عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لحدث شخصي ، فهناك الكثير من الأشياء التي يجب مراعاتها. عليك التأكد من أن المكان مثالي للحاضرين ، وأن هناك ما يكفي من الكراسي للجميع ، وأن كل شيء يسير وفقًا للخطة في يوم الحدث نفسه. ومع ذلك ، عند الانتهاء من التخطيط لكل شيء والعمل على كل هذه التفاصيل ، ستتمكن من أخذ نفس عميق والاستمتاع بنفسك!
النصيحة 1: خطط لحدثك كما لو كان شخصيًا
أولاً وقبل كل شيء ، يجب أن تخطط لحدثك كما لو كان سيكون وجهًا لوجه. يعد هذا أحد أكثر الأخطاء شيوعًا التي يرتكبها الأشخاص عند التخطيط لحدث ما. يفترضون أنه نظرًا لعدم وجودهم جسديًا ، فلا داعي للتخطيط لأي شيء.
جرب استخدام السبورة البيضاء أو بعض الوسائل المرئية الأخرى لمساعدتك على تنظيم كل أفكارك في جدول زمني متماسك. من المهم تضمين كل شيء - ولكن ليس بالضرورة حسب الأهمية! علي سبيل المثال:
- جدول أعمالك (ما الذي ستفعله بالضبط؟)
- قائمة بمن سيقدم العروض التقديمية / كم من الوقت سيستمر كل عرض وما هي الموضوعات التي سيتم تناولها
(ملاحظة: لست بحاجة إلى تضمين أشياء مثل "سأقدم عرضًا تقديميًا حول كيفية صنع الهوت دوج." هذا واضح.)
نصيحة 2: حدد التاريخ والوقت
سترغب في تحديد تاريخ ووقت مناسبين لحدثك يكون مناسبًا لك ولجمهورك المستهدف. إذا كنت تستضيف ندوة حول أفضل طريقة للاستعداد للتقاعد ، فقد لا يكون من الحكمة أن تعقدها في نفس يوم مؤتمر يركز على التخطيط للتقاعد.
وبالمثل ، إذا كنت تنظم حدثًا مسائيًا للتواصل الشبكي حيث يمكن للناس أن يجتمعوا مع بعضهم البعض لتناول المشروبات ، فاختر وقتًا لا يكون فيه العديد من الأحداث الأخرى في التقويم يمكن أن تنافسك - مثل وقت الغداء أو بعد ساعات. ثم مرة أخرى ، إذا كان هدفك هو مجرد إشراك المزيد من الأشخاص في شركتك أو مؤسستك دون أن يسلبوا الكثير من حياتهم الشخصية (على سبيل المثال ، الحياة المنزلية) ، ففكر في تحديد موعد اجتماع صباحي مبكر قبل العمل حتى يتمكنوا من الحضور دون الحاجة إلى ذلك تقلق بشأن فقدان الكثير على الإطلاق!
النصيحة 3: قم بإنشاء جدول زمني بالبدء بالمراحل الكبرى ثم ملء التفاصيل الأصغر
بمجرد إنشاء المعالم الرئيسية الخاصة بك ، فقد حان الوقت لملء التفاصيل الأصغر. ألق نظرة على التقويم الخاص بك وابدأ في ملء جميع المهام الصغيرة التي تحتاج إلى إكمال.
على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لحدث مع محادثات وورش عمل وعروض توضيحية لمدة 5 أيام متتالية ، فقم بتقسيم تلك الأيام على النحو التالي:
اليوم الأول: استقبال ترحيبي (1 ساعات) يليه عشاء (ساعتان) ، ثم عروض تقديمية من المتحدثين ولجان الخبراء (3 ساعات).
اليوم الثاني: يخصص الصباح لورش العمل والمظاهرات. بعد الغداء سنجري المزيد من المحادثات من قادة الصناعة قبل الاستراحة لتناول العشاء (ساعتان).
نصيحة 4: عند التخطيط لميزانيتك ، قم بتخصيص الأموال للمتحدثين وأماكن الترفيه وأي وسيلة ترفيه خططت لها
عند التخطيط لميزانية لحدثك ، هناك ثلاثة أشياء يجب تخصيص أموال لها: مكبرات الصوت ، والأماكن ، والترفيه.
