemýšlejte o tom, jaké sdělení chcete vyslat (zábavné? formální? přátelské?). Proveďte průzkum jiných událostí, které mají podobná témata nebo styly jako vy, a zjistěte, co udělaly jinak. Například, pokud se ve stejném městě během stejného týdne koná více konferencí; které zaujaly vaši pozornost? proč to bylo?

Tip 8: Dejte lidem vědět o své události na sociálních sítích

Dalším skvělým způsobem, jak dostat slovo o své akci, jsou sociální sítě. Sociální média jsou skvělý způsob, jak oslovit své publikum, a je to zdarma!

Hashtagy můžete lidem pomoci najít vaši událost, ale ujistěte se, že je používáte způsobem, který odpovídá vaší značce a osobnosti. Pokud nechcete hashtagy používat, stačí přidat odkaz na vaši webovou stránku nebo facebook stránka, kde se lidé mohou na akci registrovat, postačí.

Tip 9: Zeptejte se na to, jak vyřešit problémy, než se pustíte do čehokoli

Nejlepším způsobem, jak se tomuto problému vyhnout, je položit si otázky, jak tyto problémy vyřešit, než se k něčemu zavážete. Ptejte se na otázky, které považujete za nejdůležitější, například „Jak zajistíme, aby lidé věděli, kde si mohou vzít jídlo?“ nebo "Jak budeme sledovat, kdo přichází a odchází?" Můžete se také zeptat na problémy, které považujete za nejobtížnější, například „Co se stane, když prší?“ nebo "Co se stane, když někdo vylije svůj nápoj na můj koberec?" A nezapomeňte na ty, které jsou matoucí, i když nejsou nutně problematické, jako „Proč má každý svou jmenovku, ale jen někteří lidé mají na krku šňůrky na krk? Jsou to speciální odznaky pro VIP nebo co?“

Tip 10: Použijte platformu pro správu událostí

Udělali jste veškerou práci, naplánovali jste událost a máte skvělý program. Nyní je čas prodávat vstupenky, spravovat RSVP a vybírat e-mail adresy. Pokud používáte správu událostí nástroj jako Eventtia na vaši osobní akci (a měli byste to opravdu být) to výrazně usnadní prodej vstupenek! Můžete vytvořit vstupní stránku, která bude obsahovat všechny potřebné informace o události včetně registračních odkazů, informací o cenách a dalších důležitých podrobností. Platforma také umožňuje účastníkům, aby si své odznaky vyzvedali sami při odbavení, namísto toho, aby to za ně udělala obsluha – to všem zúčastněným velmi usnadňuje práci! Jen si pamatujte, že se nesmíte hlásit jako vyprodáno, pokud není vůbec žádná šance, že by se mohl zaregistrovat někdo další po vašem.*

Proč investovat do čističky vzduchu?

Pokud chcete uspořádat osobní akci, mějte na paměti tyto tipy. Pamatujte, že je důležité být k sobě upřímní ohledně svých vlastních silných a slabých stránek – a pak je využít ve svůj prospěch!