- المتحدثون: جودة المتحدثين في الحدث الخاص بك سوف تجعله أو يكسر. إذن ، كم يجب أن تخصص لكل متحدث؟ نوصي بـ 500 دولار لكل ساعة خطاب و 500 دولار لكل 30 دقيقة خطاب. هذا ليس بالضرورة ما سيتم تحصيله من كل ضيف - قد يكون لديهم رسوم ثابتة أو هيكل أسعار آخر - ولكن هذا المبلغ يمنحك مساحة للتفاوض إذا طلبوا وقتًا أقل مما يحتاجون إليه مع الاستمرار في الدفع لهم بشكل عادل. أنت لا تريد توفير المال على المتحدثين التحفيزيين عن طريق خفض رواتبهم!
- الأماكن: ستحتاج أيضًا إلى تحديد مكان إقامة الحدث ؛ سواء كان ذلك في منزل شخص ما أو في معرض فني ، يمكن أن تزيد تكاليف المكان بسرعة اعتمادًا على وسائل الراحة المطلوبة (على سبيل المثال ، إذا لم يكن هناك أي كراسي متاحة في المكان). نوصي بتخصيص حوالي 100 دولار / ضيف لتكاليف الطعام (التي تشمل المقبلات) و 100 دولار / ضيف أخرى لتكاليف الكحول (والتي تشمل البيرة). هذا يعني أنه إذا كان هناك 100 ضيف يحضرون ويرغبون في كل من المقبلات والمشروبات أثناء خدمة العشاء ، فإن هذين العنصرين وحدهما يمكن أن يكلفا قريبًا بما يكفي بحيث يمكن لشخص واحد أن ينفق أكثر من نصف راتبه في محاولة هذين الشيئين وحدهما! بالطبع لن ينفق معظم الناس كل أموالهم على هذين النشاطين فقط ، لكننا اعتقدنا أن هذا سيعطي سياقًا بدلاً من مجرد قول "خصص ما يكفي من المال حتى لا يشعر أحد بالجوع".
النصيحة الخامسة: طرق العصف الذهني لجعل الحدث الخاص بك مختلفًا عن الآخرين في مجال عملك
A طريقة جيدة لبدء العصف الذهني للأفكار هو التفكير فيما يجعل حدثك فريدًا. على سبيل المثال ، هل هناك أحداث أخرى في مجال عملك ستحدث في نفس وقت أحداثك تقريبًا؟ إذا كان الأمر كذلك ، كيف يمكنك أن تميز نفسك عنهم وتجعل شخصيتك تبرز؟
فكر في ما يميز حدثك عن الآخرين في المجال. هل هو نوع جديد من المتحدثين أم موضوع؟ موقع جديد؟ عنصر تفاعلي فريد لمؤسستك مثل تطبيق أو موقع ويب حيث يمكن للمستخدمين الحصول على مزيد من المعلومات حول الحدث أو إرسال أسئلة أثناء العروض التقديمية (سأتحدث أكثر عن هذا لاحقًا).
النصيحة 6: خطط لتضمين بعض الوقت الضائع حتى يتمكن الحاضرون من التواصل مع بعضهم البعض
يجب أن يكون لدى المدعوين الوقت للدردشة مع بعضهم البعض ، ويجب عليك تشجيعهم على القيام بذلك. إذا كان حدثك رسميًا ، فتأكد من وجود مناطق محجوزة حيث يمكن للحاضرين الاختلاط والتواصل بحرية. إذا كنت تخطط لحدث أقل رسمية ، ففكر في تضمين بعض فترات الراحة بين الجلسات حتى يتمكن الأشخاص من التحدث مع أقرانهم خلال هذه الأوقات.
هناك العديد من الطرق لمساعدة الحاضرين على تحقيق أقصى استفادة من فرصة التواصل هذه:
- قم بتوفير شارات الاسم أو البطاقات التعريفية عند تسجيل الوصول لكل ضيف. تأكد من أنها تتضمن الأسماء والعناوين (أو المناصب) وأسماء الشركات وشعارات الشركات التي يمثلها الحاضرون على طاولة (طاولات) المؤتمر. يساعد هذا الحاضرين على تذكر الأسماء بسهولة ويمنحهم شيئًا ممتعًا للتحدث عنه أثناء لقائهم بأشخاص جدد أثناء وجبات الطعام أو فترات الراحة الأخرى طوال يوم المؤتمر. * تزويد كل شخص بحزمة معلومات تحتوي على جميع التفاصيل ذات الصلة عنك وعن مؤسستك ؛ قم بتضمين معلومات الاتصال حتى يتمكن الحاضرون من التواصل بعد العودة إلى المنزل من الحدث الخاص بك إذا لزم الأمر. * أوضح أنه سيكون هناك الكثير من الفرص للتواصل غير الرسمي على مدار اليوم ؛ شجع المشاركين ليس فقط على خشبة المسرح ولكن أيضًا حول الطاولات أثناء تناول الوجبات أو فترات الراحة بحيث يكون لدى الجميع متسع من الوقت للدردشة مع بعضهم البعض
النصيحة 7: العلامة التجارية مهمة
تعتبر العلامة التجارية مهمة إذا كنت تريد التميز عن منافسيك وكذلك إعطاء الحدث الخاص بك هوية فريدة خاصة به. يمكن عمل العلامة التجارية بعدة طرق ، بما في ذلك الشعارات والألوان والخطوط.
عند اتخاذ قرار بشأن العلامة التجارية المناسبة لحدثك ، فكر في نوع الرسالة التي تريد إرسالها (ممتعة؟ رسمية؟ ودية؟). قم ببعض البحث في الأحداث الأخرى التي لها مواضيع أو أنماط مشابهة لأحداثك وتعرّف على ما فعلوه بشكل مختلف عن بعضهم البعض. على سبيل المثال ، إذا كانت هناك مؤتمرات متعددة عقدت في نفس المدينة خلال نفس الأسبوع ؛ أيها لفت انتباهك؟ لماذا كان ذلك؟
نصيحة 8: دع الناس يعرفون عن حدثك على وسائل التواصل الاجتماعي
هناك طريقة أخرى رائعة لنشر الخبر عن هذا الحدث وهي من خلال وسائل التواصل الاجتماعي. وسائل التواصل الاجتماعي وسيلة رائعة للوصول إلى جمهورك وهي مجانية!
يمكنك استخدام علامات التصنيف لمساعدة الأشخاص في العثور على الحدث الخاص بك ، ولكن تأكد من استخدامها بطريقة تتناسب مع علامتك التجارية وشخصيتك. إذا كنت تفضل عدم استخدام علامات التصنيف ، فما عليك سوى إضافة رابط إلى صفحة الويب الخاصة بك أو فيسبوك الصفحة حيث يمكن للناس التسجيل في الحدث سوف تعمل بشكل جيد.
النصيحة 9: اطرح أسئلة حول كيفية حل المشكلات قبل الالتزام بأي شيء
أفضل طريقة لتجنب هذه المشكلة هي طرح أسئلة حول كيفية حل هذه المشكلات قبل الالتزام بأي شيء. اطرح أسئلة حول القضايا التي تجدها أكثر أهمية ، مثل "كيف نتأكد من أن الناس يعرفون أين يمكنهم تناول الطعام؟" أو "كيف سنتعقب من يأتي ويذهب؟" قد ترغب أيضًا في السؤال عن المشكلات التي تجدها أكثر صعوبة ، مثل "ماذا يحدث إذا هطل المطر؟" أو "ماذا يحدث إذا سكب أحدهم مشروبه على سجادتي؟" ولا تنسَ الأشياء المربكة على الرغم من أنها ليست بالضرورة إشكالية ، مثل "لماذا يحمل كل شخص شارة الاسم الخاصة به ولكن بعض الأشخاص فقط لديهم شرائط معلقة حول أعناقهم؟ هل هذه شارات خاصة لكبار الشخصيات أو شيء من هذا القبيل؟ "
النصيحة 10: استخدم منصة إدارة الأحداث
لقد أنجزت كل الأعمال ، وخططت للحدث ولديك جدول أعمال رائع. حان الوقت الآن لبيع التذاكر وإدارة RSVP وجمعها البريد الإلكتروني عناوين. إذا كنت تستخدم إدارة الحدث أداة مثل Eventtia لحدثك الشخصي (ويجب أن تكون حقًا) سيجعل بيع التذاكر أسهل بكثير! يمكنك إنشاء صفحة مقصودة تحتوي على جميع المعلومات الضرورية حول الحدث بما في ذلك روابط التسجيل ومعلومات التسعير وأي تفاصيل مهمة أخرى. تسمح المنصة أيضًا للحاضرين بجمع شاراتهم بأنفسهم عند تسجيل الوصول بدلاً من أن يقوم أحد المرافقين بذلك نيابةً عنهم - وهذا يجعل الأمور أسهل بكثير على جميع المعنيين! فقط تذكر ألا تسجل نفسك كمباع ما لم تكن هناك فرصة على الإطلاق أن يقوم شخص آخر بالتسجيل بعدك. *
في الختام
إذا كنت تبحث عن تنظيم حدث شخصي ، فضع هذه النصائح في الاعتبار. تذكر أنه من المهم أن تكون صادقًا مع نفسك بشأن نقاط قوتك وضعفك - ثم استخدمها لصالحك!
